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Mettre à jour vos opportunités en masse

Une fois que vous avez créé des opportunités, vous pouvez avoir besoin de mettre à jour une ou plusieurs d'entre elles. Par exemple, un représentant commercial a quitté votre équipe et vous devez attribuer un nouveau propriétaire aux opportunités qu'il gérait ou encore, vous avez créé un nouvel attribut personnalisé et souhaitez mettre à jour sa valeur pour toutes les opportunités.

Néanmoins, mettre à jour chacune de vos opportunités peut prendre beaucoup de temps, surtout si vous avez de nombreuses opportunités en cours. C'est pourquoi vous pouvez facilement mettre à jour plusieurs opportunités à la fois.

Bon à savoir

Trois méthodes sont possibles pour mettre à jour les opportunités en masse :

Affecter plusieurs opportunités à un propriétaire

Vous pouvez affecter le même propriétaire à plusieurs opportunités à la fois directement à partir de la page Opportunités. Par exemple, cela peut être utile si l'un de vos représentants commerciaux a quitté votre équipe et que vous devez affecter les opportunités qu'il gérait auparavant à un nouveau propriétaire.

  1. Accédez à la page Opportunités.
  2. Sélectionnez les opportunités que vous souhaitez mettre à jour :
    mceclip0.png
    1. Pour sélectionner plusieurs opportunités individuelles, cochez les cases situées en regard de celles-ci.
    2. Pour sélectionner toutes les opportunités se trouvant sur votre page actuelle, cochez la case en haut à gauche du tableau.
    3. Pour sélectionner toutes les opportunités, cochez la case en haut à gauche du tableau et cliquez sur Sélectionner toutes les # opportunités.
  3. Cliquez sur Attribuer.
    mceclip1.png
  4. Sélectionnez le propriétaire que vous souhaitez affecter aux opportunités.
  5. Cliquez sur Attribuer pour confirmer.
    mceclip2.png

Les opportunités sont désormais affectées à ce propriétaire.

Modifier un seul attribut pour plusieurs opportunités

Vous pouvez modifier le même attribut pour plusieurs opportunités à la fois directement à partir de la page Opportunités. Par exemple, cela peut être utile si vous avez créé un nouvel attribut personnalisé et que vous souhaitez le mettre à jour pour toutes vos opportunités existantes.

  1. Accédez à la page Opportunités.
  2. Sélectionnez les opportunités que vous souhaitez mettre à jour :
    mceclip0.png
    1. Pour sélectionner plusieurs opportunités individuelles, cochez les cases situées en regard de celles-ci.
    2. Pour sélectionner toutes les opportunités se trouvant sur votre page actuelle, cochez la case en haut à gauche du tableau.
    3. Pour sélectionner toutes les opportunités, cochez la case en haut à gauche du tableau et cliquez sur Sélectionner toutes les # opportunités.
  3. Cliquez sur Modifier.
    mceclip3.png
  4. Sélectionnez l'attribut que vous souhaitez mettre à jour.
  5. Saisissez la nouvelle valeur.
  6. Cliquez sur Modifier pour confirmer.
    mceclip4.png

L'attribut est mis à jour pour les opportunités sélectionnées.

Mettre à jour plusieurs opportunités à l'aide d'une importation

Pour mettre à jour plusieurs opportunités à la fois à l'aide d'une importation, vous devez exporter vos opportunités existantes et mettre à jour le fichier avec vos nouvelles informations. Vous devez ensuite réimporter le fichier comme pour importer de nouvelles opportunités.

📤 Étape 1 : exporter vos opportunités existantes

Pour mettre à jour vos opportunités existantes, nous vous recommandons de les exporter directement à partir de la page Opportunités. Cela permet de s'assurer que le fichier contient l'ID de chaque opportunité afin que les bonnes opportunités soient mises à jour. Si vous n'indiquez pas l'ID de chacune des opportunités, elles seront réimportées en tant que nouvelles opportunités et votre base de données contiendra des doublons.

  1. Accédez à la page Opportunités.
  2. Sélectionnez les opportunités que vous souhaitez mettre à jour :
    mceclip0.png
    1. Pour sélectionner plusieurs opportunités individuelles, cochez les cases situées en regard de celles-ci.
    2. Pour sélectionner toutes les opportunités se trouvant sur votre page actuelle, cochez la case en haut à gauche du tableau.
    3. Pour sélectionner toutes les opportunités, cochez la case en haut à gauche du tableau et cliquez sur Sélectionner toutes les # opportunités.
  3. Cliquez sur Exporter.
    mceclip5.png
  4. Sélectionnez les attributs que vous souhaitez exporter.
    💡 Bon à savoir
    L'ID et le nom de l'opportunité sont des attributs obligatoires et sont sélectionnés par défaut.
  5. Sélectionnez le séparateur de champs à utiliser dans votre fichier.
  6. Cliquez sur Exporter.
  7. Une fois disponible, téléchargez votre fichier d'exportation à partir de vos Notifications.

