Recherche

Configurer un bot de formulaire de contact

clickable_banner-pricing_7_en-us.png

❗️ Important
Le bot du formulaire de contact ne peut être utilisé qu’avec le widget de chat. Il ne peut pas être utilisé pour les conversations Instagram Direct, Facebook Messenger et WhatsApp.

Un bot de formulaire de contact accueille vos visiteurs et pose une série de questions pour collecter leurs coordonnées via le widget de chat sur votre site web. Il vous aide à identifier vos visiteurs pour permettre l’envoi de vos réponses par email s’ils quittent votre site web et les ajouter à votre liste de contacts. 

speed_-_contact_form_example.gif

Bon à savoir

  • Le formulaire de contact ne peut pas encore être ajouté à un scénario de chatbot .
  • Si le formulaire de contact est facultatif, la phrase de bot par défaut thanksForMessage est affichée pour accueillir votre visiteur après son premier message. Pour savoir comment personnaliser les phrases du bot, consultez notre section dédiée dans cet article.

Étape 1 : choisir quand afficher le bot du formulaire de contact

💡 Bon à savoir
Selon les options que vous sélectionnez, vos visiteurs ne devront pas forcément remplir le formulaire dans sa totalité. Vous pouvez également personnaliser les champs du formulaire de contact afin de les rendre obligatoires ou optionnels.

Pour accéder aux paramètres du bot de formulaire de contact, cliquez sur le menu déroulant du compte et sélectionnez Paramètres > Boîte de réception > Formulaire de contact.

Vous pouvez configurer l’affichage du bot du formulaire de contact :

🟢 Quand les agents sont en ligne

La fonctionnalité Quand les agents sont en ligne vous permet de collecter les coordonnées de vos visiteurs avant de leur répondre. Vous pouvez mieux connaître votre visiteur sans passer trop de temps sur des questions concernant ses coordonnées.

Pour choisir quand activer le bot du formulaire de contact lorsque les agents sont en ligne, sélectionnez l’une des options dans la liste déroulante. Développez les accordéons correspondants pour en savoir plus sur chaque option :

Immédiatement, après le premier message

2022-01-20_16-15-56__1_.gif

Sélectionnez Immédiatement, après le premier message pour afficher le bot du formulaire de contact après avoir reçu le premier message de votre visiteur. Si vous choisissez cette option, la case Recevoir les messages seulement une fois le formulaire de contact rempli s’affiche. Deux choix s'offrent à vous :

  • [Recommandé] Rendre le formulaire de contact facultatif
    Désactivez l’option Recevoir les messages seulement une fois le formulaire de contact rempli pour recevoir directement le message de votre visiteur et rendre le formulaire de contact facultatif lorsque les agents sont en ligne.
    Cela permettra à tout visiteur de vous contacter, qu’il accepte de partager ses coordonnées ou non. 
    💡 Bon à savoir
    Avant que le formulaire de contact ne s’affiche, la phrase du bot beforeForm demande aux visiteurs de se présenter. La phrase du bot startOnline ou startOnline_email est ensuite affichée aux visiteurs dans le widget de chat. Pour savoir comment personnaliser les phrases du bot, consultez notre section dédiée dans cet article.
  • Rendre le formulaire de contact obligatoire 
    ❗️ Important
    Cela pourrait décourager les visiteurs ne souhaitant pas partager leurs coordonnées de vous contacter et ainsi diminuer votre taux de conversion. 
    Activez l’option Recevoir les messages seulement une fois le formulaire de contact rempli pour recevoir le message de votre visiteur seulement après qu’il a rempli le formulaire de contact et rendre le formulaire de contact obligatoire lorsque les agents sont en ligne.
    💡 Bon à savoir
    La phrase du bot par défaut startOnline_email ou startOnline_required est affichée à vos visiteurs dans le widget de chat. Pour savoir comment personnaliser les phrases du bot, consultez notre section dédiée dans cet article.
Si les agents tardent à répondre

2022-01-20_15-47-10__1_.gif

Sélectionnez Si les agents tardent à répondre pour rendre le formulaire de contact facultatif et l’afficher lorsque les agents sont en ligne mais ont dépassé le temps maximum pour répondre au message du visiteur.
Dans le champ de texte Temps d’attente, spécifiez le délai après lequel le bot démarrera. 

💡 Bon à savoir
La phrase du bot par défaut startOnline ou startOnline_email est affichée à vos visiteurs dans le widget de chat. Pour savoir comment personnaliser les phrases du bot, consultez notre section dédiée dans cet article.
Jamais
2022-01-20_15-57-19__1_.gif Sélectionnez Jamais pour désactiver le bot du formulaire de contact lorsque les agents sont en ligne.

⚪️ Lorsque les agents sont hors ligne ou invisibles

La fonctionnalité Lorsque les agents sont hors ligne ou invisibles est activée par défaut et envoie le formulaire de contact automatiquement après le premier message de votre visiteur. 

2022-01-19_12-30-44__1_.gif

Deux choix s'offrent à vous :

[Recommandé] Rendre le formulaire de contact obligatoire Rendre le formulaire de contact facultatif
Activez l’option Recevoir les messages hors ligne seulement une fois le formulaire de contact rempli pour recevoir le message de votre visiteur seulement après qu’il a rempli le formulaire de contact et rendre le formulaire de contact obligatoire lorsque les agents sont en ligne ou invisibles.
Cela vous aidera à réduire le nombre de messages reçus lorsque vous êtes hors ligne, en vous permettant de filtrer les visiteurs qui ont décidé de ne pas partager leurs coordonnées.
💡 Bon à savoir
La phrase du bot par défaut startOffline_email ou startOffline_required est affichée à vos visiteurs dans le widget de chat. À la fin du formulaire de contact, la phrase du bot par défaut details s'affiche. Pour savoir comment personnaliser les phrases du bot, consultez notre section dédiée dans cet article.

