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Dein Team per E-Mail benachrichtigen, wenn ein Kontakt ein Formular einreicht

Eine E-Mail-Benachrichtigung nach dem Versenden eines Formulars ist nützlich, wenn du schnell auf neue Leads, Supportanfragen, Anmeldungen für Ereignisse oder andere wichtige Interaktionen reagieren möchtest. Dadurch wird sichergestellt, dass du oder dein Team sofort informiert sind und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen können, ohne ständig deine Plattform überprüfen zu müssen.

💡 Gut zu wissen

Diese Automatisierung dient dazu, Personen in deinem Team zu benachrichtigen, nicht den Kontakt, der das Formular eingereicht hat. Wenn du eine Bestätigungs- oder Wiederholungs-E-Mail an den Formularabsender versenden möchtest, kannst du Folgendes tun:

  • Verwendung eines Brevo-Formulars: Konfiguriere eine E-Mail zur Anmeldebestätigung direkt in deinen Formulareinstellungen.
  • Verwendung eines externen Formulars: Verwende in deiner Automatisierung eine Aktion Send an email (Eine E-Mail versenden) nach dem Trigger für die Formularübermittlung anstelle einer Aktion Notify by email (Per E-Mail benachrichtigen).

Wie funktioniert das?

Wenn ein Kontakt ein Formular einreicht, kannst du eine Automatisierung einrichten, um eine E-Mail-Benachrichtigung an dich selbst oder an einen bereits in deinem Brevo-Konto gespeicherten Kontakt zu versenden, z. B. an ein Teammitglied oder eine:n Vertriebsmitarbeiter:in. Diese Benachrichtigungen können Platzhalter enthalten, die automatisch durch die im Formular übermittelten Informationen ersetzt werden, damit du die Details schnell einsehen und bei Bedarf nachfassen kannst.

Template für die Benachrichtigung Benachrichtigung erhalten
aut_notification-example_placeholders_en-us.png aut_notify_example-with-placeholders_replaced_en-us.png

Erweitere die folgenden Untermenüs, um einige Beispiele für Szenarien zu sehen, in denen dies nützlich sein kann:

💼 Lead-Generierung und Verkaufsnachbereitung

Ein Verkaufsteam möchte sofort benachrichtigt werden, wenn ein:e potenzielle:r Kund:in ein Formular „Demo anfordern“ oder „Vertrieb kontaktieren“ ausfüllt, damit es schnell nachfassen kann.

🆘 Anfragen zum Kundensupport

Ein Support-Team erhält ein Formular, wenn ein:e Benutzer:in ein Problem meldet oder eine Frage stellt. Die E-Mail-Benachrichtigung sorgt für eine zeitnahe Antwort, ohne dass du die Plattform ständig überprüfen musst.

🎫 Anmeldungen für Ereignisse oder RSVPs

Bei Webinaren, Workshops oder persönlichen Ereignissen wollen die Organisatoren benachrichtigt werden, wenn sich jemand anmeldet, vor allem wenn für das Ereignis eine begrenzte Kapazität besteht.

🛒 Anfragen zu Angeboten oder Preisen

Unternehmen, die individuelle Preise anbieten, können Formularbenachrichtigungen nutzen, um sofort zu reagieren, wenn jemand ein Angebot anfordert.

🆕 Onboarding für neue Kunden

Agenturen oder Dienstleister werden benachrichtigt, wenn ein:e neue:r Kund:in ein Onboarding-Formular ausfüllt, damit sie umgehend die nächsten Schritte vorbereiten können.

Einrichtung deiner Automatisierung

In diesem Beispiel erstellen wir eine einfache Automatisierung, die eine Benachrichtigung an das Verkaufsteam versendet, wenn jemand ein Formular „Demo anfordern“ einreicht. Du kannst diesen Anwendungsfall an deine Bedürfnisse anpassen, indem du z. B. ein anderes Formular auswählst, die Benachrichtigung an dich selbst versendest oder zusätzliche Schritte in den Workflow einfügst.

  1. Gehe zu Automations > Workflows (Automatisierungen > Workflows).
  2. Klicke auf Create an automation (Eine Automatisierung erstellen).automations_create-an-automation_button_en-us.jpg
  3. Erstelle eine Automatisierung von Grund auf mit dem neuen Editor.
  4. (Optional) Klicke auf den Namen deiner Automatisierung in der oberen Leiste, um sie zu aktualisieren.

