Limitez le passage d'un outil à un autre et gagnez du temps en intégrant complètement PandaDoc dans Brevo. Créez, envoyez et signez des documents professionnels en utilisant les données de vos opportunités, contacts et entreprises Brevo. Insérez automatiquement les noms des clients, les valeurs des opportunités et les dates de clôture dans vos templates. Suivez le statut de chaque document (envoyé, consulté, terminé) sans quitter votre espace de travail.
À propos de l’intégration PandaDoc
L’intégration PandaDoc pour Brevo est disponible avec les packs Sales Essential et Sales Advanced. Elle vous permet d'effectuer ce qui suit :
- Créez et envoyez des documents PandaDoc directement depuis la page d’informations de vos opportunités, contacts et entreprises Brevo.
- Insérez automatiquement les informations de vos objets Brevo (opportunité, contact ou entreprise) dans vos documents professionnels.
- Suivez le statut des documents en temps réel dans Brevo.
L’intégration PandaDoc présente quelques limites :
- L’intégration PandaDoc n’est compatible qu’avec pandadoc.com (pas pandadoc.eu).
- Un utilisateur administrateur PandaDoc doit installer l’application et la connecter à chaque espace de travail.
- Vous ne pouvez connecter qu’une seule source de données (opportunités, entreprises ou contacts) par template.
- Les documents créés à partir d’un objet Brevo n’apparaîtront pas sur ses objets associés. Par exemple, un document créé à partir d’une opportunité n’apparaîtra pas sur le contact ou l'entreprise associée.
Avant de commencer
- Assurez-vous d’avoir des comptes sur Brevo et PandaDoc. Si vous n’avez pas encore de compte, créez-en un sur chaque plateforme.
- Créez une clé API Brevo dédiée à l’intégration PandaDoc. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié Créer ou supprimer une clé API.
- Confirmez que votre adresse IP est autorisée sur la page IP autorisées de votre compte Brevo. Si elle n’est pas indiquée, ajoutez-la pour éviter d’être bloqué lors de l’installation de l’application. Pour en savoir plus, consultez notre section dédiée dans l’article Bloquer des adresses IP inconnues pour la sécurité de l'API.
Installer l’intégration PandaDoc
Installez l’intégration PandaDoc pour connecter PandaDoc à Brevo.
- Dans PandaDoc, allez dans Paramètres > API et intégrations.
- Sélectionnez Brevo parmi la liste des intégrations disponibles.
- Cliquez sur Connecter.
- Collez votre clé API Brevo dans le champ. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié Créer ou supprimer une clé API.
- Cliquez sur Connecter.
Votre intégration PandaDoc est maintenant installée.
Créer un template PandaDoc en utilisant les données Brevo
Utilisez les variables dans vos templates PandaDoc pour importer automatiquement des informations de Brevo, telles que la valeur de l’opportunité, les dates de clôture, les détails du client, et plus encore. Cela garantit que vos documents sont prêts à être envoyés instantanément et toujours à jour.
Étape 1 : sélectionner votre source de données
Sélectionnez votre source de données et choisissez quel objet Brevo fournira les données à votre template PandaDoc :
- Dans PandaDoc, ouvrez un template existant ou créez-en un.
- Dans le template, cliquez sur l’icône Scénario.
- Cliquez sur Ajouter une étape au scénario > Extraire les données de l’intégration. Cela permet à PandaDoc d'importer des informations de Brevo dans votre template.
- Cliquez sur la nouvelle étape de scénario Extraire les données de l’intégration.
- Choisissez Brevo comme intégration.
- Cliquez sur Changer la source et sélectionnez l’un des objets disponibles :
- Opportunités
- Contacts
- Entreprises
- Cliquez sur Changer.
Étape 2 : insérer des variables dans votre template
Les variables permettent à PandaDoc de remplacer les placeholders par des données réelles de Brevo ou PandaDoc lors de la génération du document. Vous pouvez choisir d’insérer des variables sous forme de texte simple ou de données préremplies dans un champ.
Utilisez les onglets suivants pour consulter les instructions selon la manière dont vous souhaitez insérer vos variables :
Cette option insère la variable sous forme de texte simple, non modifiable, dans votre document. Par exemple, si vous insérez la variable pour le prénom du client, PandaDoc l’affichera automatiquement comme du texte normal (par exemple, Abby).
- Ouvrez l’onglet Variables.
- Faites défiler les différentes sections pour voir les variables disponibles pour chaque type de données, y compris les champs client, expéditeur, système et Brevo. Si vous avez ajouté des rôles de template personnalisés, leurs variables de rôle associées apparaîtront également dans cette liste.
