Avant d’importer vos opportunités, entreprises ou notes, vous devez préparer le fichier d’importation qui contient toutes les informations que vous souhaitez importer. Chaque ESP ou CRM possède ses propres exigences sur la façon dont les attributs doivent être mis en forme pour être reconnus et importés correctement.
Règles de format de fichier
- Incluez un seul type d’objet dans votre fichier : opportunités ou entreprises ou notes.
- Nous vous recommandons d’inclure une ligne en-tête dans laquelle chaque en-tête de colonne correspond à un attribut d'opportunité, d'entreprise ou de note dans Brevo. Les en-têtes de colonne sont facultatifs mais permettent à notre système d'associer plus facilement vos données aux attributs d'opportunité, d’entreprise ou de note correspondants. Ils peuvent être organisés dans n’importe quel ordre sans affecter l’importation.
- Chaque opportunité, entreprise ou note doit avoir sa propre ligne.
- Séparez chaque valeur dans votre fichier d'importation par un point-virgule
;, une virgule,ou une tabulation. Si vous n'ajoutez pas de séparateur, votre fichier ne sera pas importé car notre système ne sera pas en mesure de reconnaître chaque valeur. - Votre fichier ne doit contenir qu'une seule feuille.
- Enregistrez votre fichier au format CSV, XLSX ou TXT.
- Si votre fichier contient des caractères spéciaux, encodez-le au format UTF-8 afin que tous les caractères s'affichent correctement.
- Le nombre d'entreprises, d'opportunités ou de notes que vous pouvez importer simultanément est illimité. Cependant, vérifiez que votre fichier est inférieur à 250 Mo.
Règles de format des attributs
Si vous souhaitez importer des attributs qui ne sont pas disponibles par défaut, vous pouvez créer vos propres attributs personnalisés. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié : Créer et gérer les attributs personnalisés pour les opportunités et les entreprises. Vous ne pouvez pas créer d’attributs personnalisés pour les notes.
Qu'il s'agisse d'attributs par défaut ou personnalisés, chaque attribut appartient à l'un des types suivants : Texte, Nombre, Booléen, Date ou Catégorie.
Chaque type d'attribut doit suivre des règles de format spécifiques :
Texte
Les attributs Texte sont utilisés pour stocker une chaîne de caractères alphanumériques, comme un mot, une expression ou une phrase. Lorsqu'ils sont utilisés dans un fichier d'importation, les attributs de texte n'ont aucune limite de caractères.
Vous pouvez utiliser un attribut de texte pour importer le nom d'une entreprise ou ses préférences linguistiques.
Vous pouvez utiliser du texte enrichi pour mettre en forme l’attribut de note lors de l’importation de notes. Les éléments suivants sont pris en charge : <b>, <strong>, <em>, <ins>, <i>, <u>, <ul>, <li>, <br>, <p> et <a>.
Nombre
Les attributs Nombre sont utilisés pour stocker des valeurs numériques écrites en décimales.
Vous pouvez utiliser un attribut numérique pour importer le nombre d'employés ou le chiffre d'affaires d'une entreprise.
Booléen
Les attributs Booléen sont utilisés pour stocker des valeurs au format Oui/Non.Vous pouvez utiliser un attribut booléen pour importer des informations indiquant si une entreprise a déjà eu un rendez-vous avec vous ou non.
Date
Les attributs de type date sont utilisés pour stocker des valeurs de date. Le format des valeurs de cet attribut doit être similaire au format sélectionné dans les paramètres par défaut de votre compte Brevo (JJ-MM-AAAA ou MM-JJ-AAAA).
Vous pouvez utiliser un attribut de date pour importer la date à laquelle vous avez contacté ou rencontré une entreprise pour la première fois.
Catégorie
Les attributs de type catégorie sont utilisés pour stocker des valeurs à partir d'un ensemble défini de valeurs possibles.
Vous pouvez utiliser un attribut de catégorie pour importer le pays d'une entreprise et définir des valeurs possibles, comme « France », « Espagne », « Allemagne », etc. L'attribut Pays de chaque entreprise ne contiendra alors qu'une seule valeur parmi celles que vous avez spécifiées.
Utilisateur Brevo
Pour importer l’attribut Propriétaire, incluez l’adresse email de l’utilisateur Brevo que vous souhaitez attribuer en tant que propriétaire de l’opportunité ou de l'entreprise.
Préparation de votre fichier d'importation
Veillez à inclure tous les attributs requis dans votre fichier d'importation :
- Pour les entreprises, vous pouvez vérifier quels attributs sont obligatoires depuis la page Gérer les attributs de création de l'entreprise. Par défaut, NOM DE L'ENTREPRISE et PROPRIÉTAIRE sont obligatoires. Si vous n'ajoutez pas de propriétaire pour vos entreprises lors de l'importation, vous serez le propriétaire par défaut.
- Pour les opportunités, vous pouvez vérifier quels attributs sont obligatoires depuis la page Gérer les attributs lors de la création d'une opportunité. Par défaut, NOM, PROPRIÉTAIRE DE L'OPPORTUNITÉ et ÉTAPE DE L'OPPORTUNITÉ sont obligatoires. Si vous n'ajoutez pas de propriétaire pour vos opportunités lors de l'importation, vous serez le propriétaire par défaut. Si vous n'ajoutez pas d'étape d'opportunité, l'étape d'opportunité par défaut sera Nouvelle.
- Pour les notes, les attributs obligatoires sont DATE, NOTE et au moins l’un des attributs suivants : CONTACT ASSOCIÉ, OPPORTUNITÉ ASSOCIÉE ou ENTREPRISE ASSOCIÉE.
Pour mettre en forme le fichier d’importation de vos opportunités, entreprises ou notes :
- [Recommandé] Dans une feuille de calcul, incluez une ligne d'en-tête et utilisez vos attributs Brevo par défaut ou personnalisés comme en-têtes de colonne.
- Collez les données de vos opportunités, entreprises, ou notes dans les champs correspondants.
- Sauvegardez votre fichier d'importation.
Lorsque vous avez terminé, le format de votre fichier d'importation devrait ressembler à l'un des exemples suivants :
| Exemple de fichier d’importation d'opportunités |
| Exemple de fichier d’importation d'entreprises |
| |
| Exemple de fichier d’importation de notes |
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