Schritt 1/2: Formular auswählen, das die Benachrichtigung auslösen soll

Wähle das Formular aus, das die Benachrichtigung auslöst, wenn es eingereicht wird. Das kann ein Anmelde-, Abmelde- oder Profilaktualisierungsformular sein. Du kannst außerdem Filter hinzufügen, um die Automatisierung auf Kontakte zu beschränken, die bestimmte Kriterien erfüllen. Dadurch wirst du nicht bei jeder Anmeldung benachrichtigt.

In diesem Beispiel wird die Automatisierung ausgelöst, wenn ein Kontakt das Formular „Demo anfordern“ auf unserer Website einreicht. Außerdem fügen wir einen Filter hinzu, der die Benachrichtigung nur dann versendet, wenn der Kontakt angegeben hat, dass er mehr als 10 Mitarbeiter:innen hat, damit seine Anfrage vorrangig bearbeitet wird.

  1. Ziehe auf der Registerkarte Trigger den Schritt Forms – Form submitted (Formulare – Formular eingereicht) auf den Canvas.
    aut_notify_trigger_form_submitted_en-us.png

  2. Wähle das Formular aus, das die Benachrichtigung auslösen soll.
    aut_notify_trigger_form-submitted_select_en-us.png

    💡 Gut zu wissen
    Wenn du es noch nicht erstellt hast, kannst du ein Formular direkt aus dem Dropdown-Menü Select a form (Formular auswählen) erstellen. Wenn du Hilfe beim Erstellen eines Formulars brauchst, lies unsere Artikel Erstellen eines Anmeldeformulars, Erstellen eines Abmeldeformulars und Erstellen eines Profilaktualisierungsformulars.
  3. (Optional) Beschränke deine Automatisierung auf Kontakte, die bestimmte Kriterien erfüllen, indem du Kontaktfilter anwendest. Dadurch hast du mehr Kontrolle darüber, welche Kontakte in die Automatisierung aufgenommen werden können.
    1. Klicke unter Contact filters (Kontaktfilter) auf Add filter (Filter hinzufügen).
    2. Klicke im Modal Define contact filters (Kontaktfilter definieren) auf Add filters (Filter hinzufügen) und wähle die Bedingungen aus, die du anwenden möchtest, um zu steuern, welche Kontakte in die Automatisierung eintreten können.
      In diesem Beispiel haben wir Contact details > AGENTS > Is greater than or equal to > 10 (Kontaktdetails > MITARBEITER > Ist größer oder gleich > 10) ausgewählt, damit das Formular die Benachrichtigung nur auslöst, wenn der Kontakt angegeben hat, dass er mindestens 10 Mitarbeiter hat.
      aut_notify_contact-filters_en-us.png
    3. Klicke auf Add filters (Filter hinzufügen).
  4. Klicke auf Save (Speichern).

Schritt 2/2: Versenden der E-Mail-Benachrichtigung

❗️ Wichtig

Wenn du ein Double-Opt-In-Anmeldeformular verwendest, wird die Benachrichtigung erst nach der Bestätigung der Anmeldung versendet, nicht direkt nach dem Einreichen des Formulars.

Jetzt richtest du die E-Mail-Benachrichtigung ein, die an dein Team versendet wird, wenn das Formular eingereicht wird.

  1. Von der Registerkarte Actions (Aktionen), fügst du den Schritt Messaging - Notify by email (Messaging - Benachrichtigung per E-Mail) zum Canvas hinzu.
    aut_notify_action_notify-by-email_en-us.png
  2. Wähle im Dropdown-Menü From (Von) die E-Mail-Adresse aus, die als Absender der Benachrichtigung angezeigt wird.
  3. Wähle unter Who do you want to notify? (Wen willst du benachrichtigen?) aus, wer die Benachrichtigung erhalten soll. Du kannst unter folgenden Optionen auswählen:
    • One or more contacts (Ein oder mehrere Kontakte)
      Wähle einen oder mehrere bestehende Kontakte in deinem Brevo-Konto aus (z. B. sales@example.com). Beachte, dass die gleichen Empfänger:innen jedes Mal benachrichtigt werden, wenn die Automatisierung ausgelöst wird.
      aut_notify_action_notify-by-email_recipients1_en-us.png
    • Recipients defined in contact attributes (In Kontakt-Attributen definierte Empfänger:innen)
      Wähle ein Kontakt-Attribut aus, das die E-Mail-Adresse eines oder mehrerer Empfänger:innen speichert (z. B. SALES_REP).
      aut_notify_action_notify-by-email_recipients2_en-us.png
  4. Schreib die Betreffzeile und den Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung. Wenn du bereits ein Template im einfachen Editor erstellt hast, klicke in der Symbolleiste auf Templates und wähle es aus der Liste aus.
    ➡️ Weitere Informationen findest du in unserem Artikel Erstellen eines E-Mail-Templates.

