Reduce el cambio de herramientas y ahorra tiempo al integrar completamente PandaDoc en Brevo. Crea, envía y firma documentos profesionales utilizando datos de tus oportunidades, contactos y empresas de Brevo. Inserta automáticamente nombres de clientes, valores de oportunidad y fechas de cierre en tus plantillas. Haz un seguimiento del estado de cada documento — enviado, visualizado, completado — sin salir de tu espacio de trabajo.
Acerca de la integración de PandaDoc
La integración de PandaDoc para Brevo está disponible con los paquetes Sales Essential y Sales Advanced. Te permite:
- Crear y enviar documentos de PandaDoc directamente desde la página de datos de tus oportunidades, contactos y empresas de Brevo.
- Insertar automáticamente información de tus objetos de Brevo (oportunidad, contacto o empresa) en tus documentos profesionales.
- Hacer un seguimiento del estado del documento en tiempo real dentro de Brevo.
La integración con PandaDoc tiene algunas limitaciones:
- La integración con PandaDoc solo es compatible con pandadoc.com (no con pandadoc.eu).
- Un usuario administrador de PandaDoc debe instalar la aplicación y conectarla para cada espacio de trabajo.
- Solo puedes conectar una única fuente de datos (oportunidades, empresas o contactos) por plantilla.
- Los documentos creados a partir de un objeto de Brevo no aparecerán en sus objetos asociados. Por ejemplo, un documento creado a partir de una oportunidad no aparecerá en el contacto o la empresa asociado.
Antes de empezar
- Asegúrate de tener cuenta tanto en Brevo como en PandaDoc. Si aún no tienes cuenta, crea una en cada plataforma.
- Crea una clave API de Brevo dedicada a la integración con PandaDoc. Para obtener más información, consulta nuestro artículo dedicado Crear o eliminar una clave API.
- Confirma que tu dirección IP está autorizada en la página Authorized IPs (IP autorizadas) de tu cuenta de Brevo. Si no aparece en la lista, añádela para evitar que te bloqueen al instalar la aplicación. Para obtener más información, consulta nuestra sección dedicada en el artículo Bloquear direcciones IP desconocida para las seguridad de las API.
Instalar la integración con PandaDoc
Instala la integración con PandaDoc para conectar PandaDoc a Brevo.
- En PandaDoc, ve a Settings (Configuración) > API and Integrations (API e integraciones).
- Selecciona Brevo de la lista de integraciones disponibles.
- Haz clic en Connect (Conectar).
- Pega tu clave API de Brevo en el campo. Para obtener más información, consulta nuestro artículo dedicado Crear o eliminar una clave API.
- Haz clic en Connect (Conectar).
Tu integración con PandaDoc ya está instalada.
Crear una plantilla de PandaDoc mediante datos de Brevo
Utiliza variables en tus plantillas de PandaDoc para importar automáticamente información de Brevo, como el valor de oportunidad, fechas de cierre, detalles de clientes y mucho más. Esto garantiza que tus documentos estén listos para enviarse al instante y siempre actualizados.
Paso 1: Seleccionar tu fuente de datos
Selecciona tu fuente de datos y elige qué objeto de Brevo suministrará datos a tu plantilla de PandaDoc:
- En PandaDoc, abre una plantilla existente o crea una nueva.
- En la plantilla, haz clic en el icono del escenario.
- Haz clic en Add escenario step (Añadir paso de escenario) > Pull data from integration (Extraer datos de integración). Esto permite que PandaDoc importe información de Brevo a tu plantilla.
- Haz clic en el nuevo paso de escenario Pull data from integration (Extraer datos de integración).
- Elige Brevo como la integración.
- Haz clic en Change source (Cambiar código) y selecciona uno de los objetos disponibles:
- Oportunidades
- Contactos
- Empresas
- Haz clic en Change (Cambiar).
Paso 2: Insertar variables en tu plantilla
Las variables permiten a PandaDoc reemplazar marcadores de posición por datos reales de Brevo o PandaDoc cuando se genera el documento. Puedes optar por insertar variables como texto simple o como datos previamente rellenados en un campo.
Utiliza las siguientes pestañas para ver las instrucciones según cómo quieras insertar tus variables:
Esta opción inserta la variable como texto plano y no editable en tu documento. Por ejemplo, si insertas la variable para el nombre de pila del cliente, PandaDoc la mostrará automáticamente como texto normal (por ejemplo, Abby).
- Abre la pestaña Variables.
- Desplázate por las diferentes secciones para ver las variables disponibles para cada tipo de datos, incluido cliente, remitente, sistema y campos de Brevo. Si has añadido roles de plantilla personalizados, sus variables de rol asociadas también aparecerán en esta lista.
