Wenn ein:e Kund:in eine E-Mail oder Chat-Nachricht versendet, können Sie eine automatische Antwort per E-Mail einrichten, die Folgendes enthalten kann:

• Bestätigung des Empfangs der Nachricht des/der Kund:in.
• Angabe einer geschätzten Antwortzeit, z. B. „Unser Team wird innerhalb von 24 Stunden antworten“.
• Optional können Sie hilfreiche Ressourcen wie Links zu FAQs, Support-Dokumentation oder Geschäftszeiten angeben.

Dies kann in verschiedenen Szenarien nützlich sein, z. B. wenn kein:e Mitarbeiter:in verfügbar ist oder wenn Sie eine sofortige Bestätigung abgeben möchten. Zudem verbessert es die Kundenerfahrung, indem klare Erwartungen festgelegt, Frustrationen abgebaut und proaktiv auf häufige Fragen eingegangen wird.

Erste Schritte

Stellen Sie sicher, dass Sie Conversations auf Ihrer Website eingerichtet und Ihre Kommunikationskanäle miteinander verbunden haben. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Mit Conversations auf andere Art und Weise mit Ihren Kund:innen kommunizieren.

Automatisierung erstellen

1. Gehen Sie zu Automations (Automatisierungen).
2. Klicken Sie auf Create an automation (Eine Automatisierung erstellen).
3. Wählen Sie den neuen Editor.
4. Klicken Sie auf den Namen Ihrer Automatisierung in der oberen Leiste, um sie zu aktualisieren.

Schritt 1/2: Festlegen, wer Ihre automatisierten Antworten erhalten soll

In diesem Beispiel richten wir eine automatisierte Antwort für zahlende Kund:innen ein, die uns eine E-Mail zusenden, während kein:e Mitarbeiter:in sofort zur Verfügung steht, um zu antworten. Sie können diesen Anwendungsfall leicht an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen, indem Sie verschiedene Trigger, Filter oder Aktionen in Ihrer Automatisierung verwenden.

1. Fügen Sie auf der Registerkarte Trigger den Schritt Conversations - Message received (Conversations - Nachricht erhalten) zum Canvas hinzu.
   
   💡 Gut zu wissen

   Der Trigger Message received (Nachricht erhalten) lässt Kontakte jedes Mal in die Automatisierung eintreten, wenn sie eine Nachricht versenden. Im Gegensatz dazu erlaubt der Trigger Conversations started (Unterhaltung begonnen) nur Kontakten den Eintritt, wenn sie die erste Nachricht in einer neuen Unterhaltung versenden.

2. (Optional) Verfeinern Sie den Trigger, indem Sie Ereignisfilter anwenden. Auf diese Weise können Sie den Trigger auf der Grundlage spezifischer Details über die empfangene Nachricht präzisieren, z. B. Name oder Verfügbarkeit des/der Mitarbeiter:in, Name oder E-Mail-Adresse des Absenders oder die Quelle der Nachricht.
   1. Klicken Sie neben Event filters (Ereignis-Filter) die Option Add filter (Filter hinzufügen).
   2. Klicken Sie im Modal Define event filters (Ereignisfilter definieren) auf Add filters (Filter hinzufügen) und wählen Sie die Bedingungen, die Sie zur Verfeinerung des Triggers anwenden möchten. Für dieses Beispiel wählen wir die folgenden zwei Bedingungen, um sicherzustellen, dass die Automatisierung nur für E-Mails ausgelöst wird, die versendet werden, wenn kein:e Mitarbeiter:in verfügbar ist:
      
      • Source > is exactly > Email (Quelle > ist exakt > E-Mail)
      • UND No agent is online > True (Kein:e Mitarbeiter:in ist online > Wahr
   3. Klicken Sie auf Add filters (Filter hinzufügen).
      
3. (Optional) Beschränken Sie Ihre Automatisierung auf Kontakte, die bestimmte Kriterien erfüllen, indem Sie Kontaktfilter anwenden. Dadurch haben Sie mehr Kontrolle darüber, welche Kontakte in die Automatisierung aufgenommen werden können.
   1. Neben Contact filters (Kontaktfilter) klicken Sie Add filter (Filter hinzufügen).
      