  5. (Optional) Personalisiere die E-Mail-Benachrichtigung mit den Daten aus dem Formular, z. B. dem Namen oder der E-Mail-Adresse des/der Abonnent:in.
    Verwende das Format {{params.contact.ATTRIBUTE}} und ersetze ATTRIBUTE durch den genauen Namen des Feldes, wie er auf der Seite Contact attributes (Kontakt-Attribute) in deinem Brevo-Konto steht (z. B. {{params.contact.FIRSTNAME}} oder {{params.contact.EMAIL}}). Die Variablen für die Personalisierung werden dann zu gelben Tags. 

    ❗️ Wichtig
    Attribute vom Typ Mehrfachauswahl können nicht verwendet werden, um E-Mail-Benachrichtigungen zu personalisieren.

    aut_notify_action_notify-by-email_content_en-us.png

  6. Im Abschnitt What event data to display (Welche Ereignisdaten sollen angezeigt werden) wählst du die Option The email doesn’t have variables (Die E-Mail hat keine Variablen) aus.
     

    ❗️ Wichtig
    Wenn du andere Arten von Variablen für die Personalisierung einfügst (z. B. für den Namen des Formulars oder Daten aus einem anderen Ereignis), musst du eine andere Option wählen. Weitere Informationen findest du in unserem Artikel Versenden einer E-Mail über eine Automatisierung.
  7. Klicke auf Save (Speichern).

Teste deine E-Mail-Benachrichtigung

Überprüfe, ob deine E-Mail-Benachrichtigung richtig eingerichtet ist und die erwarteten Kontaktdaten enthält.

  1. Klicke in der oberen Leiste auf Test.
    aut_notify_action_notify-by-email_test_en-us.png

  2. Wähle aus dem Dropdown-Menü Contact to test (Kontakt für den Test) den Kontakt aus, der die Testbenachrichtigung erhalten soll. 

    ❗️ Wichtig
    Stelle sicher, dass die Attribute des Testkontakts mit den erforderlichen Daten gefüllt sind, um die Variablen für die Personalisierung in deiner E-Mail zu ersetzen (beispielsweise muss der Vorname des Kontakts in das Attribut FIRSTNAME eingetragen werden). Anderenfalls werden diese Variablen als Leerzeichen in der E-Mail angezeigt.
  3. Klicke auf Test messages (Testnachrichten).
  4. Bestätige, dass der Status der E-Mail-Benachrichtigung Processed (Bearbeitet) lautet. Sollte dies nicht der Fall sein, überprüfe, ob du den Schritt Notify by email (Benachrichtigen per E-Mail) richtig gespeichert hast.
  5. Überprüfe das Postfach des ausgewählten Kontakts, um sicherzustellen, dass die Kontaktdetails korrekt in der Benachrichtigung enthalten sind.
    aut_notify_example-inbox_en-us.png

➡️ Weitere Informationen findest du in unserem Artikel Testnachrichten, die von einer Automatisierung versendet werden.

Automatisierung aktivieren

Nachdem du deine Automatisierung eingerichtet hast, aktiviere sie, um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten.

  1. Klicke in der oberen Leiste auf Activate automation (Automatisierung aktivieren).
    aut_notify_activate_en-us.png
  2. Aktiviere die Option Allow contact re-entry after exit (Kontakte nach Beendigung erneut eintreten lassen), um eine Benachrichtigung zu erhalten, auch wenn ein Kontakt das Formular mehrmals einreicht.
  3. Klicke zur Bestätigung auf Activate automation (Automatisierung aktivieren).
    aut_notify_allow-reentry_en-us.png

Deine Automatisierung ist jetzt aktiv. Du wirst jedes Mal per E-Mail benachrichtigt, wenn ein Kontakt, der die von dir festgelegten Kriterien erfüllt, das ausgewählte Formular einreicht.

⏭️ Nächste Schritte

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