- Pasa el cursor sobre una variable y haz clic en Copy (Copiar).
- Pega la variable en la plantilla donde quieres que aparezca.
- Repite los pasos 2-4 para cada variable que quieras usar.
Esta opción inserta la variable en un campo editable para que los destinatarios puedan actualizarla si es necesario. Por ejemplo, si insertas la variable para la dirección de email del cliente como datos previamente rellenados, el email aparecerá en un campo que el cliente podrá modificar.
- Abre la pestaña Content (Contenido).
- En las secciones Fillable fields for (Campos rellenables para), selecciona qué rol de plantilla debe rellenar el campo (remitente, cliente u otros roles de plantilla personalizados).
- Inserta un campo rellenable Text (Texto), Date (Fecha) o Dropdown (Desplegable) .
- Selecciona el campo insertado y haz clic en el icono Properties (Propiedades) que hay encima.
- En la sección Merge Field (Unir campo), elige la fuente de datos desde la que quieres recuperar la variable.
- Selecciona o introduce la variable que quieras usar para rellenar previamente el campo.
- Repite los pasos 2 a 6 para cada campo que quieras rellenar previamente.
Una vez que tu plantilla de PandaDoc esté lista, puedes generar y enviar un documento directamente desde Brevo.
Enviar documento de PandaDoc desde Brevo
Puedes crear y enviar documentos de PandaDoc directamente desde la página de detalles de tus oportunidades, contactos o empresas en Brevo. El editor de PandaDoc se abre dentro de Brevo y utiliza tus plantillas de PandaDoc.
Paso 1: Crear el documento en Brevo
Selecciona la plantilla para crear un nuevo documento directamente en Brevo.
- En Brevo, ve a CRM > Deals (Oportunidades), Contacts (Contactos) o Companies (Empresas).
- Abre la página de detalles de la oportunidad, el contacto o la empresa desde las que quieres enviar el documento.
- En el widget de PandaDoc, haz clic en + Document (+ Documento) para crear un nuevo documento.
- En la sección Choose a template (Elegir una plantilla) , selecciona la plantilla que creaste previamente en PandaDoc.
- Selecciona el registro de Brevo (oportunidad, contacto o empresa específica) desde el que quieres importar los datos.
- Haz clic en Continue (Continuar).
- Selecciona los destinatarios del documento, incluido el remitente y el cliente. Si has añadido roles de plantilla personalizados, también puedes asignar el destinatario correspondiente a cada rol.
- (Opcional) Activa la opción Set signing order (Establecer orden de firma) para personalizar el orden en el que tus destinatarios firmarán el documento.
- Haz clic en Continue (Continuar).
Paso 2: Revisar el contenido del documento
Revisa el documento para asegurarte de que todos los detalles se muestran correctamente antes de enviarlo.
- Revisa el contenido del documento y realiza las modificaciones necesarias.
- Haz clic en Continue (Continuar).
- Si el documento contiene variables sin rellenar, elige una de las siguientes opciones:
- Rellena los valores (introduce manualmente los valores que faltan).
- Sustituye las variables sin rellenar por espacios en blanco.
- No reemplaces las variables sin rellenar ni las muestres en el documento.
- Haz clic en Continue (Continuar).
- Revisa el documento final.
- Haz clic en Continue (Continuar).
Paso 3: Enviar el documento
Puedes enviar el documento por email o compartiendo un enlace directo.
- Revisa el nombre del documento, el remitente y los destinatarios.
-
Envía el documento:
- Introduce el asunto y el cuerpo del email que se ha utilizado para enviar el documento.
- Haz clic en Send document (Enviar documento).
- Haz clic en Share link (Compartir enlace).
- Haz clic en Create links (Crear enlaces).
- Copia los enlaces generados. Cada enlace es único para un destinatario específico.
- Comparte cada enlace con el destinatario correspondiente por email, chat o cualquier otro canal.
- Haz clic en Finish (Finalizar).
Después de enviarlo, el estado del documento se actualizará a Enviado. Los destinatarios pueden abrir y firmar el documento. Puedes hacer un seguimiento del estado del documento directamente en Brevo.
Paso 4: Hacer un seguimiento del estado del documento en Brevo
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En la página de detalles de la oportunidad, contacto o empresa desde las que enviaste el documento, el widget de PandaDoc muestra la lista de documentos y el estado actual de cada documento (Borrador, Enviado, Completado, Rechazado, etc.), valor y fecha de última actualización. Puedes hacer clic en un documento para abrirlo en PandaDoc y obtener más detalles o acciones. |
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