In Brevo können Sie die Erstellung von Aufgaben mithilfe einer Automatisierung, die den Schritt Create a task (Aufgabe erstellen) enthält, mit unserem klassischen oder unserem neuen Automatisierungseditor ganz einfach automatisieren.
| Klassischer Automatisierungseditor | Neuer Automatisierungseditor |
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Die Automatisierung der Erstellung von Aufgaben kann für Zeit- und Effizienzgewinne sorgen, da sie Anfragen von Leads und Kunden schneller beantworten können, weil Sie automatisch an wichtige Aufgaben erinnert werden. Dies reduziert außerdem den Bedarf, Daten manuell einzugeben, sowie andere repetitive Aufgaben, sodass Sie sich stärker auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren können, die Ihr Know-how und Ihre Beurteilung erfordern.
Gut zu wissen
- Um zu erfahren, welche Automatisierungs-Templates im klassischen Automatisierungseditor verfügbar sind und wie Sie sie verwenden können, überprüfen Sie unseren Hilfebereich.
- Um zu erfahren, wie Sie Ihre eigene angepasste Automatisierung erstellen, lesen Sie unsere Artikel Erstellen einer Automatisierung mit dem klassischen Automatisierungseditor und Über den neuen Automatisierungseditor [BETA].
- Um mehr über die verfügbaren Einstiegspunkte/Trigger, Aktionen und Bedingungen/Regeln zu erfahren, lesen Sie unsere Artikel Verfügbare Einstiegspunkte, Aktionen und Bedingungen in einer Automatisierung und Neuer Automatisierungseditor [BETA] - Verfügbare Auslöser, Aktionen und Regeln in einer Automatisierung.
Schauen Sie sich zunächst unser Video-Tutorial an, in dem wir Ihnen zeigen, wie Sie eine Automatisierung erstellen, um Aufgaben automatisch zu erstellen 🚀.
Entdecken Sie in unseren folgenden Beispielen:
- Klassischer Editor für die Automatisierung: Wir erstellen eine Automatisierung, um die Erstellung einer Aufgabe mit dem Namen „Kund:in zurückrufen“ zu automatisieren, nachdem ein Kontakt unser Anmeldeformular ausgefüllt hat und zu unserer Kontaktliste mit dem Namen „Meine CRM-Liste“ hinzugefügt wurde.
- Neuer Automatisierungseditor: Wir erstellen eine Automatisierung, um die Erstellung einer Aufgabe namens „Kund:in zurückrufen“ zu automatisieren, nachdem ein Kontakt das Meeting „Kurspräsentation“ gebucht hat und zu unserer Kontaktliste „Anfängerkurse“ hinzugefügt wurde.
Schritt 1: Ihre Automatisierung erstellen
So erstellen Sie Ihre Automatisierung:
- Gehen Sie zu Automatisierungen.
- Klicken Sie auf Create an automation (Automatisierung erstellen).
- Wählen Sie eine vordefinierte Automatisierung oder erstellen Sie eine eigene:
- Vordefinierte Automatisierung: Wählen Sie eine Automatisierung und klicken Sie auf Use this automation (Diese Automatisierung verwenden).
- Benutzerdefinierte Automatisierung:Klicken Sie auf Start from scratch (Völlig neu beginnen), richten Sie die Automatisierung ein und geben Sie einen Einstiegspunkt an. In unserem Beispiel haben wir den Einstiegspunkt A contact submits a form (Ein Kontakt sendet ein Formular) hinzugefügt.
- (Optional) Fügen Sie alle Schritte hinzu, die Ihre Kontakte durchlaufen sollen, bevor sie den Schritt Aufgabe erstellen erreichen. In unserem Beispiel haben wir den Schritt Ein Kontakt wird zu einer Liste hinzugefügt hinzugefügt und Meine CRM Liste ausgewählt.
- Klicken Sie auf Use the new editor [Beta] (Den neuen Editor [Beta] benutzen).
- Optional: Klicken Sie auf den Namen Ihrer Automatisierung im Header, um sie zu aktualisieren.
- Fügen Sie einen Trigger hinzu. In unserem Beispiel haben wir den Trigger Meeting booked (Meeting gebucht) hinzugefügt:
- Ziehen Sie auf der Registerkarte Trigger den Schritt Meetings – Meeting booked (Meetings – Meeting gebucht) auf den Canvas und legen Sie ihn dort ab.
- Klicken Sie auf Add filters (Filter hinzufügen) auf der Karte Event filters (Ereignisfilter). Klicken Sie auf Add filters (Filter hinzufügen), um anzugeben, welche Meetings die Automatisierung auslösen sollen. In unserem Beispiel wählen wir Meeting name > Is exactly > Course presentation (Meeting-Name > Ist genau > Kurspräsentation).
- Klicken Sie auf Add filters (Filter hinzufügen).
- Optional: Klicken Sie auf Add filters (Filter hinzufügen) auf der Karte Contact filters (Kontaktfilter), um die Automatisierung auf bestimmte Kontakte zu beschränken.
