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Créer votre fichier d'importation de contacts

Lors de l'importation de vos contacts dans Brevo, certaines données, telles que les adresses email et les numéros de téléphone, doivent être présentées dans un format spécifique pour être importées correctement. Par conséquent, avant d'importer vos contacts, nous vous recommandons de suivre cet article pour configurer correctement le fichier contenant les informations relatives à vos contacts.

📂 Exigences en matière de fichiers

  • Le nombre de contacts que vous pouvez importer simultanément est illimité. Votre fichier ne doit toutefois pas dépasser 250 Mo. Si votre fichier dépasse cette limite, divisez-le en fichiers plus petits que vous importerez séparément.
  • N'incluez qu'une seule feuille par fichier.
  • Enregistrez votre fichier dans l'un des formats suivants et assurez-vous que le séparateur est un point-virgule, une virgule ou une tabulation :

.CSV
(Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Google Sheets, Numbers)

.XLSX
(format ouvert Microsoft Excel)

.TXT
(Bloc-notes de Microsoft)

  • Enregistrez votre fichier avec le codage UTF-8 ou Windows-1252. Ces types de codage permettent de lire le contenu de votre fichier lorsqu'il contient des caractères spéciaux.

🛠️ Création du fichier

Dans cet article, à des fins d'illustration, nous allons créer un fichier .CSV à partir de zéro pour importer des contacts avec des attributs par défaut et personnalisés pour un professeur de yoga. Vous pouvez facilement adapter ce cas d'utilisation à vos besoins en suivant les exigences et les lignes directrices fournies dans cet article.

Étape 1: configurer votre fichier avec les attributs du contact

  1. Ouvrez votre tableur (Excel, Google Sheets) pour créer un nouveau fichier. Vous avez trois options pour commencer :
  2. Dans l'en-tête de votre fichier, ajoutez les informations que vous souhaitez importer concernant vos contacts. Chaque cellule représente un élément d'information qui sera associé à un attribut de contact Brevo et importé.
    Dans notre exemple, nous avons ajouté des attributs par défaut comme EMAIL ou FIRSTNAME, mais aussi des attributs personnalisés concernant les cours de yoga (FIRST_CLASS, LEVEL, FREE_TRIAL).
    contacts_import_file_header_fr.jpg
    Utilisez les onglets ci-dessous pour en savoir plus sur tous les attributs de contact disponibles ⬇️.
    Attributs de contact par défaut Attributs de contact personnalisés

    Par défaut, certains attributs de contact sont automatiquement créés par Brevo. Ils nécessitent un format spécifique pour être importés correctement :

    🆔 CONTACT_ID

    L'attribut CONTACT_ID est automatiquement créé par Brevo lorsque vous importez vos contacts. Il s'agit d'un nombre fixe qui ne peut pas être modifié. Vous ne pouvez récupérer l'identifiant de vos contacts qu'en les exportant à partir de Brevo. Nous vous recommandons d'inclure l'attribut CONTACT_ID dans votre fichier uniquement si vous souhaitez effectuer une importation pour mettre à jour vos contacts existants.

    contacts_contactID_en-us.jpg

    👤 PRENOM / NOM

    Pour importer le prénom et le nom de famille de vos contacts, utilisez les attributs de contact PRENOM et NOM.

    contacts_attributs_nom_prenom_fr.jpg

    ✉️ EMAIL

    Pour importer l'adresse email de vos contacts, utilisez l'attribut de contact EMAIL.

    contacts_email_en-us.jpg

    📱 SMS / WHATSAPP / LANDLINE_NUMBER
    💡 Bon à savoir
    Les contacts peuvent avoir le même numéro de téléphone pour les SMS, WhatsApp et Phone. Des blocklists distinctes sont utilisées lorsqu'un contact se désinscrit des SMS, de WhatsApp ou de Phone.

    Pour importer le numéro de téléphone d'un contact, utilisez les attributs de contact par défaut suivants comme en-têtes de colonne :

    • SMS pour le numéro de téléphone utilisé pour les messages SMS.
    • WHATSAPP pour le numéro de téléphone utilisé pour les messages WhatsApp.
    • LANDLINE_NUMBER pour le numéro de téléphone utilisé pour les appels via l'application Phone.

    Incluez toujours le signe + et l'indicatif du pays au début du numéro de téléphone et ne séparez pas les chiffres par un caractère spécial.

    contacts_phone_en-us.jpg

Lorsque vous importez votre fichier dans Brevo, vous pouvez directement créer de nouveaux attributs. Vous ne devez pas nécessairement les créer au préalable.

Étape 2 : ajouter les informations de vos contacts au fichier

Vous pouvez désormais remplir le fichier avec les informations de vos contacts :

  • Vous pouvez copier les données d'un autre programme ou d'un fichier exporté, ou
  • vous pouvez les saisir directement dans le fichier.

Veillez à ce que chaque colonne contienne des informations correspondant à l'attribut de l'en-tête de votre fichier et à ce que chaque ligne contienne des informations concernant un seul contact :

contacts_fichier_exemple_fr.jpg

Étape 3 : vérifier le format de vos données

Maintenant que votre fichier contient toutes les données que vous souhaitez importer, prenez le temps de vérifier qu'il est correctement mis en forme. Si des données sont mal mises en forme, il est possible que les informations soient importées de manière incorrecte ou ne soient pas importées du tout.

