Reduziere den Wechsel von Tools und spare Zeit durch die vollständige Integration von PandaDoc in Brevo. Erstelle, versende und unterschreibe professionelle Dokumente mit den Daten deiner Brevo Deals, Kontakte und Unternehmen. Füge automatisch Kundennamen, Werte des Deals und Abschlussdaten in deine Templates ein. Verfolge den Status jedes Dokuments – sent (versendet), viewed (angesehen), completed (abgeschlossen) – ohne deinen Workspace zu verlassen.
Über die PandaDoc-Integration
Die PandaDoc-Integration für Brevo ist mit den Bundles Sales Essential und Sales Advanced erhältlich. Damit kannst du Folgendes tun:
- Erstelle und versende PandaDoc Dokumente direkt von der Detailseite deiner Brevo Deals, Kontakte und Unternehmen.
- Füge automatisch Informationen aus deinen Brevo-Objekten (Deal, Kontakt oder Unternehmen) in deine professionellen Dokumente ein.
- Verfolge den Dokumentenstatus in Echtzeit in Brevo.
Die PandaDoc-Integration hat einige Einschränkungen:
- Die PandaDoc-Integration ist nur mit pandadoc.com (nicht pandadoc.eu) kompatibel.
- Ein:e PandaDoc-Admin-Benutzer:in muss die App installieren und sie mit jedem Workspace verbinden.
- Du kannst nur eine Datenquelle (Deals, Unternehmen oder Kontakte) pro Template verbinden.
- Dokumente, die aus einem Brevo-Objekt erstellt werden, erscheinen nicht auf den verknüpften Objekten. Beispielsweise wird ein Dokument, das aus einem Deal erstellt wurde, nicht mit dem verknüpften Kontakt oder Unternehmen angezeigt.
Erste Schritte
- Stelle sicher, dass du sowohl bei Brevo als auch bei PandaDoc ein Konto hast. Wenn du noch keine Konten hast, erstelle eines auf jeder Plattform.
- Erstelle einen Brevo-API-Schlüssel für die PandaDoc-Integration. Weitere Informationen findest du in unserem speziellen Artikel Erstellen und verwalten deiner API-Schlüssel.
- Bestätige, dass deine IP-Adresse auf der Seite Authorized IPs (Autorisierte IPs) in deinem Brevo-Konto autorisiert ist. Wenn sie nicht aufgeführt ist, füge sie hinzu, um zu verhindern, dass sie bei der Installation der App blockiert wird. Weitere Informationen findest du in unserem speziellen Bereich im Artikel Unbekannte IP-Adressen für API-Sicherheit blockieren.
Installieren der PandaDoc-Integration
Installiere die PandaDoc-Integration, um PandaDoc mit Brevo zu verbinden.
- Dazu gehst du in PandaDoc zu Settings > API and Integrations (Einstellungen > API und Integrationen).
- Wähle Brevo aus der Liste der verfügbaren Integrationen aus.
- Klicke auf Connect (Verbinden).
- Füge deinen Brevo-API-Schlüssel in das Feld ein. Weitere Informationen findest du in unserem speziellen Artikel Erstellen und verwalten deiner API-Schlüssel.
- Klicke auf Connect (Verbinden).
Deine PandaDoc-Integration ist jetzt installiert.
Erstellen eines PandaDoc-Templates mit Brevo-Daten
Verwende Variablen in deinen PandaDoc-Templates, um automatisch Informationen aus Brevo zu importieren, wie z. B. den Wert des Deals, Abschlussdaten, Kundendetails und mehr. So ist sichergestellt, dass deine Dokumente sofort versendet werden können und immer auf dem neuesten Stand sind.
Schritt 1: Wähle deine Datenquelle aus
Wähle deine Datenquelle aus und entscheide, welches Brevo-Objekt Daten für dein PandaDoc-Template liefern soll:
- Öffne in PandaDoc ein bestehendes Template oder erstelle ein neues.