- Klicken Sie auf Apply to step (Auf Schritt anwenden).
- Optional: Fügen Sie alle Schritte hinzu, die Ihre Kontakte durchlaufen sollen, bevor sie den Schritt Create a task (Eine Aufgabe erstellen) erreichen. In unserem Beispiel haben wir den Schritt Contacts – Contact added to list (Kontakte – Kontakt zur Liste hinzugefügt) hinzugefügt und unsere Liste „Anfängerklassen“ ausgewählt.
Schritt 2: Den Schritt „Create a task“ (Eine Aufgabe erstellen) hinzufügen
Um eine Aufgabe automatisch erstellen zu können, müssen Sie den Schritt Create a task (Aufgabe erstellen) zu Ihrer Automatisierung hinzufügen:
- Klicken Sie auf +.
- Wählen Sie Perform a CRM action > Create a task (Eine CRM-Aktion durchführen > Eine Aufgabe erstellen).
- Konfigurieren Sie Ihre Aufgabe:
- Category (Kategorie): Wählen Sie aus, welche Art von Aufgabe Sie erstellen möchten (E-Mail, Anruf, ToDo, Meeting, Mittagessen, Termin oder LinkedIn).
- (Optional) Titel: Geben Sie den Namen Ihrer Aufgabe ein. Der Platzhaltertext ist der Standardwert, wenn Sie keinen Namen angeben.
- Fälligkeitsdatum: Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe (sofort oder eine bestimmte Anzahl an Tagen nach der Erstellung der Aufgabe). Sie können außerdem die Dauer der Aufgabe festlegen.
- (Optional) Notes (Bemerkungen): Fügen Sie einige Informationen über die Aufgabe hinzu, z.B. wichtige Details, die Sie nicht vergessen sollten, der Kundin bzw. dem Kunden mitzuteilen.
- (Optional)Assignment ( Zuweisung):Wählen Sie aus, ob die Aufgabe der Kontakt-Eigentümerin bzw. dem Kontakt-Eigentümer oder einer bestimmten Nutzerin bzw. einem bestimmten Kunden zugewiesen werden soll oder ob sie nicht zugewiesen werden soll.
- Klicken Sie auf OK.
- (Optional) Fügen Sie alle Schritte hinzu, die Ihre Kontakte durchlaufen sollen, nachdem sie den Schritt Aufgabe erstellen erreicht haben.
- Wenn Sie den Workflow fertig erstellt haben, klicken Sie auf Den Workflow aktivieren.
- Ziehen Sie auf der Registerkarte Actions (Aktionen) den Schritt Deals – Create a task (Deals – Eine Aufgabe erstellen) auf den Canvas.
- Konfigurieren Sie Ihre Aufgabe:
- Task type (Aufgabentyp): Wählen Sie aus, welche Art von Aufgabe Sie erstellen möchten (E-Mail, Anruf, Todo, Meeting, Mittagessen, Termin oder LinkedIn).
- Titel: Geben Sie den Namen Ihrer Aufgabe ein.
- (Optional) Note (Bemerkung): Fügen Sie einige Informationen über die Aufgabe hinzu, z.B. wichtige Details, die Sie nicht vergessen sollten, der Kundin bzw. dem Kunden mitzuteilen.
- (Optional) Task assignment (Aufgabenzuweisung): Schalten Sie Assign a specific user (Einer bestimmten Benutzerin bzw. einem bestimmten Benutzer zuweisen) ein und wählen Sie die Benutzerin bzw. den Benutzer aus, dem Sie die Aufgabe zuweisen möchten. Wenn Sie keine Benutzerin bzw. keinen Benutzer auswählen, wird die Aufgabe standardmäßig der Eigentümerin bzw. dem Eigentümer des Kontakts zugewiesen.
- (Optional) Due date and time (Fälligkeitsdatum und -zeit): Schalten Sie Setup when the task is due (Einstellen, wenn die Aufgabe fällig ist) ein und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe (sofort oder eine bestimmte Anzahl von Tagen nach Erstellung der Aufgabe) und eine Fälligkeitszeit.
- Klicken Sie auf Save (Speichern).
- (Optional) Fügen Sie alle Schritte hinzu, die Ihre Kontakte durchlaufen sollen, nachdem sie den Schritt Aufgabe erstellen erreicht haben.
- Klicken Sie in der oberen Leiste auf Activate automation (Automatisierung aktivieren).
- Aktivieren Sie im Abschnitt Re-entry after exit (Wiederaufnahme nach Beendigung) die Option Allow contact re-entry after exit (Wiederaufnahme von Kontakten nach Beendigung zulassen).
- Klicken Sie auf Activate automation (Automatisierung aktivieren).
Jetzt wird jedes Mal, wenn Ihre Kontakte die Automatisierung durchlaufen, automatisch eine Aufgabe erstellt.
⏭️ Nächste Schritte
- Eine Aufgabe erstellen
- Eine Automatisierung erstellen, um automatisch Deals zu erstellen
- Eine Automatisierung erstellen, nachdem eine Deal-Phase aktualisiert wurde
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