With data privacy concerns on the rise, it's more important than ever to ensure that your email and SMS marketing practices comply with regulations such as the General Data Protection Regulation (GDPR). The GDPR sets stringent standards for how businesses process (in particular, collect and store) personal data, including email addresses.

Un aspecto crítico del cumplimiento del RGPD es el manejo adecuado de los formularios de suscripción por email y SMS. Tanto si tienes una tienda de ecommerce como un blog o una plataforma en línea, el formulario de suscripción juega un papel fundamental en la obtención del consentimiento de los suscriptores (también denominados "interesados" en los términos del RGPD) para procesar tus datos personales.

⚖️ ¿Qué es el RGPD?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es un acto jurídico creado por la Unión Europea (UE) que regula cuándo y cómo se deben tratar los datos personales. Sus principios básicos, enunciados en el Artículo 5, pueden resumirse de la siguiente manera:

• Procesar los datos personales de forma lícita, justa y transparente.
• Recabar datos personales con fines claros, explícitos y legítimos.
• Recopilar solamente datos que sean relevantes, adecuados y necesarios.
• Mantener la exactitud de los datos personales.
• Almacenar los datos personales durante el tiempo necesario, limitando las posibilidades de identificación.
• Tratar los datos personales con medidas que garanticen su seguridad.

Como puede ver, las normas de protección de datos aumentan la transparencia y permiten a los interesados comprender mejor para qué se utilizan sus datos personales.

Desde 2018, todas las organizaciones con audiencias en la UE deben cumplir con la regulación. Esto significa que, incluso si tu empresa no se encuentra en la UE, debes cumplir con los requisitos del RGPD si procesas los datos personales de los interesados en la UE.

¿Qué establece el RGPD sobre el consentimiento?

La creación de formularios de suscripción efectivos bajo el RGPD requiere que primero entienda lo que realmente dice:

El Artículo 4(11), establece:

"Se entiende por consentimiento del interesado toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de los datos personales que le conciernen".

El considerando 32 especifica además:

"El consentimiento debe darse mediante un acto afirmativo claro que refleje una manifestación de voluntad libre, específica, informada, e inequívoca del interesado de aceptar el tratamiento de los datos de carácter personal que le conciernen, como una declaración por escrito, inclusive por medios electrónicos, o una declaración verbal. Esto podría incluir marcar una casilla de un sitio web en Internet, escoger parámetros técnicos para la utilización de servicios de la sociedad de la información o cualquier otra declaración o conducta que indique claramente en este contexto que el interesado acepta la propuesta de tratamiento de sus datos personales".

"Por tanto, el silencio, las casillas ya marcadas o la inacción no deben constituir consentimiento. El consentimiento debe darse para todas las actividades de tratamiento realizadas con el mismo o los mismos fines. Cuando el tratamiento tenga varios fines, debe darse el consentimiento para todos ellos".

➡️ To learn more, you can download the Guidelines on Consent under Regulation published by the EU.

¿Por qué es crucial cumplir con el RGPD?

Cumplir con el RGPD es crucial por varias razones importantes: la posibilidad de multas sustanciales por incumplimiento, el riesgo de perder la confianza de los clientes y dañar su reputación, y la mayor importancia de salvaguardar los datos personales en el panorama digital actual, donde el control y la supervisión sobre el uso de datos son limitados.

📄 Crear un formulario de suscripción compatible con RGPD

En el siguiente procedimiento se resalta cómo crear un formulario de suscripción de email que cumpla con el RGPD. El proceso es el mismo para un formulario de suscripción de SMS y se puede adaptar fácilmente.

Paso 1: Crear listas de contactos separadas para cada propósito específico

Para obtener el consentimiento de los suscriptores (interesados) con diferentes propósitos, como recibir la newsletter A y la newsletter B, debes crear listas de contactos separadas para cada uno de estos propósitos:

1. Una lista maestra que esté vinculada al formulario y que contenga todos los suscriptores (interesados) que hayan enviado el formulario. Aquí, la hemos llamado "All email subscribers" (Todos los suscriptores de email).
2. Una lista que contendrá todos los contactos que han dado su consentimiento para recibir la newsletter A. Aquí, la hemos llamado la lista Newsletter A subscribers" (Suscriptores de la newsletter B).
3. Una lista que contenga todos los contactos que han dado su consentimiento para recibir la newsletter B. Aquí, la hemos llamado "Newsletter B subscribers" (Suscriptores de la newsletter B).

Para aprender a crear listas de contactos, consulta el artículo dedicado Crear listas y carpetas para organizar contactos. 

Paso 2: Crear tu formulario de suscripción

Crea el formulario de suscripción eligiendo los campos, el texto o las imágenes que quieres incluir, y personaliza tu diseño. Explicaremos cómo hacer que el formulario cumpla con el RGPD en el Paso 3: Hacer que el formulario de suscripción cumpla con el RGPD.

