Angesichts der zunehmenden Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes ist es wichtiger denn je, sicherzustellen, dass deine E-Mail- und SMS-Marketingmaßnahmen Vorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Die DSGVO setzt strenge Standards für die Art und Weise, wie Unternehmen personenbezogene Daten einschließlich E-Mail-Adressen verarbeiten (insbesondere erheben und speichern).

Ein wichtiger Aspekt der Einhaltung der DSGVO ist die richtige Handhabung von Anmeldeformularen für E-Mail und SMS. Unabhängig davon, ob du einen E-Commerce-Shop, einen Blog oder eine Online-Plattform betreibst, spielt dein Anmeldeformular eine zentrale Rolle bei der Einholung der Zustimmung der Abonnent:innen (in der DSGVO auch als „betroffene Personen“ bezeichnet) zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.

⚖️ Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein von der Europäischen Union (EU) geschaffener Rechtsakt, der reguliert, wann und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden sollten. Die Kernprinzipien, die in Artikel 5 formuliert sind, lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Verarbeite personenbezogene Daten auf rechtmäßige, faire und transparente Weise.
• Sammele personenbezogene Daten für klare, eindeutige und legitime Zwecke.
• Erfasse nur Daten, die relevant, angemessen und notwendig sind.
• Behalte die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bei.
• Speichere personenbezogene Daten für die notwendige Dauer, um die Identifizierungsmöglichkeiten zu begrenzen.
• Ergreife für personenbezogene Daten Maßnahmen, die deren Sicherheit gewährleisten.

Wie du siehst, erhöhen die Datenschutzbestimmungen die Transparenz und geben den betroffenen Personen ein besseres Verständnis dafür, wofür ihre persönlichen Daten verwendet werden.

Seit 2018 müssen alle Unternehmen mit einem in der EU ansässigen Kundenkreis diese Verordnung einhalten. Das bedeutet, dass du, auch wenn dein Unternehmen nicht in der EU ansässig ist, die Anforderungen der DSGVO einhalten musst, wenn du personenbezogene Daten von betroffenen Personen in der EU verarbeitest.

Was besagt die DSGVO über die Einwilligung?

Um effektive Anmeldeformulare nach der DSGVO zu erstellen, musst du zunächst verstehen, was in der DSGVO tatsächlich festgelegt ist:

Artikel 4(11) besagt,

„Einwilligung“ der betroffenen Person jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

In Erwägungsgrund 32 wird weiter ausgeführt,

„Die Einwilligung sollte durch eine eindeutige bestätigende Handlung erfolgen, mit der freiwillig, für den konkreten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich bekundet wird, dass die betroffene Person mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist, etwa in Form einer schriftlichen Erklärung, die auch elektronisch erfolgen kann, oder einer mündlichen Erklärung. Dies könnte etwa durch Anklicken eines Kästchens beim Besuch einer Internetseite, durch die Auswahl technischer Einstellungen für Dienste der Informationsgesellschaft oder durch eine andere Erklärung oder Verhaltensweise geschehen, mit der die betroffene Person in dem jeweiligen Kontext eindeutig ihr Einverständnis mit der beabsichtigten Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten signalisiert.“

„Stillschweigen, bereits angekreuzte Kästchen oder Untätigkeit der betroffenen Person sollten daher keine Einwilligung darstellen. Die Einwilligung sollte sich auf alle zu demselben Zweck oder denselben Zwecken vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge beziehen. Wenn die Verarbeitung mehreren Zwecken dient, sollte für alle diese Verarbeitungszwecke eine Einwilligung gegeben werden.“

➡️ Weitere Informationen findest du in den von der EU veröffentlichten Leitlinien 05/2020 zur Einwilligung gemäß Verordnung (EU) 2016/679.

Warum ist es so wichtig, die DSGVO einzuhalten?

Die Einhaltung der DSGVO ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung: das Risiko beträchtlicher Geldstrafen aufgrund der Nichteinhaltung, das Risiko, das Vertrauen deiner Kunden zu verlieren und deinen Ruf zu schädigen, und die erhöhte Bedeutung des Schutzes personenbezogener Daten in der heutigen digitalisierten Landschaft, in der die Kontrolle und Aufsicht über die Datennutzung begrenzt sind.

📄 Ein DSGVO-konformes Anmeldeformular erstellen

Im Folgenden erfährst du, wie du ein DSGVO-konformes Anmeldeformular für E-Mails erstellst. Das Verfahren ist das gleiche für ein SMS-Anmeldeformular und kann leicht angepasst werden.

