Avant d’importer vos opportunités, entreprises ou notes, vous devez préparer le fichier d’importation qui contient toutes les informations que vous souhaitez importer. Chaque ESP ou CRM possède ses propres exigences sur la façon dont les attributs doivent être mis en forme pour être reconnus et importés correctement.
Règles de format de fichier
- Incluez un seul type d’objet dans votre fichier : opportunités ou entreprises ou notes.
-
Nous vous recommandons d’inclure une ligne d'en-tête dans laquelle chaque en-tête de colonne
correspond
à un attribut d'opportunité, d'entreprise ou de note dans Brevo. Les en-têtes de colonne sont facultatifs mais permettent à notre système d'associer plus facilement vos données aux attributs d'opportunité, d’entreprise ou de note correspondants. Ils peuvent être organisés dans n’importe quel ordre sans affecter l’importation.
- Chaque opportunité, entreprise ou note doit avoir sa propre ligne.
-
Séparez chaque valeur de votre fichier d'importation par un point-virgule
;, une virgule,ou un onglet. Si vous ne précisez pas de délimiteur, votre fichier ne sera pas importé car notre système ne pourra pas reconnaître chaque valeur. - Votre fichier ne doit contenir qu'une seule feuille.
- Enregistrez votre fichier au format CSV, XLSX ou TXT.
- Si votre fichier contient des caractères spéciaux, encodez-le au format UTF-8 pour garantir que tous les caractères apparaissent correctement.
- Le nombre d'entreprises, d'opportunités ou de notes que vous pouvez importer simultanément est illimité. Cependant, vérifiez que votre fichier est inférieur à 250 Mo.
Règles de format des attributs
-
Les opportunités et les entreprises possèdent un certain nombre d’attributs par défaut.
Pour en savoir
plus, consultez nos articles dédiés
Quels sont les attributs d'opportunité par défaut ?
et
Quels sont les attributs d’entreprise par défaut ?
-
Si vous souhaitez importer des attributs qui ne sont pas disponibles
par défaut,
vous pouvez créer vos propres attributs personnalisés. Pour en savoir plus, consultez
notre
article
dédié
Créer et gérer les attributs personnalisés pour les opportunités et les entreprises.
Vous ne pouvez pas créer d’attributs personnalisés pour les notes.
Qu’il soit par défaut ou personnalisé, chaque attribut appartient à l’un des types suivants : texte, nombre, booléen, date, catégorie, choix multiple ou utilisateur.
Chaque type d’attribut doit suivre des règles de format spécifiques. Développez les accordéons suivants pour en savoir plus sur chaque type d’attribut et ses règles de format :
Les attributs de type texte sont utilisés pour stocker une chaîne de caractères alphanumériques, telle qu'un mot, une expression ou une phrase. Lorsqu'ils sont utilisés dans un fichier d'importation, les attributs de type texte n’ont pas de limite de caractères.
Vous pouvez utiliser un attribut de type texte pour importer la description d’une opportunité ou le code postal d’une entreprise.
Vous pouvez utiliser du texte enrichi pour mettre en forme l’attribut Note lors de l’importation de notes. Les éléments suivants sont pris en charge : <b>, <strong>, <em>, <ins>, <i>, <u>, <ul>, <li>, <br>, <p> et <a>.
Les attributs de type nombre servent à stocker des valeurs numériques écrites en décimales.
Vous pouvez utiliser un attribut de type nombre pour importer le nombre d'employés ou le chiffre d'affaires d'une entreprise.
Les attributs de type booléen sont utilisés pour stocker des valeurs avec un format Oui/Non.
Vous pouvez utiliser un attribut de type booléen pour importer des informations sur le fait qu'une entreprise a déjà eu son premier rendez-vous avec vous ou pas.
Les attributs de type date sont utilisés pour stocker des valeurs de date. Le format des valeurs de cet attribut doit être similaire au format sélectionné dans les paramètres par défaut de votre compte Brevo (JJ-MM-AAAA ou MM-JJ-AAAA).