À titre d'exemple, voici quelques points que nous vous recommandons de vérifier :

  • L'adresse email de vos contacts : assurez-vous que les adresses email figurant dans votre fichier sont valides et qu'il ne manque aucune information.
    Dans l'exemple erroné ci-dessous, l'adresse email ne contient pas le suffixe du domaine :
    rose@exemple rose@exemple.com
  • Le numéro de téléphone de vos contacts : assurez-vous que les numéros de téléphone de votre fichier comprennent le signe + suivi de l'indicatif du pays et que les chiffres ne sont pas séparés par un caractère spécial.
    Dans l'exemple erroné ci-dessous, il manque le signe + et l'indicatif du pays dans le numéro de téléphone et les chiffres sont séparés par des caractères spéciaux :
    (337) 456-9342 +13374569342
  • Les attributs de contact de type catégorie : vérifiez que les attributs de contact de type catégorie de votre fichier contiennent le numéro d'identification de la valeur et non la valeur elle-même.
    Dans l'exemple erroné ci-dessous, l'attribut de contact de type catégorie contient la valeur au lieu du numéro d'identification :
    DEBUTANT 1
    INTERMEDIAIRE 2
    EXPERT 3

Étape 4 : enregistrer votre fichier

Une fois que vous avez terminé et correctement mis en forme votre fichier, enregistrez-le au format .CSV, .XLSX ou .TXT en utilisant le codage UTF-8 ou Windows-1252.

Utilisez les accordéons ci-dessous pour apprendre à coder un fichier en UTF-8 à l'aide de divers éditeurs de tableurs ⬇️.

Microsoft Excel
  1. Ouvrez votre fichier dans Microsoft Excel.
  2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
  3. Nommez votre fichier.
  4. Sélectionnez CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (.csv) comme format de fichier.
    excel_EN.png
  5. Cliquez sur Enregistrer.
📗 Google Spreadsheet
  1. Ouvrez votre fichier dans Google Spreadsheet.
  2. Cliquez sur Fichier > Télécharger.
  3. Sélectionnez le format de fichier Valeurs séparées par des virgules (.csv, feuille actuelle).
    utf8_googlespreadsheet.jpg
🗒️ Bloc-notes
  1. Ouvrez votre fichier dans le Bloc-notes.
  2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
  3. Nommez votre fichier et ajoutez l'extension .csv à la fin.
  4. Dans le menu déroulant Type, sélectionnez Tous les fichiers.
  5. Dans le menu déroulant Codage, choisissez UTF-8.
    utf8_notepad.jpg
  6. Cliquez sur Enregistrer.
📄 LibreOffice
  1. Ouvrez votre fichier dans LibreOffice.
  2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
  3. Nommez votre fichier.
  4. Dans le menu déroulant Type, sélectionnez Texte CSV (.csv).
  5. Activez l'option Éditer les paramètres du filtre.
    utf8_libreoffice.png
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Dans la boîte de dialogue Exporter un fichier texte, sélectionnez l'option Unicode (UTF-8) dans le menu déroulant Jeu de caractères.
  8. Définissez le délimiteur de champ et le délimiteur de chaîne.
  9. Cliquez sur OK.
📊 Numbers
  1. Ouvrez votre fichier dans Numbers.
  2. Cliquez sur Fichier.
  3. Sélectionnez Exporter vers... > CSV....
    utf8_numbers.jpg
  4. Cliquez sur Options avancées.
  5. Cliquez sur le menu déroulant Codage du texte.
  6. Sélectionnez Unicode (UTF-8).
    utf8_numbers2.jpg
  7. Cliquez sur Suivant.
  8. Nommez votre fichier et choisissez un emplacement.
  9. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 5 : importer votre fichier dans Brevo

Il vous reste désormais à importer les données de vos contacts dans Brevo ! Vous trouverez toutes les informations dans notre article Importer vos contacts dans Brevo.

FAQ

🤝 Puis-je associer mes contacts à des opportunités et à des entreprises ?

Vous pouvez associer vos contacts à des opportunités et à des entreprises en ajoutant des champs spécifiques à votre fichier et en les important dans Brevo. Pour en savoir plus, consultez notre article Associer mes entreprises, mes opportunités et mes contacts.

📱 Le signe "+" pour les numéros de téléphone disparaît lorsque je l'ajoute à mon fichier. Comment puis-je faire en sorte qu'il demeure ?

Si le signe "+" disparaît lorsque vous l'ajoutez à l'un des numéros de téléphone dans votre fichier, ajoutez une apostrophe avant ce signe. Cela permettra à votre tableur d'identifier qu'il s'agit d'un numéro de téléphone.

🗒️ Puis-je importer un fichier contenant des champs vides ?

Oui, vous pouvez importer un fichier contenant des champs vides. Les résultats dépendent du type de contacts que vous importez et des options que vous activez lors de la finalisation de l'importation :

Mon fichier contient le caractère de remplacement UTF-8 "�". Que se passera-t-il lorsque je le téléchargerai ?

Si vos données de contact contiennent le caractère de remplacement UTF-8 "�", elles seront ignorées et l'attribut de contact correspondant ne sera pas importé dans Brevo. Ce caractère peut apparaître lors de l'exportation de données à partir de certains outils car il est utilisé pour remplacer des caractères inconnus, non reconnus ou non représentables.

⏩ Et après ?

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