- Klicke in deinem Template auf das Symbol Workflow.
- Klicke auf Add workflow step > Pull data from integration (Workflow-Schritt hinzufügen > Daten aus der Integration ziehen). So kann PandaDoc Informationen aus Brevo in dein Template importieren.
- Klicke auf den neuen Workflow-Schritt Pull data from integration (Daten aus der Integration ziehen).
- Wähle Brevo für die Integration aus.
- Klicke auf Change source (Quelle ändern) und wähle eines der verfügbaren Objekte aus:
- Deals
- Kontakte
- Unternehmen
- Klicke auf Change (Ändern).
Schritt 2: Füge Variablen zu deinem Template hinzu
Variablen ermöglichen es PandaDoc, Platzhalter durch echte Daten aus Brevo oder PandaDoc zu ersetzen, wenn das Dokument erstellt wird. Du kannst auswählen, ob du Variablen als einfachen Text oder als vorausgefüllte Daten in ein Feld einfügen möchtest.
Auf den folgenden Registerkarten findest du Anweisungen, je nachdem, wie du deine Variablen einfügen möchtest:
Diese Option fügt die Variable als einfachen, nicht editierbaren Text in dein Dokument ein. Wenn du beispielsweise die Variable für den Vornamen des/der Kund:in einfügst, zeigt PandaDoc ihn automatisch als normalen Text an (z. B. Abby).
- Öffne die Registerkarte Variablen.
- Blättere durch die verschiedenen Bereiche, um die Variablen zu sehen, die für die einzelnen Datentypen zur Verfügung stehen, z. B. die Felder Kund:in, Absender, System und Brevo. Wenn du benutzerdefinierte Template-Rollen hinzugefügt hast, werden die damit verknüpften Rollenvariablen ebenfalls in dieser Liste angezeigt.
- Bewege den Mauszeiger über eine Variable und klicke auf Copy (Kopieren).
- Füge die Variable in das Template ein, wo sie erscheinen soll.
- Wiederhole die Schritte 2 bis 4 für jede Variable, die du verwenden möchtest.
Diese Option fügt die Variable in ein bearbeitbares Feld ein, damit die Empfänger:innen sie bei Bedarf aktualisieren können. Wenn du beispielsweise die Variable für die E-Mail-Adresse des/der Kund:in als vorausgefüllte Daten einfügst, wird die E-Mail in einem Feld angezeigt, das der/die Kund:in ändern kann.
- Öffne die Registerkarte Content (Inhalt).
- Wähle unter den ausfüllbaren Feldern für Bereiche aus, welche Template-Rolle das Feld ausfüllen soll (Absender, Kund:in oder eine andere benutzerdefinierte Template-Rolle).
- Füge ein ausfüllbares Feld für Text, Datum oder Dropdown-Menü ein.
- Wähle das eingefügte Feld aus und klicke auf das Symbol Properties (Eigenschaften) über dem Feld.
- Wähle im Bereich Merge Field (Feld zusammenführen) die Datenquelle aus, aus der du die Variable abrufen möchtest.
- Wähle oder gib die Variable ein, die du zum Ausfüllen des Feldes verwenden willst.
- Wiederhole die Schritte 2 bis 6 für jedes Feld, das du vorausfüllen möchtest.
Sobald dein PandaDoc Template fertig ist, kannst du direkt aus Brevo ein Dokument erstellen und versenden.
Versenden eines PandaDoc-Dokuments von Brevo aus
Du kannst PandaDoc-Dokumente direkt auf der Detailseite deiner Deals, Kontakte oder Unternehmen in Brevo erstellen und versenden. Der PandaDoc-Editor wird in Brevo geöffnet und verwendet deine PandaDoc-Templates.
Schritt 1: Erstelle das Dokument in Brevo
Wähle das Template aus, um ein neues Dokument direkt in Brevo zu erstellen.
- In Brevo gehst du zu CRM > Deals, Contacts (Kontakte) oder Companies (Unternehmen).