   2. Klicken Sie im Modal Define contact filters (Kontaktfilter definieren) auf Add filters (Filter hinzufügen) und wählen Sie die Bedingungen aus, die Sie anwenden möchten, um zu steuern, welche Kontakte in die Automatisierung gelangen können. Für dieses Beispiel haben wir Kontakt details > Anmeldung Paket > Paid ausgewählt, um sicherzustellen, dass bezahlte Kunden auch dann eine Antwort erhalten, wenn kein Mitarbeiter verfügbar ist, und gleichzeitig ihnen zu versichern, dass ihre Anfrage priorisiert wird.
   3. Klicken Sie auf Add filters (Filter hinzufügen).
      
4. Klicken Sie auf Apply to step (Auf Schritt anwenden).

Schritt 2/2: Versenden einer automatisierten Antwort per E-Mail

Jetzt entwerfen und konfigurieren Sie die automatische Antwort, die Sie per E-Mail an Kontakte versenden, wenn kein:e Mitarbeiter:in zur Verfügung steht. Weitere Informationen über das Versenden von E-Mails über eine Automatisierung finden Sie in unserem speziellen Artikel E-Mails über eine Automatisierung versenden.

1. Fügen Sie auf der Registerkarte Actions (Aktionen) den Schritt Messaging - Send an email (Nachrichten - Eine E-Mail versenden) zum Canvas hinzu.
2. Wählen Sie ein E-Mail-Template aus. Sie können eines der vorkonfigurierten Templates von Brevo oder Ihr eigenes Template auswählen oder Ihr eigenes Design von Grund auf neu erstellen.
   
3. Gestalten Sie Ihre E-Mail-Vorlage, indem Sie den Inhalt aktualisieren und bei Bedarf zusätzliche Inhalte oder Blöcke hinzufügen. Um zu erfahren, wie Sie den Drag & Drop-Editor verwenden können, lesen Sie unsere spezielle Artikelserie.
4. (Optional) Klicken Sie auf Preview & test (Vorschau und Test), um personalisierte Details, wie den Vornamen des/der Empfänger:in, zu überprüfen und das Design und Layout Ihres E-Mail-Templates zu kontrollieren.
5. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Use this design in automation (Dieses Design in der Automatisierung verwenden) in der oberen Leiste des Automatisierungseditors, um Ihr E-Mail-Template zu speichern und zum Automatisierungseditor zurückzukehren.
6. Konfigurieren Sie die Einstellungen Ihres E-Mail-Templates:
   • Ereignisdaten
   • Betreffzeile und Vorschautext
   • E-Mail-Adresse und Name des Absenders
   • Zusätzliche Einstellungen, einschließlich E-Mail-Versandzeitpunkt, E-Mail-Kopie, Reply-to-Adresse, Tags, Anhang, Profilaktualisierungsformular, Abmeldeformular und mehr.
7. Klicken Sie auf Save (Speichern).

Die Automatisierung aktivieren

Sobald alles eingerichtet ist, können Sie die Automatisierung aktivieren:

1. Klicken Sie in der oberen Leiste des Automatisierungseditors auf Activate automation (Automatisierung aktivieren).

2. (Optional) Aktivieren Sie die Option Re-entry after exit (Wiedereintritt nach Beendigung), damit Kontakte, die die Automatisierung verlassen haben und später erneut eine Nachricht versenden, wieder in die Automatisierung eintreten können.

3. Klicken Sie auf Activate automation (Automatisierung aktivieren).
   

Ihre Automatisierung ist jetzt aktiv. Kontakte werden in sie eintreten, wenn sie eine Nachricht versenden und eine automatisierte Antwort erhalten. Wenn der Trigger den Filter „No agent is online (Kein Mitarbeiter ist online)“ enthält, wird die Antwort nur versandet, wenn kein:e Mitarbeiter:in verfügbar ist.

⏭️ Nächste Schritte

• Willkommensnachricht – Versenden einer Reihe von Willkommens-E-Mails an neue Kontakte
• Definition und Verwaltung der Eintritts- und Austrittsbedingungen der Zielgruppe für eine Automatisierung

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