Ante el aumento de la preocupación por la privacidad de los datos, es más importante que nunca asegurarse de que tus prácticas de marketing por email y SMS cumplan con normativas como el Reglamento general de protección de datos (RGPD). El RGPD establece normas estrictas sobre cómo las empresas procesan (en particular, recopilan y almacenan) los datos personales, incluidas las direcciones de email.

Un aspecto crítico del cumplimiento del RGPD es el manejo adecuado de los formularios de suscripción por email y SMS. Tanto si tienes una tienda de ecommerce como un blog o una plataforma en línea, el formulario de suscripción juega un papel fundamental en la obtención del consentimiento de los suscriptores (también denominados "interesados" en los términos del RGPD) para procesar tus datos personales.

⚖️ ¿Qué es el RGPD?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es un acto jurídico creado por la Unión Europea (UE) que regula cuándo y cómo se deben tratar los datos personales. Sus principios básicos, enunciados en el Artículo 5, pueden resumirse de la siguiente manera:

• Procesar los datos personales de forma lícita, justa y transparente.
• Recabar datos personales con fines claros, explícitos y legítimos.
• Recopilar solamente datos que sean relevantes, adecuados y necesarios.
• Mantener la exactitud de los datos personales.
• Almacenar los datos personales durante el tiempo necesario, limitando las posibilidades de identificación.
• Tratar los datos personales con medidas que garanticen su seguridad.

Como puede ver, las normas de protección de datos aumentan la transparencia y permiten a los interesados comprender mejor para qué se utilizan sus datos personales.

Desde 2018, todas las organizaciones con audiencias en la UE deben cumplir con la regulación. Esto significa que, incluso si tu empresa no se encuentra en la UE, debes cumplir con los requisitos del RGPD si procesas los datos personales de los interesados en la UE.

¿Qué establece el RGPD sobre el consentimiento?

La creación de formularios de suscripción efectivos bajo el RGPD requiere que primero entienda lo que realmente dice:

El Artículo 4(11), establece:

"Se entiende por consentimiento del interesado toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de los datos personales que le conciernen".

El considerando 32 especifica además:

"El consentimiento debe darse mediante un acto afirmativo claro que refleje una manifestación de voluntad libre, específica, informada, e inequívoca del interesado de aceptar el tratamiento de los datos de carácter personal que le conciernen, como una declaración por escrito, inclusive por medios electrónicos, o una declaración verbal. Esto podría incluir marcar una casilla de un sitio web en Internet, escoger parámetros técnicos para la utilización de servicios de la sociedad de la información o cualquier otra declaración o conducta que indique claramente en este contexto que el interesado acepta la propuesta de tratamiento de sus datos personales".

"Por tanto, el silencio, las casillas ya marcadas o la inacción no deben constituir consentimiento. El consentimiento debe darse para todas las actividades de tratamiento realizadas con el mismo o los mismos fines. Cuando el tratamiento tenga varios fines, debe darse el consentimiento para todos ellos".

➡️ Para obtener más información, puedes descargar las Directrices sobre el consentimiento en virtud del Reglamento publicadas por la UE.

¿Por qué es crucial cumplir con el RGPD?

Cumplir con el RGPD es crucial por varias razones importantes: la posibilidad de multas sustanciales por incumplimiento, el riesgo de perder la confianza de los clientes y dañar su reputación, y la mayor importancia de salvaguardar los datos personales en el panorama digital actual, donde el control y la supervisión sobre el uso de datos son limitados.

📄 Crear un formulario de suscripción compatible con RGPD

En el siguiente procedimiento se resalta cómo crear un formulario de suscripción de email que cumpla con el RGPD. El proceso es el mismo para un formulario de suscripción de SMS y se puede adaptar fácilmente.

Paso 1: Crear listas de contactos separadas para cada propósito específico

Para obtener el consentimiento de los suscriptores (interesados) con diferentes propósitos, como recibir la newsletter A y la newsletter B, debes crear listas de contactos separadas para cada uno de estos propósitos:

1. Una lista maestra que esté vinculada al formulario y que contenga todos los suscriptores (interesados) que hayan enviado el formulario. Aquí, la hemos llamado "All email subscribers" (Todos los suscriptores de email).
2. Una lista que contendrá todos los contactos que han dado su consentimiento para recibir la newsletter A. Aquí, la hemos llamado la lista Newsletter A subscribers" (Suscriptores de la newsletter B).
3. Una lista que contenga todos los contactos que han dado su consentimiento para recibir la newsletter B. Aquí, la hemos llamado "Newsletter B subscribers" (Suscriptores de la newsletter B).

Para aprender a crear listas de contactos, consulta el artículo dedicado Crear listas y carpetas para organizar contactos. 

Paso 2: Crear tu formulario de suscripción

Crea el formulario de suscripción eligiendo los campos, el texto o las imágenes que quieres incluir, y personaliza tu diseño. Explicaremos cómo hacer que el formulario cumpla con el RGPD en el Paso 3: Hacer que el formulario de suscripción cumpla con el RGPD.

➡️ Para saber cómo crear un formulario de suscripción, consulta nuestro artículo dedicado Crear un formulario de suscripción.

Paso 3: Hacer que tu formulario de suscripción sea compatible con el RGPD

Activar el campo de RGPD y la declaración de RGPD

Brevo proporciona dos bloques que se pueden añadir a tus formularios de suscripción para permitirte recopilar y almacenar correctamente el consentimiento de los abonados (interesados):

Para incluir los bloques GDPR field (Campo de RGPD) y GDPR Declaration (Declaración de RGPD) en el formulario de suscripción, tienes dos opciones:

• Activa la opción Enable RGPD fields (Habilitar campos de RGPD) en el paso Setup (Configuración) de tu formulario de suscripción.
  
