With data privacy concerns on the rise, it's more important than ever to ensure that your email and SMS marketing practices comply with regulations such as the General Data Protection Regulation (GDPR). The GDPR sets stringent standards for how businesses process (in particular, collect and store) personal data, including email addresses.

Ein wichtiger Aspekt der Einhaltung der DSGVO ist die richtige Handhabung von Anmeldeformularen für E-Mail und SMS. Unabhängig davon, ob du einen E-Commerce-Shop, einen Blog oder eine Online-Plattform betreibst, spielt dein Anmeldeformular eine zentrale Rolle bei der Einholung der Zustimmung der Abonnent:innen (in der DSGVO auch als „betroffene Personen“ bezeichnet) zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.

⚖️ Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein von der Europäischen Union (EU) geschaffener Rechtsakt, der reguliert, wann und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden sollten. Die Kernprinzipien, die in Artikel 5 formuliert sind, lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Verarbeite personenbezogene Daten auf rechtmäßige, faire und transparente Weise.
• Sammele personenbezogene Daten für klare, eindeutige und legitime Zwecke.
• Erfasse nur Daten, die relevant, angemessen und notwendig sind.
• Behalte die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bei.
• Speichere personenbezogene Daten für die notwendige Dauer, um die Identifizierungsmöglichkeiten zu begrenzen.
• Ergreife für personenbezogene Daten Maßnahmen, die deren Sicherheit gewährleisten.

Wie du siehst, erhöhen die Datenschutzbestimmungen die Transparenz und geben den betroffenen Personen ein besseres Verständnis dafür, wofür ihre persönlichen Daten verwendet werden.

Seit 2018 müssen alle Unternehmen mit einem in der EU ansässigen Kundenkreis diese Verordnung einhalten. Das bedeutet, dass du, auch wenn dein Unternehmen nicht in der EU ansässig ist, die Anforderungen der DSGVO einhalten musst, wenn du personenbezogene Daten von betroffenen Personen in der EU verarbeitest.

Was besagt die DSGVO über die Einwilligung?

Um effektive Anmeldeformulare nach der DSGVO zu erstellen, musst du zunächst verstehen, was in der DSGVO tatsächlich festgelegt ist:

Artikel 4(11) besagt,

„Einwilligung“ der betroffenen Person jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

In Erwägungsgrund 32 wird weiter ausgeführt,

„Die Einwilligung sollte durch eine eindeutige bestätigende Handlung erfolgen, mit der freiwillig, für den konkreten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich bekundet wird, dass die betroffene Person mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist, etwa in Form einer schriftlichen Erklärung, die auch elektronisch erfolgen kann, oder einer mündlichen Erklärung. Dies könnte etwa durch Anklicken eines Kästchens beim Besuch einer Internetseite, durch die Auswahl technischer Einstellungen für Dienste der Informationsgesellschaft oder durch eine andere Erklärung oder Verhaltensweise geschehen, mit der die betroffene Person in dem jeweiligen Kontext eindeutig ihr Einverständnis mit der beabsichtigten Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten signalisiert.“

„Stillschweigen, bereits angekreuzte Kästchen oder Untätigkeit der betroffenen Person sollten daher keine Einwilligung darstellen. Die Einwilligung sollte sich auf alle zu demselben Zweck oder denselben Zwecken vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge beziehen. Wenn die Verarbeitung mehreren Zwecken dient, sollte für alle diese Verarbeitungszwecke eine Einwilligung gegeben werden.“

➡️ To learn more, you can download the Guidelines on Consent under Regulation published by the EU.

Warum ist es so wichtig, die DSGVO einzuhalten?

Die Einhaltung der DSGVO ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung: das Risiko beträchtlicher Geldstrafen aufgrund der Nichteinhaltung, das Risiko, das Vertrauen deiner Kunden zu verlieren und deinen Ruf zu schädigen, und die erhöhte Bedeutung des Schutzes personenbezogener Daten in der heutigen digitalisierten Landschaft, in der die Kontrolle und Aufsicht über die Datennutzung begrenzt sind.

📄 Ein DSGVO-konformes Anmeldeformular erstellen

Im Folgenden erfährst du, wie du ein DSGVO-konformes Anmeldeformular für E-Mails erstellst. Das Verfahren ist das gleiche für ein SMS-Anmeldeformular und kann leicht angepasst werden.

Schritt 1: Erstelle separate Kontaktlisten für jeden spezifischen Zweck

Wenn du die Zustimmung deiner Abonnent:innen (betroffenen Personen) für unterschiedliche Zwecke einholen möchtest, z. B. für den Erhalt von Newsletter A und Newsletter B, solltest du für jeden dieser Zwecke eine eigene Kontaktliste erstellen:

1. Eine Master-Liste, die mit dem Formular verknüpft wird und die alle Abonnent:innen (Datensubjekte) enthält, die das Formular eingereicht haben. Hier haben wir die Liste „All email subscribers“ (Alle E-Mail-Abonnent:innen) genannt.
2. Eine Liste, die alle Kontakte enthält, die ihr Einverständnis gegeben haben, den Newsletter A zu erhalten. Hier haben wir sie die Liste „Newsletter A subscribers“ (Newsletter A Abonnent:innen) genannt.
3. Eine Liste, die alle Kontakte enthält, die ihr Einverständnis zum Erhalt von Newsletter B gegeben haben. Hier haben wir die Liste „Newsletter B subscribers“ (Newsletter B Abonnent:innen) genannt.

Mehr über Listen erfährst du in unserem Artikel Erstellung von Listen und Ordnern zur Organisation deiner Kontakte. 