Schritt 1: Erstelle separate Kontaktlisten für jeden spezifischen Zweck

Wenn du die Zustimmung deiner Abonnent:innen (betroffenen Personen) für unterschiedliche Zwecke einholen möchtest, z. B. für den Erhalt von Newsletter A und Newsletter B, solltest du für jeden dieser Zwecke eine eigene Kontaktliste erstellen:

1. Eine Master-Liste, die mit dem Formular verknüpft wird und die alle Abonnent:innen (Datensubjekte) enthält, die das Formular eingereicht haben. Hier haben wir die Liste „All email subscribers“ (Alle E-Mail-Abonnent:innen) genannt.
2. Eine Liste, die alle Kontakte enthält, die ihr Einverständnis gegeben haben, den Newsletter A zu erhalten. Hier haben wir sie die Liste „Newsletter A subscribers“ (Newsletter A Abonnent:innen) genannt.
3. Eine Liste, die alle Kontakte enthält, die ihr Einverständnis zum Erhalt von Newsletter B gegeben haben. Hier haben wir die Liste „Newsletter B subscribers“ (Newsletter B Abonnent:innen) genannt.

Mehr über Listen erfährst du in unserem Artikel Erstellung von Listen und Ordnern zur Organisation deiner Kontakte. 

Schritt 2: Erstelle dein Anmeldeformular

Erstelle dein Anmeldeformular, indem du die Felder, Texte oder Bilder auswählst, die du einfügen möchtest, und passe das Design an. Wie du dein Anmeldeformular DSGVO-konform machst, erklären wir in Schritt 3: Mache dein Anmeldeformular DSGVO-konform.

➡️ Weitere Informationen zum Erstellen eines Anmeldeformulars findest du in unserem entsprechenden Artikel Ein Anmeldeformular erstellen.

Schritt 3: Mache dein Anmeldeformular DSGVO-konform

DSGVO-Feld und DSGVO-Erklärung aktivieren

Brevo stellt zwei Blöcke zur Verfügung, die du in deine Anmeldeformulare einfügen kannst, um die Zustimmung der Anmelder:innen (betroffener Personen) ordnungsgemäß einzuholen und zu speichern:

Um das DSGVO-Feld und die DSGVO-Erklärungsblöcke in dein Anmeldeformular aufzunehmen, hast du zwei Möglichkeiten:

• Aktiviere die Option Enable GDPR fields (DSGVO-Felder aktivieren) im Schritt Setup (Einrichtung) deines Anmeldeformulars oder
  
• Zieh die Blöcke DSGVO-Feld und DSGVO-Erklärung per Drag & Drop in dein Anmeldeformular.
  

Option für die Anmeldung zu mehreren Listen aktivieren

Wenn du die ausdrückliche Zustimmung deiner Abonnent:innen (betroffenen Personen) für verschiedene Zwecke einholen möchtest, kannst du den Mehrlisten-Abonnement-Block per Drag & Drop in dein Anmeldeformular ziehen, damit die Abonnent:innen (betroffenen Personen) die Art der E-Mails auswählen können, die sie erhalten möchten.

So aktivierst du die Option für die Anmeldung zu mehreren Listen:

1. Ziehe den Mehrlisten-Abonnement-Block aus dem linken Bereich des Formular-Editors auf dein Formular.
   
2. Wähle aus dem Dropdown-Menü Select your lists (Wähle deine Listen) im linken Bereich die beiden Listen aus, die du zuvor erstellt hast und die im Formular angezeigt werden sollen.
3. Klicke auf Apply (Anwenden).
   
4. Ändere den Labelnamen in einen Satz, der die Zustimmung der Abonnent:innen (betroffenen Personen) abfragt, wie z.B. „Ich bin damit einverstanden:“, indem du den Text direkt im Formular-Editor änderst. 
   
5. (Optional) Ändere den Namen deiner Listen, indem du den Text direkt im Formular-Editor änderst.
   
6. Stell sicher, dass die Option Required field (Pflichtfeld) aktiviert ist, damit dein Kontakt mindestens ein Kästchen auswählen muss, um das Formular abzuschicken.
   

Doppel-Opt-In-Verfahren aktivieren

Das Double-Opt-In-Verfahren ist ein zweistufiger Registrierungsprozess, bei dem die Abonnent:innen (die betroffenen Personen) ihr Abonnement bestätigen müssen, indem sie ihre E-Mail-Adresse verifizieren. Mit Brevo kannst du in wenigen einfachen Schritten ein Double-Opt-In einrichten.

Obwohl die DSGVO keine doppelte Zustimmung vorschreibt, hilft dir dies, deine Mailingliste sauber und gesund zu halten. Es ist auch ein zusätzlicher Beweis dafür, dass deine Abonnent:innen der Verarbeitung ihrer persönlichen Daten und dem Erhalt deiner E-Mails ausdrücklich zugestimmt haben.