➡️ To learn how to create a sign-up form, check our dedicated article Create a sign-up form.

Paso 3: Hacer que tu formulario de suscripción sea compatible con el RGPD

Activate the GDPR field and GDPR Declaration

Brevo provides two blocks that can be added to your sign-up forms to allow you to properly collect and store the consent of subscribers (data subjects):

Para incluir los bloques GDPR field (Campo de RGPD) y GDPR Declaration (Declaración de RGPD) en el formulario de suscripción, tienes dos opciones:

• Activate the Enable GDPR fields option at the Setup step of your sign-up form, or
  
• Drag and drop the GDPR field and GDPR Declaration blocks in your sign-up form design.
  

Activate the multi-list subscription option

Si deseas obtener el consentimiento explícito de tus suscriptores (interesados) para diferentes propósitos, puedes arrastrar y soltar el bloque de suscripción multilista en el formulario de suscripción para permitirles que elijan el tipo de emails que desean recibir.

To activate the multi-list subscription option:

1. Arrastra y suelta el bloque Multi-list subscription (Suscripción multilista) desde el panel izquierdo del editor de formularios hasta tu formulario.
   
2. En el menú desplegable Select your lists (Seleccionar las listas) del panel izquierdo, selecciona las dos listas que creaste anteriormente y que deberían aparecer en el formulario.
3. Haz clic en Apply (Aplicar).
   
4. Modifica Label name (Nombre de la etiqueta) por una frase que solicite el consentimiento de los suscriptores (interesados), como "Acepto recibir:". Para ello, modifica el texto directamente en el editor de formularios. 
   
5. (Optional) Modify the name of your lists by changing the text directly within the form editor.
   
6. Make sure the Required field option is activated so that your contact will have to check at least one box to submit the form.
   

Activate the double opt-in process

El proceso de confirmación doble es un proceso de registro en dos pasos que requiere que los suscriptores (interesados) confirmen la suscripción verificando su dirección de email. Brevo te permite configurar la confirmación doble en unos sencillos pasos.

Aunque el RGPD no exige la confirmación doble, este proceso ayuda a mantener la lista de correo limpia y en buen estado. También es una prueba adicional de que los suscriptores han dado su consentimiento expreso para el tratamiento de los datos personales y para recibir los emails.

To activate the double opt-in process for your sign-up form:

1. En el paso Settings (Configuración) del formulario de suscripción, selecciona Double confirmation email (Email de confirmación doble).
2. Haz clic en el menú desplegable Select a template (Seleccionar una plantilla) y selecciona una de las siguientes opciones:
   1. Select the Default Template Double opt-in confirmation. You can modify the default template from Marketing > Templates.

   2. Select a custom template you have already created.
       

      ❗️ Importante

      If you want to create your own custom template, make sure you follow the procedure in the dedicated article Create a custom double opt-in (DOI) confirmation template for Brevo sign-up forms to include the mandatory fields. Otherwise, the template won't be displayed in the dropdown menu.
   3. (Optional) Add additional options to your double confirmation:
      • Select the Confirmation page after submitting the form option if you want your subscriber to be redirected to a specific page (i.e., a confirmation page or your website homepage) after registering. You can use the default confirmation page or create one on your end and link it there.
      • Select the Confirmation page after clicking the validation link in the email option if you want your subscriber to be redirected to a specific page (i.e., a confirmation page or your website homepage) after they click the validation link in the email. You can use the default confirmation page or create one on your end and link it there.
      • Select the Final Confirmation Email option if you want your subscribers to receive a final confirmation email after they have completed the double opt-in process. The default template for the final confirmation email is called Default template - Final Confirmation and you can modify it from Marketing > Templates.

Paso 4: Seleccionar la lista maestra

En el paso Lists (Listas), selecciona la lista maestra que creaste anteriormente donde se almacenarán todos los suscriptores que enviaron el formulario de suscripción.

✅ Checklist for a GDPR-compliant sign-up form

To help you create a sign-up form that supports GDPR compliance, you can use the following checklist:

• Utiliza un lenguaje claro, sencillo y fácil de entender.
• Indica claramente el tipo de datos recopilados y el motivo de su recopilación.
• Solicita el consentimiento por separado para cada fin específico (por ejemplo, informativo o promocional).
• Pide a los usuarios que den su consentimiento de forma activa.
• No utiliza casillas premarcadas.
• Informa a las personas que pueden cancelar la suscripción en cualquier momento.
• Asegúrate de que existan mecanismos simples y efectivos para cancelar las suscripciones.
• Incluye un enlace a tu política de privacidad que proporcione detalles sobre cómo se procesan los datos.

 ⏭️ What's next?

• Double opt-in (DOI): What it is and how to track user sign-ups
• Reconfirm your contacts' consent to help maintain GDPR compliance

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