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Formater le fichier d'importation de vos opportunités ou entreprises

Avant d'importer vos opportunités ou vos entreprises, vous devez préparer le fichier d'importation contenant toutes les informations que vous souhaitez importer. Chaque fournisseur de services de messagerie ou CRM applique ses propres exigences concernant le format des attributs devant être utilisé afin que ces derniers soient reconnus et correctement importés.

Règles de format de fichier

💡 Bon à savoir
 Nous avons créé des fichiers d'importation d'exemple pour les opportunités et les entreprises que vous pouvez télécharger et modifier avec vos propres données.
  • Votre fichier ne doit inclure qu'un seul type d'objet : opportunités ou entreprises.
  • Nous vous recommandons d'ajouter une ligne d'en-tête dans laquelle chaque titre de colonne correspond à un attribut d'opportunité ou d'entreprise dans Brevo. Les en-têtes de colonne sont facultatives mais permettent à notre système d'associer plus facilement vos données aux attributs d'opportunité ou d'entreprise correspondants. L'ordre des colonnes n'a pas d'importance et n'affecte pas l'importation.
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  • Chaque opportunité ou entreprise doit avoir sa propre ligne.
  • Séparez chaque valeur dans votre fichier d'importation par un point-virgule ;, une virgule , ou une tabulation. Si vous n'ajoutez pas de séparateur, votre fichier ne sera pas importé car notre système ne sera pas en mesure de reconnaître chaque valeur.
  • Votre fichier ne doit contenir qu'une seule feuille.
  • Enregistrez votre fichier au format CSV, XLSX ou TXT.
  • Si votre fichier contient des caractères spéciaux, encodez-le au format UTF-8 afin que tous les caractères s'affichent correctement. 
  • Vous pouvez importer un nombre illimité d'entreprises ou d'opportunités simultanément. Cependant, assurez-vous que votre fichier est inférieur à 250 Mo.

Règles de format des attributs

💡 Bon à savoir
Les opportunités et les entreprises comprennent un certain nombre d'attributs par défaut. Pour en savoir plus, consultez nos articles dédiés Quels sont les attributs d'opportunité par défaut ? et Quels sont les attributs d'entreprise par défaut ?.
Si vous souhaitez utiliser certains attributs qui ne sont pas disponibles, vous pouvez créer vos propres attributs personnalisés. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié : Gérer les attributs personnalisés pour vos opportunités et entreprises.

Qu'il s'agisse d'attributs par défaut ou personnalisés, chaque attribut appartient à l'un des types suivants : Texte, Nombre, Booléen, Date ou Catégorie.

Chaque type d'attribut doit suivre des règles de format spécifiques :

Texte

Les attributs Texte sont utilisés pour stocker une chaîne de caractères alphanumériques, comme un mot, une expression ou une phrase. Lorsqu'ils sont utilisés dans un fichier d'importation, les attributs de texte n'ont aucune limite de caractères.

Vous pouvez utiliser un attribut de texte pour importer le nom d'une entreprise ou ses préférences linguistiques. 

Nombre

Les attributs Nombre sont utilisés pour stocker des valeurs numériques écrites en décimales.

Vous pouvez utiliser un attribut numérique pour importer le nombre d'employés ou le chiffre d'affaires d'une entreprise.

Booléen

Les attributs Booléen sont utilisés pour stocker des valeurs au format Oui/Non.

Vous pouvez utiliser un attribut booléen pour importer des informations indiquant si une entreprise a déjà eu un rendez-vous avec vous ou non.

Date

Les attributs Date sont utilisés pour stocker des valeurs de date. Utilisez le même format pour les valeurs de cet attribut que celui sélectionné dans les paramètres par défaut de votre compte Brevo (JJ-MM-AAAA ou MM-JJ-AAAA).

Vous pouvez utiliser un attribut de date pour importer la date à laquelle vous avez contacté ou rencontré une entreprise pour la première fois.

💡 Bon à savoir
Les traits d'union - et les barres obliques / sont interchangeables. Par exemple, le 01-03-2022 et le 01/03/2022 sont considérés comme identiques.

Catégorie

Les attributs de type Catégorie sont utilisés pour stocker des valeurs provenant d'un ensemble défini de valeurs possibles et où chaque valeur correspond à un nombre.

Vous pouvez utiliser un attribut de catégorie pour importer le pays d'une entreprise et définir des valeurs possibles, comme « France », « Espagne », « Allemagne », etc. L'attribut Pays de chaque entreprise ne contiendra alors qu'une seule valeur parmi celles que vous avez spécifiées.

Vous devez inclure uniquement le numéro de la valeur dans le fichier d'importation :

  • 1 si l'attribut PAYS est « France »
  • 2 si l'attribut PAYS est « Espagne »
  • 3 si l'attribut PAYS est « Allemagne »

Utilisateur Brevo

Pour importer l'attribut Propriétaire, ajoutez l'adresse email de l'utilisateur Brevo que vous voulez désigner comme propriétaire de l'opportunité ou de l'entreprise.

💡 Bon à savoir
Assurez-vous que l'utilisateur Brevo que vous désignez comme propriétaire d'une opportunité ou d'une entreprise est autorisé à accéder à la plateforme de ventes. Découvrez comment gérer les autorisations des utilisateurs dans notre article dédié Gérer les autorisations d'accès pour les utilisateurs ajoutés au compte.

Préparez votre fichier d'importation

❗️ Important

Veillez à inclure tous les attributs requis dans votre fichier d'importation :

- Pour les entreprises, vous pouvez vérifier quels sont les attributs requis sur la page Gérer les attributs de création d'entreprise. Par défaut, NOM DE L'ENTREPRISE et PROPRIÉTAIRE sont requis. Si vous n'ajoutez pas de propriétaire pour vos entreprises lors de l'importation, vous serez le propriétaire par défaut.

- Pour les opportunités, vous pouvez vérifier quels attributs sont requis sur la page Gérer les attributs de création d'opportunité. Par défaut, NOM DE L'OPPORTUNITÉ, PROPRIÉTAIRE DE L'OPPORTUNITÉ et PHASE DE L'OPPORTUNITÉ sont requis. Si vous n'ajoutez pas de propriétaire pour vos opportunités lors de l'importation, vous serez le propriétaire par défaut. Si vous n'ajoutez pas de phase d'opportunité, la phase d'opportunité par défaut sera Nouvelle.

Pour formater le fichier d'importation de vos opportunités ou entreprises :

  1. [Recommandé] Dans une feuille de calcul, ajoutez une ligne d'en-tête et utilisez vos attributs Brevo par défaut ou personnalisés comme en-têtes de colonne.
  2. Collez les données de vos opportunités ou entreprises dans les champs correspondants.
  3. Sauvegardez votre fichier d'importation.

Lorsque vous avez terminé, le format de votre fichier d'importation devrait ressembler à l'un des exemples suivants :

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Exemple pour les opportunités
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Exemple pour les entreprises

⏩ Et après ?

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