So aktivierst du das Double-Opt-In-Verfahren für dein Anmeldeformular:

1. Im Schritt Einstellungen deines Anmeldeformulars wählst du Doppelte Bestätigungs-E-Mail.
2. Klicke auf das Dropdown-Menü Select a template (Ein Template auswählen und wähle eine der folgenden Optionen:
   
   1. Wähle das Default Template Double opt-in confirmation (Standard-Template Double-Opt-In-Bestätigung) aus. Du kannst das Standard-Template unter Marketing > Templates anpassen.

   2. Wähle ein benutzerdefiniertes Template aus, das du bereits erstellt hast.
       

      ❗️ Wichtig

      Wenn du dein eigenes benutzerdefiniertes Template erstellen möchtest, befolge unbedingt die Anleitung im entsprechenden Artikel Benutzerdefiniertes Double-Opt-In (DOI)-Bestätigungstemplate für Brevo-Anmeldeformulare erstellen, um die Pflichtfelder einzufügen. Andernfalls wird das Template nicht im Dropdown-Menü angezeigt.
   3. (Optional) Füge deiner Double-Opt-in-Bestätigung zusätzliche Optionen hinzu:
      • Wähle die Option Confirmation page after submitting the form (Bestätigungsseite nach dem Absenden des Formulars), wenn du möchtest, dass dein:e Abonnent:in nach der Anmeldung auf eine bestimmte Seite (z. B. eine Bestätigungsseite oder die Startseite deiner Website) weitergeleitet wird. Du kannst die Standard-Bestätigungsseite verwenden oder selbst eine erstellen und sie dort verlinken.
      • Wähle die Option Confirmation page after clicking the validation link in the email (Bestätigungsseite nach dem Klicken auf den Bestätigungslink in der E-Mail) aus, wenn du möchtest, dass dein:e Abonnent:in nach dem Klicken auf den Bestätigungslink in der E-Mail auf eine bestimmte Seite (z. B. eine Bestätigungsseite oder die Startseite deiner Website) weitergeleitet wird. Du kannst die Standard-Bestätigungsseite verwenden oder selbst eine erstellen und sie dort verlinken.
      • Wähle die Option Final Confirmation Email (Abschließende Bestätigungs-E-Mail) aus, wenn du möchtest, dass deine Abonnent:innen nach Abschluss des Double-Opt-In-Prozesses eine abschließende Bestätigungs-E-Mail erhalten. Das Standard-Template für die abschließende Bestätigungs-E-Mail heißt Default template - Final Confirmation (Standard-Template – Abschließende Bestätigung) und du kannst es unter Marketing > Templates bearbeiten.

Schritt 4: Wähle deine Master-Liste

Im Schritt Listen wähle die Master-Liste aus, die du zuvor erstellt hast und in der alle Abonnent:innen gespeichert werden, die dein Anmeldeformular eingereicht haben.

✅ Checkliste für ein DSGVO-konformes Anmeldeformular

Um dir bei der Erstellung eines Anmeldeformulars zu helfen, das die DSGVO-Konformität gewährleistet, kannst du die folgende Checkliste nutzen:

• Verwende eine klare, einfache und leicht verständliche Sprache.
• Gib klar und deutlich die Art der erhobenen Daten und den Grund für die Erhebung an.
• Fordere die Zustimmung separat für jeden spezifischen Zweck an (z. B. informativ oder werblich).
• Bitte die Benutzer:innen, aktiv ihre Zustimmung zu geben.
• Verwende keine vorausgefüllten Kästchen.
• Informiere die Personen darüber, dass sie das Abonnement jederzeit abbestellen können.
• Stelle sicher, dass es einfache und effektive Mechanismen für die Abmeldung gibt.
• Füge einen Link zu deinen Datenschutzrichtlinien ein, der Details über die Verarbeitung von Daten enthält.

 ⏭️ Nächsten Schritte

• Double-Opt-In (DOI): Was das ist und wie du die Anmeldungen von Benutzer:innen verfolgen kannst
• Erneute Bestätigung der Zustimmung deiner Kontakte, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten

🤔 Sie haben eine Frage?

Wenden Sie sich bei Fragen an unser Support-Team: Erstellen Sie einfach ein Ticket über Ihr Konto. Wenn Sie noch kein Konto haben, können Sie uns hier kontaktieren.

Wenn Sie Unterstützung bei einem Projekt mit Brevo suchen, können wir Sie mit der richtigen zertifizierten Brevo-Partneragentur verbinden.