Eine E-Mail-Benachrichtigung nach dem Versenden eines Formulars ist nützlich, wenn du schnell auf neue Leads, Supportanfragen, Anmeldungen für Ereignisse oder andere wichtige Interaktionen reagieren möchtest. Dadurch wird sichergestellt, dass du oder dein Team sofort informiert sind und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen können, ohne ständig deine Plattform überprüfen zu müssen.

Wie funktioniert die Benachrichtigung, nachdem ein Kontakt ein Formular eingereicht hat?

Wenn ein Kontakt ein Formular einreicht, kannst du wählen, ob du eine E-Mail-Benachrichtigung an dich selbst oder an bestimmte Empfänger:innen versenden möchtest. Diese Benachrichtigungen enthalten in der Regel Platzhalter, die automatisch durch die Informationen aus dem Formular ersetzt werden. So kannst du die Details schnell einsehen und bei Bedarf nachfassen.

Template für die Benachrichtigung	Benachrichtigung erhalten

 Öffne die folgenden Untermenüs, um einige Beispiele für Szenarien zu sehen, in denen es nützlich sein kann, eine E-Mail-Benachrichtigung zu erhalten, wenn ein Kontakt ein Formular einreicht:

Automatisierung erstellen

In diesem Beispiel werden wir eine einfache Automatisierung erstellen, die eine Benachrichtigung an das Vertriebsteam versendet, wenn jemand ein Formular „Demo anfordern“ einreicht.

Du kannst diesen Anwendungsfall an deine Bedürfnisse anpassen, z. B. ein anderes Formular auswählen, die Benachrichtigung an dich selbst versenden oder zusätzliche Schritte zum Workflow hinzufügen.

1. Gehe zu Automations (Automatisierungen).
2. Klicke auf Create an automation (Eine Automatisierung erstellen).
3. Erstelle eine Automatisierung von Grund auf mit dem neuen Editor.
4. Klicke auf den Namen deiner Automatisierung in der oberen Leiste, um sie zu aktualisieren.

Schritt 1/2: Formular auswählen, das die Benachrichtigung auslösen soll

Wähle das Formular aus, das die Benachrichtigung auslöst, wenn es eingereicht wird. Das kann ein Anmelde-, Abmelde- oder Profilaktualisierungsformular sein. Du kannst außerdem Filter hinzufügen, um die Automatisierung auf Kontakte zu beschränken, die bestimmte Kriterien erfüllen. Dadurch wirst du nicht bei jeder Anmeldung benachrichtigt.

In diesem Beispiel wird die Automatisierung ausgelöst, wenn ein Kontakt das Formular „Demo anfordern“ auf unserer Website einreicht. Außerdem fügen wir einen Filter hinzu, der die Benachrichtigung nur dann versendet, wenn der Kontakt angegeben hat, dass er mehr als 10 Mitarbeiter:innen hat, damit seine Anfrage vorrangig bearbeitet wird.

1. Ziehe auf der Registerkarte Trigger den Schritt Forms – Form submitted (Formulare – Formular eingereicht) auf den Canvas.
   
2. Wähle das Formular aus, das die Benachrichtigung auslösen soll.
   
   
   💡 Gut zu wissen

   Solltest du es noch nicht erstellt haben, kannst du dein Formular direkt über das Dropdown-Menü Select a form (Formular auswählen) erstellen. Wenn du Hilfe beim Erstellen eines Formulars brauchst, lies unsere Artikel Erstellen eines Anmeldeformulars, Erstellen eines Abmeldeformulars und Erstellen eines Profilaktualisierungsformulars.
3. (Optional) Beschränke deine Automatisierung auf Kontakte, die bestimmte Kriterien erfüllen, indem du Kontaktfilter anwendest. Dadurch hast du mehr Kontrolle darüber, welche Kontakte in die Automatisierung eintreten können.
   
   1. Klicke unter Contact filters (Kontaktfilter) auf Add filter (Filter hinzufügen).
   2. Klicke im Modal Define contact filters (Kontaktfilter definieren) auf Add filters (Filter hinzufügen) und wähle die Bedingungen aus, die du anwenden möchtest, um zu steuern, welche Kontakte in die Automatisierung eintreten können.
      In diesem Beispiel haben wir Contact details > AGENTS > Is greater than or equal to > 10 (Kontaktdetails > MITARBEITER > Ist größer oder gleich > 10) ausgewählt, damit das Formular die Benachrichtigung nur auslöst, wenn der Kontakt angegeben hat, dass er mindestens 10 Mitarbeiter hat.
      
   3. Klicke auf Add filters (Filter hinzufügen).
4. Klicke auf Save (Speichern).

Schritt 2/2: Versenden der E-Mail-Benachrichtigung

Jetzt kannst du die E-Mail-Benachrichtigung einrichten, die du erhältst, wenn das Formular eingereicht wird.