- Survolez une variable et cliquez sur Copier.
- Collez la variable dans le template où vous voulez qu’elle apparaisse.
- Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque variable que vous souhaitez utiliser.
Cette option insère la variable dans un champ modifiable afin que le destinataire puisse la mettre à jour si besoin. Par exemple, si vous insérez la variable de l’adresse email du client comme données préremplies, l’email apparaîtra dans un champ que le client pourra modifier.
- Ouvrez l’onglet Contenu.
- Sous les sections Champ remplissable pour, sélectionnez quel rôle de template doit remplir le champ (Expéditeur, Client ou tout autre rôle de template personnalisé).
- Insérez un champ remplissable Texte, Date ou Menu déroulant.
- Sélectionnez le champ inséré et cliquez sur l’icône Propriétés au-dessus.
- Dans la section Fusionner le champ, choisissez la source de données dont vous souhaitez récupérer la variable.
- Sélectionnez ou saisissez la variable que vous souhaitez utiliser pour préremplir le champ.
- Répétez les étapes 2 à 6 pour chaque champ que vous souhaitez pré-remplir.
Une fois que votre template PandaDoc est prêt, vous pouvez générer et envoyer un document directement depuis Brevo.
Envoyer un document PandaDoc depuis Brevo
Vous pouvez créer et envoyer des documents PandaDoc directement depuis la page de détails de vos opportunités, contacts ou entreprises à Brevo. L’éditeur PandaDoc s’ouvre dans Brevo et utilise vos templates PandaDoc.
Étape 1 : créer le document dans Brevo
Sélectionnez le template pour créer un nouveau document directement dans Brevo.
- Dans Brevo, allez dans CRM > Opportunités, Contacts ou Entreprises.
- Ouvrez la page des détails de l’opportunité, du contact, ou de l'entreprise à partir desquelles vous souhaitez envoyer le document.
- Dans le widget PandaDoc, cliquez sur + Document pour créer un nouveau document.
- Dans la section Choisir un template, sélectionnez le template que vous avez créé précédemment dans PandaDoc.
- Sélectionnez l’enregistrement Brevo (opportunité, contact ou entreprise spécifique) pour importer les données.
- Cliquez sur Continuer.
- Sélectionnez les destinataires du document, y compris l’expéditeur et le client. Si vous avez ajouté des rôles de template personnalisés, vous pouvez aussi attribuer le destinataire approprié à chaque rôle.
- (Facultatif) Activez l’option Définir l’ordre de signature pour personnaliser l’ordre dans lequel vos destinataires signeront le document.
- Cliquez sur Continuer.
Étape 2 : examiner le contenu du document
Examinez le document pour vous assurer que tous les détails sont correctement affichés avant l’envoi.
- Examinez le contenu du document et apportez les modifications nécessaires.
- Cliquez sur Continuer.
- Si le document contient des variables non remplies, choisissez l’une des options suivantes :
- Remplissez-les (entrez manuellement les valeurs manquantes).
- Remplacez les variables non remplies par des blancs.
- Ne remplacez pas les variables non remplies et ne les affichez pas dans le document.
- Cliquez sur Continuer.
- Examinez le document final.
- Cliquez sur Continuer.
Étape 3 : envoyer le document
Vous pouvez envoyer le document par email ou en partageant un lien direct.
- Examinez le nom du document, l’expéditeur et le ou les destinataires.
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Envoyez le document :
- Saisissez l’objet et le corps de l’email utilisés pour envoyer le document.
- Cliquez sur Envoyer le document.
- Cliquez sur Partager le lien.
- Cliquez sur Créer des liens.
- Copiez le ou les liens générés. Chaque lien est unique à un destinataire spécifique.
- Partagez chaque lien au destinataire correspondant par email, chat ou tout autre canal.
- Cliquez sur Terminer.
Après l’envoi, le statut du document sera mis à jour en Envoyé. Les destinataires peuvent ouvrir et signer le document. Vous pouvez suivre directement le statut du document dans Brevo.
Étape 4 : suivre le statut du document dans Brevo
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Sur la page de détails de l’opportunité, du contact, ou de l'entreprise d’où vous avez envoyé le document, le widget PandaDoc affiche la liste des documents, ainsi que le statut actuel de chaque document (Brouillon, Envoyé, Terminé, Refusé, etc.), la valeur et la date de dernière mise à jour. Vous pouvez cliquer sur un document pour l’ouvrir dans PandaDoc afin d'obtenir plus de détails ou d’actions. |
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