• Arrastra y suelta los bloques GDPR field (Campo de RGPD) y GDPR Declaration (Declaración de RGPD) en el diseño de tu formulario de suscripción.
  

Activar la opción de suscripción multilista

Si deseas obtener el consentimiento explícito de tus suscriptores (interesados) para diferentes propósitos, puedes arrastrar y soltar el bloque de suscripción multilista en el formulario de suscripción para permitirles que elijan el tipo de emails que desean recibir.

Para activar la opción de suscripción multilista:

1. Arrastra y suelta el bloque Multi-list subscription (Suscripción multilista) desde el panel izquierdo del editor de formularios hasta tu formulario.
   
2. En el menú desplegable Select your lists (Seleccionar las listas) del panel izquierdo, selecciona las dos listas que creaste anteriormente y que deberían aparecer en el formulario.
3. Haz clic en Apply (Aplicar).
   
4. Modifica Label name (Nombre de la etiqueta) por una frase que solicite el consentimiento de los suscriptores (interesados), como "Acepto recibir:". Para ello, modifica el texto directamente en el editor de formularios. 
   
5. (Opcional) Modifica el nombre de tus listas cambiando el texto directamente en el editor de formularios.
   
6. Asegúrate de que la opción Required field (Campo obligatorio) esté activada para que tu contacto tenga que marcar al menos una casilla para enviar el formulario.
   

Activar el proceso de confirmación doble

El proceso de confirmación doble es un proceso de registro en dos pasos que requiere que los suscriptores (interesados) confirmen la suscripción verificando su dirección de email. Brevo te permite configurar la confirmación doble en unos sencillos pasos.

Aunque el RGPD no exige la confirmación doble, este proceso ayuda a mantener la lista de correo limpia y en buen estado. También es una prueba adicional de que los suscriptores han dado su consentimiento expreso para el tratamiento de los datos personales y para recibir los emails.

Para activar el proceso de confirmación doble en tu formulario de suscripción:

1. En el paso Settings (Configuración) del formulario de suscripción, selecciona Double confirmation email (Email de confirmación doble).
2. Haz clic en el menú desplegable Select a template (Seleccionar una plantilla) y selecciona una de las siguientes opciones:
   1. Selecciona la Default Template Double opt-in confirmation (Plantilla predeterminada de confirmación doble). Puedes modificar la plantilla predeterminada en Marketing > Templates (Plantillas).

   2. Selecciona una plantilla personalizada que ya hayas creado.
       

      ❗️ Importante

      Si quieres crear tu propia plantilla personalizada, asegúrate de seguir el procedimiento que se describe en el artículo dedicado Crear una plantilla personalizada de confirmación doble para los formularios de suscripción de Brevo para incluir los campos obligatorios. De lo contrario, la plantilla no aparecerá en el menú desplegable.
   3. (Opcional) Añade opciones adicionales a tu confirmación doble:
      • Selecciona la opción Confirmation page after submitting the form (Página de confirmación después de enviar el formulario) si quieres que tu abonado sea redirigido a una página específica (es decir, una página de confirmación o la página de inicio de tu sitio web) después de registrarse. Puedes usar la página de confirmación predeterminada o crear una por tu cuenta y vincularla allí.
      • Selecciona la opción Confirmation page after clicking the validation link in the email (Página de confirmación después de hacer clic en el enlace de validación del email) si quieres que tu abonado sea redirigido a una página específica (es decir, una página de confirmación o la página de inicio de tu sitio web) después de hacer clic en el enlace de validación del email. Puedes usar la página de confirmación predeterminada o crear una por tu cuenta y vincularla allí.
      • Selecciona la opción Final Confirmation Email (Email de confirmación final) si quieres que tus abonados reciban un email de confirmación final después de haber completado el proceso de confirmación doble. La plantilla predeterminada para el email de confirmación final se llama Default template - Final Confirmation (Plantilla predeterminada - Confirmación final) y puedes modificarla en Marketing > Templates (Plantillas).

Paso 4: Seleccionar la lista maestra

En el paso Lists (Listas), selecciona la lista maestra que creaste anteriormente donde se almacenarán todos los suscriptores que enviaron el formulario de suscripción.

✅ Lista de comprobación de un formulario de suscripción que cumpla con el RGPD

Para ayudarte a crear un formulario de suscripción que cumpla con el RGPD, puedes utilizar la siguiente lista de comprobación:

• Utiliza un lenguaje claro, sencillo y fácil de entender.
• Indica claramente el tipo de datos recopilados y el motivo de su recopilación.
• Solicita el consentimiento por separado para cada fin específico (por ejemplo, informativo o promocional).
• Pide a los usuarios que den su consentimiento de forma activa.
• No utiliza casillas premarcadas.
• Informa a las personas que pueden cancelar la suscripción en cualquier momento.
• Asegúrate de que existan mecanismos simples y efectivos para cancelar las suscripciones.
• Incluye un enlace a tu política de privacidad que proporcione detalles sobre cómo se procesan los datos.

 ⏭️ ¿Qué es lo siguiente?

• Confirmación doble: qué es y cómo realizar un seguimiento de las suscripciones de los usuarios
• Volver a confirmar el consentimiento de los contactos para ayudar a mantener el cumplimiento del RGPD

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