1. Von der Registerkarte Actions (Aktionen), fügst du den Schritt Messaging - Notify by email (Messaging - Benachrichtigung per E-Mail) zum Canvas hinzu.
   
2. Wähle im Dropdown-Menü From (Von) den/die Absender:in der Benachrichtigung aus.
3. Wähle unter Who do you want to notify? (Wen willst du benachrichtigen?) die Empfänger:innen der Benachrichtigung aus. Du kannst unter folgenden Optionen auswählen:
   • Ein oder mehrere Kontakte
     Wähle einen oder mehrere bestehende Kontakte in deinem Brevo-Konto aus (z. B. sales@example.com).
     
   • In Kontakt-Attributen definierte Empfänger:innen
     Wähle ein Kontakt-Attribut aus, das die E-Mail-Adresse eines oder mehrerer Empfänger:innen speichert (z. B. SALES_REP).
     
4. Schreibe die Betreffzeile und den Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung.
5. (Optional) Personalisiere die E-Mail-Benachrichtigung mit den Daten aus dem Formular, z. B. dem Namen oder der E-Mail-Adresse des/der Abonnent:in.
   Verwende das Format {{params.contact.ATTRIBUTE}} und ersetze ATTRIBUTE durch den genauen Namen des Feldes, wie er auf der Seite Contact attributes (Kontakt-Attribute) in deinem Brevo-Konto steht (z. B. {{params.contact.FIRSTNAME}} oder {{params.contact.EMAIL}}). Die Variablen für die Personalisierung werden dann zu gelben Tags.
   
6. Im Abschnitt What event data to display (Welche Ereignisdaten sollen angezeigt werden) lässt du die Option The email doesn’t have variables (Die E-Mail hat keine Variablen) ausgewählt.
   
   ❗️ Wichtig

   Wenn du andere Arten von Variablen für die Personalisierung einfügst (z. B. für den Namen des Formulars oder Daten aus einem anderen Ereignis), musst du eine andere Option wählen. Weitere Informationen findest du in unserem Artikel Versenden einer E-Mail über eine Automatisierung.
7. Klicke auf Save (Speichern).

Teste deine E-Mail-Benachrichtigung

Überprüfe, ob deine E-Mail-Benachrichtigung richtig eingerichtet ist und die erwarteten Kontaktdaten enthält.

1. Klicke in der oberen Leiste auf Test.
   
2. Wähle aus dem Dropdown-Menü Contact to test (Kontakt für den Test) den Kontakt aus, der die Testbenachrichtigung erhalten soll.
   
   ❗️ Wichtig

   Stelle sicher, dass die Attribute des Testkontakts mit den erforderlichen Daten gefüllt sind, um die Variablen für die Personalisierung in deiner E-Mail zu ersetzen (beispielsweise muss der Vorname des Kontakts in das Attribut FIRSTNAME eingetragen werden). Anderenfalls werden diese Variablen als Leerzeichen in der E-Mail angezeigt.
3. Klicke auf Test messages (Testnachrichten).

4. Bestätige, dass der Status der E-Mail-Benachrichtigung Processed (Bearbeitet) lautet. Sollte dies nicht der Fall sein, überprüfe, ob du den Schritt Notify by email (Benachrichtigen per E-Mail) richtig gespeichert hast.

5. Überprüfe das Postfach des ausgewählten Kontakts, um sicherzustellen, dass die Kontaktdetails korrekt in der Benachrichtigung enthalten sind.
   

➡️ Weitere Informationen findest du in unserem Artikel Testnachrichten, die von einer Automatisierung versendet werden.

Automatisierung aktivieren

Nachdem du deine Automatisierung eingerichtet hast, aktiviere sie, um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten.

1. Klicke in der oberen Leiste auf Activate automation (Automatisierung aktivieren).
   
2. Aktiviere die Option Allow contact re-entry after exit (Kontakte nach Beendigung erneut eintreten lassen), um eine Benachrichtigung zu erhalten, auch wenn ein Kontakt das Formular mehrmals einreicht.
3. Klicke zur Bestätigung auf Activate automation (Automatisierung aktivieren).
   

Deine Automatisierung ist jetzt aktiv. Du wirst jedes Mal per E-Mail benachrichtigt, wenn ein Kontakt, der die von dir festgelegten Kriterien erfüllt, das ausgewählte Formular einreicht.

⏭️ Nächste Schritte

• Erstellen eines Lead Scoring Modells mit einer Automatisierung
• Versenden von automatischen Antworten für E-Mails und Chat-Nachrichten in Conversations
• Überprüfung der Statistiken und des E-Mail-Berichts einer Automatisierung

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