Ihre Verfügbarkeit für Meetings verwalten

Bei der Planung von Meetings mit Kundinnen und Kunden ist die Verwaltung Ihrer Verfügbarkeit von entscheidender Bedeutung. Möglicherweise sind Sie nur zu bestimmten Tageszeiten oder an bestimmten Wochentagen verfügbar.

Indem Sie Ihre Verfügbarkeit festlegen, stellen Sie sicher, dass Kundinnen und Kunden nur dann Meetings buchen können, wenn Sie verfügbar sind.

Gut zu wissen

Es kann hilfreich sein, Meetings mit Ihrem Kalender zu verbinden, um Ihre Verfügbarkeit automatisch zu synchronisieren und Doppelbuchungen zu vermeiden. Um zu erfahren, wie Sie Ihren Kalender mit Meetings verbinden, lesen Sie den Artikel Ihren Kalender mit Meetings verbinden.

📆Ihre Verfügbarkeitsdaten ändern

Beim Onboarding von Meetings richten Sie Ihre Standardverfügbarkeit ein. Sie können sie jederzeit ändern. Diese Verfügbarkeit wird standardmäßig verwendet, wenn Sie einen Meeting-Typ erstellen. Sie können jedoch auch eine bestimmte Verfügbarkeit für jeden Meeting-Typ oder für einen bestimmten Tag auswählen.

Standardverfügbarkeit festlegen

  1. Gehen Sie zu Meetings > Availability > Date availability (Meetings > Verfügbarkeit > Verfügbare Termine).
    meetings_manage-availability_EN-US.png
  2. Wählen Sie unter Show (Anzeigen) die Standardverfügbarkeit oder den Meeting-Typ aus, für den Sie Ihre Verfügbarkeit ändern möchten.
  3. Wählen Sie Ihre Zeitzone aus.
  4. Wählen Sie die Tage aus, an denen Sie verfügbar sind.
  5. Wählen Sie eine Start- und eine Endzeit aus. 
  6. Löschen Sie eine Verfügbarkeit. 
  7. Fügen Sie eine neue Verfügbarkeit hinzu. 
    Dies kann nützlich sein, wenn Sie am Wochenende verfügbar sind oder wenn Sie Ihre Verfügbarkeit während des Tages in zwei Teile aufteilen möchten.

Außergewöhnliche Verfügbarkeit an spezifischen Tagen festlegen

❗️ Wichtig
Mit diesem Verfahren können Sie Ihre Standardverfügbarkeit außer Kraft setzen oder verfügbare Zeit an bestimmten Daten hinzufügen. Wenn Sie einen bestimmten Zeitpunkt als nicht verfügbar markieren möchten, müssen Sie ihn für geplante Meetings blockieren. Um mehr zu erfahren, überprüfen Sie den nächsten Abschnitt  🚫 Abweichende Nichtverfügbarkeitsausnahmen festlegen.

Um Ihre Verfügbarkeitszeiten an einem spezifischen Datum zu ändern: 

  1. Gehen Sie zu Meetings > Availability > Date availability (Meetings > Verfügbarkeit > Terminverfügbarkeit).
  2. Klicken Sie oben rechts auf das Kalendersymbol meetings_calendar-icon.png, um zur Kalenderansicht zu wechseln.
  3. Klicken Sie auf ein bestimmtes Datum.
  4. Wählen Sie Ihre Start- und Endzeit der Verfügbarkeit für dieses bestimmte Datum.
  5. Optional: Klicken Sie auf Add availability hours (Verfügbarkeitsstunden hinzufügen) , um den Tag in mehrere Zeitfenster aufzuteilen.
  6. Optional: Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um eine abweichende Verfügbarkeit zu löschen.
    meetings_exceptional-availability_EN-US.png
  7. Klicken Sie auf Save exceptional availability (Abweichende Verfügbarkeit speichern).

🚫 Abweichende Nichtverfügbarkeitsausnahmen festlegen

Sie können bestimmte Tage oder Stunden in Meetings sperren und so dafür sorgen, dass zu diesen Zeiten keine Termine gebucht werden können. Sie können dies tun, indem Sie Nichtverfügbarkeiten zu Ihrer Kalenderansicht der geplanten Meetings hinzufügen.

  1. Gehen Sie zu Meetings > Planned meetings (Geplante Meetings).
  2. Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um zur Kalenderansicht zu wechseln.
  3. Klicken Sie auf ein bestimmtes Datum. Wenn Sie für diesen Tag bereits Meetings geplant haben, klicken Sie unbedingt außerhalb des Meetings.
  4. Geben Sie die Informationen zu Ihrer Nichtverfügbarkeit ein:
    1. Geben Sie Ihrer Nichtverfügbarkeit einen Titel.

    2. Legen Sie die Start- und Endzeit für Ihre Nichtverfügbarkeit fest.

    3. Klicken Sie auf Add unavailability (Nichtverfügbarkeit hinzufügen).
      meetings_add-unavailability_EN-US.png

📆 Den Datumsbereich für Ihre Verfügbarkeit wählen

Sie können festlegen, wie lange im Voraus Personen Meetings mit Ihnen buchen können.

  1. Gehen Sie zu Meetings > Availability (Meetings > Verfügbarkeit)
  2. Gehen Sie zur Registerkarte Datumsspanne.
  3. Wählen Sie ein Startdatum zwischen jetzt und 1 Woche ab jetzt.
  4. Wählen Sie eine Endzeit zwischen 1 Woche und 6 Monaten ab jetzt.
    ❗️ Wichtig
    Wenn Sie Ihren Kalender mit Meetings verknüpft haben, empfehlen wir Ihnen, eine maximale Endzeit von 3 Monaten zu wählen, da unser System Ihre Verfügbarkeit nur innerhalb dieses Zeitraums überprüfen kann. Wenn Sie eine maximale Endzeit über 3 Monate hinaus festlegen, könnten Ihre Kundinnen und Kunden ein Meeting buchen, obwohl Sie nicht verfügbar sind.
  5. Klicken Sie auf Save date range (Datumsspanne speichern).
    meetings_date-range_EN-US.png

⏩ Nächste Schritte

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