Avant d’importer vos opportunités, entreprises ou notes, vous devez préparer le fichier d’importation qui contient toutes les informations que vous souhaitez importer. Chaque ESP ou CRM possède ses propres exigences sur la façon dont les attributs doivent être mis en forme pour être reconnus et importés correctement.
Règles de format de fichier
- Incluez un seul type d’objet dans votre fichier : opportunités ou entreprises ou notes.
- Nous vous recommandons d’inclure une ligne en-tête dans laquelle chaque en-tête de colonne correspond à un attribut d'opportunité, d'entreprise ou de note dans Brevo. Les en-têtes de colonne sont facultatifs mais permettent à notre système d'associer plus facilement vos données aux attributs d'opportunité, d’entreprise ou de note correspondants. Ils peuvent être organisés dans n’importe quel ordre sans affecter l’importation.
- Chaque opportunité, entreprise ou note doit avoir sa propre ligne.
- Séparez chaque valeur dans votre fichier d'importation par un point-virgule
;, une virgule,ou une tabulation. Si vous n'ajoutez pas de séparateur, votre fichier ne sera pas importé car notre système ne sera pas en mesure de reconnaître chaque valeur. - Votre fichier ne doit contenir qu'une seule feuille.
- Enregistrez votre fichier au format CSV, XLSX ou TXT.
- Si votre fichier contient des caractères spéciaux, encodez-le au format UTF-8 afin que tous les caractères s'affichent correctement.
- Le nombre d'entreprises, d'opportunités ou de notes que vous pouvez importer simultanément est illimité. Cependant, vérifiez que votre fichier est inférieur à 250 Mo.
Règles de format des attributs
Si vous souhaitez importer des attributs qui ne sont pas disponibles par défaut, vous pouvez créer vos propres attributs personnalisés. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié : Créer et gérer les attributs personnalisés pour les opportunités et les entreprises. Vous ne pouvez pas créer d’attributs personnalisés pour les notes.
Qu’il soit par défaut ou personnalisé, chaque attribut appartient à l’un des types suivants : texte, nombre, booléen, date, catégorie, choix multiple ou utilisateur.
Chaque type d’attribut doit suivre des règles de format spécifiques. Développez les accordéons suivants pour en savoir plus sur chaque type d’attribut et ses règles de format :
Les attributs Texte sont utilisés pour stocker une chaîne de caractères alphanumériques, comme un mot, une expression ou une phrase. Lorsqu'ils sont utilisés dans un fichier d'importation, les attributs de texte n'ont aucune limite de caractères.
Vous pouvez utiliser un attribut de type texte pour importer la description d’une opportunité ou le code postal d’une entreprise.
Vous pouvez utiliser du texte enrichi pour mettre en forme l’attribut de note lors de l’importation de notes. Les éléments suivants sont pris en charge : <b>, <strong>, <em>, <ins>, <i>, <u>, <ul>, <li>, <br>, <p> et <a>.
Les attributs Nombre sont utilisés pour stocker des valeurs numériques écrites en décimales.
Vous pouvez utiliser un attribut numérique pour importer le nombre d'employés ou le chiffre d'affaires d'une entreprise.
Les attributs Booléen sont utilisés pour stocker des valeurs au format Oui/Non.
Vous pouvez utiliser un attribut booléen pour importer des informations indiquant si une entreprise a déjà eu un rendez-vous avec vous ou non.
Les attributs de type date sont utilisés pour stocker des valeurs de date. Le format des valeurs de cet attribut doit être similaire au format sélectionné dans les paramètres par défaut de votre compte Brevo (JJ-MM-AAAA ou MM-JJ-AAAA).
Vous pouvez utiliser un attribut de date pour importer la date à laquelle vous avez contacté ou rencontré une entreprise pour la première fois.
Les attributs de type catégorie sont utilisés pour stocker des valeurs à partir d'un ensemble défini de valeurs possibles.
Vous pouvez utiliser un attribut de catégorie pour importer le pays d'une entreprise et définir des valeurs possibles, comme « France », « Espagne », « Allemagne », etc. L'attribut Pays de chaque entreprise ne contiendra alors qu'une seule valeur parmi celles que vous avez spécifiées.
Les attributs de type choix multiple sont utilisés pour stocker un ensemble de valeurs possibles.
Vous pouvez utiliser un attribut de type choix multiple pour importer le type de produit impliqué dans une opportunité et définir les valeurs possibles comme Cours, Tapis de yoga et Livres. L’attribut Produits de chaque opportunité contiendra alors une ou plusieurs valeurs parmi ces trois choix.
Les attributs de type choix multiple doivent suivre le format : Option1|Option2|Option3.
Les attributs de type utilisateur sont utilisés pour stocker des valeurs d’utilisateur.
Vous pouvez utiliser un attribut de type utilisateur nommé Propriétaire BDR pour définir à quel BDR (Business Development Representative) une opportunité est attribuée en fonction de l’étape de votre pipeline de vente dans laquelle se trouve actuellement votre client.
Pour importer l’attribut Utilisateur, incluez l’adresse email de l’utilisateur Brevo que vous souhaitez attribuer à l’opportunité ou à l’entreprise.
Préparation de votre fichier d'importation
Veillez à inclure tous les attributs requis dans votre fichier d'importation :
- Pour les entreprises, vous pouvez vérifier quels attributs sont obligatoires depuis la page Gérer les attributs de création de l'entreprise. Par défaut, NOM DE L'ENTREPRISE et PROPRIÉTAIRE sont obligatoires. Si vous n'ajoutez pas de propriétaire pour vos entreprises lors de l'importation, vous serez le propriétaire par défaut.
- Pour les opportunités, vous pouvez vérifier quels attributs sont obligatoires depuis la page Gérer les attributs lors de la création d'une opportunité. Par défaut, NOM, PROPRIÉTAIRE DE L'OPPORTUNITÉ et ÉTAPE DE L'OPPORTUNITÉ sont obligatoires. Si vous n'ajoutez pas de propriétaire pour vos opportunités lors de l'importation, vous serez le propriétaire par défaut. Si vous n'ajoutez pas d'étape d'opportunité, l'étape d'opportunité par défaut sera Nouvelle.
- Pour les notes, les attributs obligatoires sont DATE, NOTE et au moins l’un des attributs suivants : CONTACT ASSOCIÉ (adresse email), OPPORTUNITÉ ASSOCIÉE (ID de l’opportunité) ou ENTREPRISE ASSOCIÉE (nom de l’entreprise).
Pour mettre en forme le fichier d’importation de vos opportunités, entreprises ou notes :
- [Recommandé] Dans une feuille de calcul, incluez une ligne d'en-tête et utilisez vos attributs Brevo par défaut ou personnalisés comme en-têtes de colonne.
- Collez les données de vos opportunités, entreprises, ou notes dans les champs correspondants.
- Sauvegardez votre fichier d'importation.
Lorsque vous avez terminé, le format de votre fichier d'importation devrait ressembler à l'un des exemples suivants :
| Exemple de fichier d’importation d'opportunités |
| Exemple de fichier d’importation d'entreprises |
| |
| Exemple de fichier d’importation de notes |
⏭ Et après ?
🤔 Vous avez des questions ?
Pour toute question, n’hésitez pas à contacter notre service client en créant un ticket à partir de votre compte. Si vous n’avez pas encore de compte, vous pouvez nous contacter ici.
Si vous avez besoin d'aide pour un projet impliquant Brevo, nous pouvons vous mettre en relation avec un Partenaire Brevo certifié.