Schritt 2: Erstelle dein Anmeldeformular

Erstelle dein Anmeldeformular, indem du die Felder, Texte oder Bilder auswählst, die du einfügen möchtest, und passe das Design an. Wie du dein Anmeldeformular DSGVO-konform machst, erklären wir in Schritt 3: Mache dein Anmeldeformular DSGVO-konform.

➡️ To learn how to create a sign-up form, check our dedicated article Create a sign-up form.

Schritt 3: Mache dein Anmeldeformular DSGVO-konform

Activate the GDPR field and GDPR Declaration

Brevo provides two blocks that can be added to your sign-up forms to allow you to properly collect and store the consent of subscribers (data subjects):

Um das DSGVO-Feld und die DSGVO-Erklärungsblöcke in dein Anmeldeformular aufzunehmen, hast du zwei Möglichkeiten:

• Activate the Enable GDPR fields option at the Setup step of your sign-up form, or
  
• Drag and drop the GDPR field and GDPR Declaration blocks in your sign-up form design.
  

Activate the multi-list subscription option

Wenn du die ausdrückliche Zustimmung deiner Abonnent:innen (betroffenen Personen) für verschiedene Zwecke einholen möchtest, kannst du den Mehrlisten-Abonnement-Block per Drag & Drop in dein Anmeldeformular ziehen, damit die Abonnent:innen (betroffenen Personen) die Art der E-Mails auswählen können, die sie erhalten möchten.

To activate the multi-list subscription option:

1. Ziehe den Mehrlisten-Abonnement-Block aus dem linken Bereich des Formular-Editors auf dein Formular.
   
2. Wähle aus dem Dropdown-Menü Select your lists (Wähle deine Listen) im linken Bereich die beiden Listen aus, die du zuvor erstellt hast und die im Formular angezeigt werden sollen.
3. Klicke auf Apply (Anwenden).
   
4. Ändere den Labelnamen in einen Satz, der die Zustimmung der Abonnent:innen (betroffenen Personen) abfragt, wie z.B. „Ich bin damit einverstanden:“, indem du den Text direkt im Formular-Editor änderst. 
   
5. (Optional) Modify the name of your lists by changing the text directly within the form editor.
   
6. Make sure the Required field option is activated so that your contact will have to check at least one box to submit the form.
   

Activate the double opt-in process

Das Double-Opt-In-Verfahren ist ein zweistufiger Registrierungsprozess, bei dem die Abonnent:innen (die betroffenen Personen) ihr Abonnement bestätigen müssen, indem sie ihre E-Mail-Adresse verifizieren. Mit Brevo kannst du in wenigen einfachen Schritten ein Double-Opt-In einrichten.

Obwohl die DSGVO keine doppelte Zustimmung vorschreibt, hilft dir dies, deine Mailingliste sauber und gesund zu halten. Es ist auch ein zusätzlicher Beweis dafür, dass deine Abonnent:innen der Verarbeitung ihrer persönlichen Daten und dem Erhalt deiner E-Mails ausdrücklich zugestimmt haben.

To activate the double opt-in process for your sign-up form:

1. Im Schritt Einstellungen deines Anmeldeformulars wählst du Doppelte Bestätigungs-E-Mail.
2. Klicke auf das Dropdown-Menü Select a template (Ein Template auswählen und wähle eine der folgenden Optionen:
   
   1. Select the Default Template Double opt-in confirmation. You can modify the default template from Marketing > Templates.

   2. Select a custom template you have already created.
       

      ❗️ Wichtig

      If you want to create your own custom template, make sure you follow the procedure in the dedicated article Create a custom double opt-in (DOI) confirmation template for Brevo sign-up forms to include the mandatory fields. Otherwise, the template won't be displayed in the dropdown menu.
   3. (Optional) Add additional options to your double confirmation:
      • Select the Confirmation page after submitting the form option if you want your subscriber to be redirected to a specific page (i.e., a confirmation page or your website homepage) after registering. You can use the default confirmation page or create one on your end and link it there.
      • Select the Confirmation page after clicking the validation link in the email option if you want your subscriber to be redirected to a specific page (i.e., a confirmation page or your website homepage) after they click the validation link in the email. You can use the default confirmation page or create one on your end and link it there.
      • Select the Final Confirmation Email option if you want your subscribers to receive a final confirmation email after they have completed the double opt-in process. The default template for the final confirmation email is called Default template - Final Confirmation and you can modify it from Marketing > Templates.

Schritt 4: Wähle deine Master-Liste

Im Schritt Listen wähle die Master-Liste aus, die du zuvor erstellt hast und in der alle Abonnent:innen gespeichert werden, die dein Anmeldeformular eingereicht haben.

✅ Checklist for a GDPR-compliant sign-up form

To help you create a sign-up form that supports GDPR compliance, you can use the following checklist:

• Verwende eine klare, einfache und leicht verständliche Sprache.
• Gib klar und deutlich die Art der erhobenen Daten und den Grund für die Erhebung an.
• Fordere die Zustimmung separat für jeden spezifischen Zweck an (z. B. informativ oder werblich).
• Bitte die Benutzer:innen, aktiv ihre Zustimmung zu geben.
• Verwende keine vorausgefüllten Kästchen.
• Informiere die Personen darüber, dass sie das Abonnement jederzeit abbestellen können.
• Stelle sicher, dass es einfache und effektive Mechanismen für die Abmeldung gibt.
• Füge einen Link zu deinen Datenschutzrichtlinien ein, der Details über die Verarbeitung von Daten enthält.

 ⏭️ What's next?

• Double opt-in (DOI): What it is and how to track user sign-ups
• Reconfirm your contacts' consent to help maintain GDPR compliance

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