🔁 Étape 2 : mettre à jour le fichier

Une fois que vous avez exporté vos opportunités, vous pouvez mettre à jour leurs informations dans le fichier. Veillez à conserver la bonne structure de fichier et le bon format d'attributs, comme expliqué dans notre article Formater votre fichier d'importation d'opportunités.

Exemple de fichier d'exportation d'origine Exemple de fichier d'exportation mis à jour
mceclip0.png mceclip1.png

📥 Étape 3 : réimporter vos opportunités

Une fois que vous avez mis à jour votre fichier, vous pouvez le réimporter et spécifier que vous souhaitez mettre à jour les opportunités existantes avec les nouvelles informations.

Télécharger votre fichier

  1. Accédez à la page Opportunités.
  2. Cliquez sur Importer les opportunités.
    mceclip6.png
  3. Sélectionnez votre fichier ou faites-le glisser dans la zone indiquée.
  4. Vérifiez que les opportunités et les attributs sont correctement séparés dans l'aperçu des données à importer. L'en-tête du tableau qui s'affiche dans l'aperçu est identique à l'en-tête de votre fichier d'importation.
  5. Cliquez sur Confirmer votre fichier.
    sales_deals-import_FR.png

Étape 2 : données de mappage

  1. Associez les données de votre fichier aux attributs correspondants. Vous pouvez ignorer un attribut si vous ne souhaitez pas l'importer ou en créer un nouveau s'il n'existe pas encore.
    mceclip1.png
    💡 Bon à savoir
    Si vous avez inclus l'attribut ID de l'opportunité dans votre fichier, il est automatiquement associé et ne peut être ni modifié, ni ignoré.
  2. Lorsque vous avez terminé l'association des données, cliquez sur Confirmer le mapping.

Étape 3 : finaliser votre importation

En fonction du contenu de votre importation, vous devrez peut-être confirmer quelques paramètres supplémentaires.

Utiliser le nom de l'entreprise pour mettre à jour les entreprises existantes

Si vous avez associé vos opportunités à des entreprises existantes lors de l'importation et que cette option est activée, le nom de l'entreprise dans votre fichier sera utilisé comme identifiant et l'entreprise existante portant ce nom sera mise à jour ou créée si elle n'existe pas encore.
Si cette option est
désactivée, chaque ligne de votre fichier sera traitée comme une nouvelle entreprise à créer, ce qui peut entraîner des doublons potentiels dans votre base de données si vous n'avez pas également inclus le champ ID de l'entreprise dans votre fichier d'importation.

Importer des champs vides
💡 Bon à savoir
Ce paramètre n'apparaîtra que si vous avez inclus l'ID de vos opportunités existantes dans votre fichier d'importation. L'ID peut être récupéré en exportant vos opportunités existantes. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié à l'exportation de vos opportunités.

Lors de l'importation d'opportunités existantes, vous pouvez supprimer leurs données d'attribut en remplaçant les données existantes dans votre fichier par des champs vides et en activant l'option Importer des champs vides pour effacer les données existantes des attributs.

Si vous ne souhaitez pas effacer les données existantes, laissez l'option désactivée afin de garder les attributs inchangés, même si votre fichier d'importation contient des champs vides.

Objets associés

Si vous avez associé vos opportunités à des entreprises ou des contacts existants lors de l'importation, vous devez choisir de les lier ou de les délier. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié Associer mes entreprises, mes opportunités et mes contacts.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Confirmer votre import pour commencer le processus d'importation. Veuillez noter que le traitement des importations volumineuses peut prendre quelques instants. À la fin de l'importation, vous êtes redirigé vers la page Opportunités.

📂 Rapport d'importation

Dans la bannière de confirmation, cliquez sur Voir le rapport d'importation pour accéder à un rapport résumant les détails de votre importation, notamment le nombre d'opportunités importées ou non importées, le nombre d'opportunités nouvelles ou mises à jour et le nombre d'objets associés. 

Si une opportunité n'a pas été importée, vous pouvez télécharger un rapport d'erreur contenant des informations sur les opportunités qui n'ont pas pu être importées et les raisons de cette impossibilité.

⏭️ Et après ?

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