Vous pouvez utiliser un attribut de type date pour importer la date à laquelle vous avez contacté ou rencontré pour la première fois une entreprise.
Les attributs de type catégorie sont utilisés pour stocker des valeurs à partir d'un ensemble défini de valeurs possibles.
- Vous devez définir les valeurs de la catégorie avant d'importer l’attribut, sinon elles ne seront pas prises en compte pendant l'importation.
- L’attribut Devise pour les opportunités est un attribut de type catégorie. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié Définir la devise de vos opportunités.
Vous pouvez utiliser un attribut de type catégorie pour importer le pays d’une entreprise et définir les valeurs possibles comme "France", "Espagne", "Allemagne", etc. L’attribut Pays de chaque entreprise contiendra alors uniquement une valeur parmi celles que vous avez spécifiées.
Les attributs de type choix multiple sont utilisés pour stocker un
ensemble de valeurs possibles.
Vous pouvez utiliser un attribut de type choix multiple pour importer le type
de
produit impliqué dans une opportunité et définir les valeurs possibles
comme
Cours, Tapis de yoga et Livres. L’attribut Produits
de chaque opportunité contiendra alors une ou plusieurs valeurs parmi ces trois
choix.
Les attributs de type choix multiple doivent suivre le format : Option1|Option2|Option3.
Les attributs de type utilisateur sont utilisés pour stocker des valeurs d’utilisateur.
Vous pouvez utiliser un attribut de type utilisateur nommé Propriétaire du RDA pour définir à quel RDA (Représentant du développement des affaires) une opportunité est attribuée en fonction de l’étape de votre pipeline
de
vente dans laquelle se trouve actuellement votre client.
Pour importer l’attribut Utilisateur, incluez l’adresse
email
de l’utilisateur Brevo à qui vous souhaitez attribuer l’opportunité ou
l’entreprise.
Préparation de votre fichier d'importation
Assurez-vous d’inclure tous les attributs requis dans votre fichier d'importation :
- Pour les entreprises, vous pouvez vérifier quels attributs sont obligatoires depuis la page Gérer les attributs de création de l'entreprise. Par défaut, NOM DE L'ENTREPRISE et PROPRIÉTAIRE sont obligatoires. Si vous n'ajoutez pas de propriétaire pour vos entreprises lors de l'importation, vous serez le propriétaire par défaut.
- Pour les opportunités, vous pouvez vérifier quels attributs sont obligatoires depuis la page Gérer les attributs lors de la création d'une opportunité. Par défaut, NOM, PROPRIÉTAIRE DE L'OPPORTUNITÉ et ÉTAPE DE L'OPPORTUNITÉ sont obligatoires. Si vous n'ajoutez pas de propriétaire pour vos opportunités lors de l'importation, vous serez le propriétaire par défaut. Si vous n'ajoutez pas d'étape d'opportunité, l'étape d'opportunité par défaut sera Nouvelle.
- Pour les notes, les attributs obligatoires sont DATE, NOTE et au moins l’un des attributs suivants : CONTACT ASSOCIÉ (adresse email), OPPORTUNITÉ ASSOCIÉE (ID de l’opportunité) ou ENTREPRISE ASSOCIÉE (nom de l’entreprise).
Pour mettre en forme le fichier d’importation de vos opportunités, entreprises ou notes :
- [Recommandé] Dans un tableur, incluez une ligne d'en tête et utilisez les attributs par défaut ou personnalisés de Brevo en tant qu'en-têtes de colonne.
- Collez les données de vos opportunités, entreprises, ou notes dans les champs correspondants.
- Sauvegardez votre fichier d'importation.
Une fois que vous avez terminé, votre fichier d'importation doit ressembler à l’un des exemples suivants :
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| Exemple de fichier d’importation d'opportunités |
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| Exemple de fichier d’importation d'entreprises |
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| Exemple de fichier d’importation de notes |
⏭ Et après ?
- Importer des entreprises
- Importer des opportunités
- Associer mes entreprises, mes opportunités et mes contacts
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