- Öffne die Detailseite des Deals, des Kontakts oder des Unternehmens, von dem du das Dokument versenden möchtest.
- Klicke im PandaDoc Widget auf + Document (+ Dokument), um ein neues Dokument zu erstellen.
- Im Bereich Choose a template (Template auswählen) wählst du das Template aus, das du zuvor in PandaDoc erstellt hast.
- Wähle den Brevo-Eintrag (einen bestimmten Deal, Kontakt oder ein Unternehmen) aus, aus dem du Daten importieren möchtest.
- Klicke auf Continue (Weiter).
- Wähle die Empfänger:innen des Dokuments aus, einschließlich Absender und Kund:in. Wenn du benutzerdefinierte Template-Rollen hinzugefügt hast, kannst du jeder Rolle auch den/die entsprechende:n Empfänger:in zuweisen.
- (Optional) Aktiviere die Option Set signing order (Reihenfolge der Unterschriften festlegen), um die Reihenfolge festzulegen, in der deine Empfänger:innen das Dokument unterschreiben sollen.
- Klicke auf Continue (Weiter).
Schritt 2: Überprüfe den Inhalt des Dokuments
Überprüfe das Dokument vor dem Versenden, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt angezeigt werden.
- Überprüfe den Inhalt des Dokuments und nimm alle notwendigen Änderungen vor.
- Klicke auf Continue (Weiter).
- Wenn das Dokument nicht ausgefüllte Variablen enthält, wähle eine der folgenden Optionen aus:
- Fülle es aus (gib fehlende Werte manuell ein).
- Ersetze nicht ausgefüllte Variablen durch Leerzeichen.
- Ersetze keine nicht ausgefüllten Variablen und zeige sie im Dokument an.
- Klicke auf Continue (Weiter).
- Überprüfe das endgültige Dokument.
- Klicke auf Continue (Weiter).
Schritt 3: Versende das Dokument
Du kannst das Dokument per E-Mail versenden oder einen direkten Link freigeben.
- Überprüfe den Namen des Dokuments, den Absender und den/die Empfänger:in(nen).
-
Versende das Dokument:
- Gib den Betreff und den Textkörper der E-Mail ein, mit der du das Dokument versenden möchtest.
- Klicke auf Send document (Dokument versenden).
- Klicke auf Share link (Link teilen).
- Klicke auf Create link (Link erstellen).
- Kopiere den/die generierten Link(s). Jeder Link ist einzigartig für eine:n bestimmte:n Empfänger:in.
- Gib jeden Link per E-Mail, Chat oder über einen anderen Kanal an den/die entsprechende:n Empfänger:in weiter.
- Klicke auf Finish (Beenden).
Nach dem Versenden wird der Status des Dokuments auf Sent (Versendet) aktualisiert. Die Empfänger:innen können das Dokument öffnen und unterschreiben. In Brevo kannst du den Dokumentenstatus direkt verfolgen.
Schritt 4: Verfolge den Dokumentenstatus in Brevo
|
Auf der Detailseite des Deals, des Kontakts oder des Unternehmens, von dem du das Dokument versendet hast, zeigt das PandaDoc-Widget die Dokumentenliste und den aktuellen Status jedes Dokuments (Entwurf, Gesendet, Erledigt, Abgelehnt usw.), den Wert und das Datum der letzten Aktualisierung an. Du kannst auf ein Dokument klicken, um es in PandaDoc für weitere Details oder Aktionen zu öffnen. |
🤔 Sie haben eine Frage?
Wenden Sie sich bei Fragen an unser Support-Team: Erstellen Sie einfach ein Ticket über Ihr Konto. Wenn Sie noch kein Konto haben, können Sie uns hier kontaktieren.
Wenn Sie Unterstützung bei einem Projekt mit Brevo suchen, können wir Sie mit der richtigen zertifizierten Brevo-Partneragentur verbinden.