Étape 2 : personnaliser les champs du formulaire de contact

💡 Bon à savoir
Les champs Prénom, Nom, Email et Numéro de téléphone sont des champs par défaut et leurs noms ne peuvent pas être modifiés. 
Lorsqu’il est activé, le bot du formulaire de contact affiche un court formulaire demandant aux visiteurs des détails tels que leur nom et leur adresse email après qu'ils ont envoyé leur premier message. Vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez que vos visiteurs remplissent à partir de la section Champs du formulaire.
conversations_contact-form-attributes_EN-US.gif

Pour personnaliser votre formulaire de contact :

  1. Cliquez sur le menu déroulant du compte et sélectionnez Paramètres > Boîte de réception > Formulaire de contact.
  2. Dans la section Ajouter un champ, sélectionnez les champs que vous souhaitez que vos visiteurs renseignent ou cliquez sur + Créer un nouvel attribut du contact.
  3. Dans le champ Nom du champ, entrez un nom pour chaque champ qui sera visible par vos visiteurs.
  4. Cochez la case Champ requis pour rendre un champ obligatoire.
     
    💡 Bon à savoir
    Si vous cochez la case Champ requis pour le champ Email, la phrase du bot par défaut afterForm_email est affichée à vos visiteurs dans le widget de chat. Si ce n’est pas le cas, la phrase du bot par défaut afterForm s’affiche. Pour savoir comment personnaliser les phrases du bot, consultez notre section dédiée dans cet article.
  5. Faites glisser et déposez les champs pour les réorganiser. 
  6. Cliquez sur Supprimer pour retirer un champ. 
    ❗️ Important
    • Si vous avez plusieurs langues d’assistance, n’oubliez pas de mettre à jour le champ Nom du champ dans chaque onglet de langue en haut du champ. Les champs par défaut sont déjà traduits.
    • Les champs correspondent aux attributs du contact définis dans Paramètres > Contacts > Attributs du contact. Seuls les attributs de type texte peuvent être utilisés.
    • Lorsque les visiteurs remplissent le formulaire, leurs coordonnées sont automatiquement synchronisées avec votre liste de contacts Brevo.

Étape 3 : consentement des visiteurs

❗️ Important
Si vous travaillez avec des clients de l’UE, modifiez les champs de texte de consentement et/ou les phrases du bot par défaut pour vous conformer au RGPD et informer les visiteurs des raisons pour lesquelles leurs données seront utilisées et de la manière dont cela sera fait. Les exemples ci-dessous sont fournis à titre d’illustration seulement et ne constituent pas des conseils juridiques. Les informations fournies aux clients en vertu du RGPD et d’autres lois sur la protection de la vie privée doivent refléter le contexte et les finalités spécifiques de votre traitement des données.

Il est important de savoir quand et comment demander le consentement de vos visiteurs dans votre formulaire de contact. 

Quand devez-vous demander le consentement de vos visiteurs ?

❗️ Important
Cette section fournit des conseils sur la façon de demander le consentement des visiteurs. Pour assurer la conformité avec le RGPD ou d’autres lois applicables en matière de protection des données (là où se trouvent votre organisation ou vos clients), contactez votre conseiller juridique. Brevo n’est pas responsable si vous utilisez ses services de manière non conforme au RGPD ou à d’autres lois applicables.

Si vous souhaitez utiliser les données de vos visiteurs à quelque fin que ce soit, vous devez leur indiquer comment et pourquoi vous utiliserez leurs données et même demander leur consentement dans des situations spécifiques :

  • Ne recueillez que des informations pertinentes à des fins claires et légitimes.
    Par exemple, vous n’avez pas besoin de la date de naissance d’un visiteur pour le contacter.

  • Expliquez toujours comment et pourquoi vous utiliserez leurs données (par exemple, pour les statistiques, la qualité du service ou la newsletter).

  • Vous êtes responsable du traitement et du partage des données personnelles de vos clients.

Il est obligatoire de demander le consentement de vos visiteurs pour traiter leurs données personnelles. Celui-ci doit être donné librement, spécifique, éclairé, explicite et sans ambiguïté.

Pour vous conformer au RGPD, vous pouvez modifier les messages de la case de consentement des visiteurs et les phrases du bot dans votre formulaire de contact afin que les visiteurs comprennent clairement et acceptent explicitement votre utilisation de leurs données.

Modifier les phrases du bot et les messages de consentement Formulaire de contact côté visiteurs
conversations_checkbox-bot-phrases-custom_EN-US.png conversations_contact-form-inform-ask-consent2_EN-US_copy.png

Comment demander le consentement des visiteurs ?

Vous pouvez demander directement le consentement de vos visiteurs en cliquant sur le menu déroulant du compte et en sélectionnant Paramètres > Boîte de réception > Formulaire de contact. Dans la section Consentement des visiteurs, vous pouvez décider de recueillir ou non le consentement de vos visiteurs pour vos conditions et communications marketing, et fournir des détails supplémentaires sur la manière et les raisons pour lesquelles leurs données seront utilisées dans les champs de texte correspondants :

❗️ Important
Si vous souhaitez proposer votre assistance en plusieurs langues, n’oubliez pas de mettre à jour vos messages dans toutes les langues en cliquant sur les onglets en haut de chaque champ de texte.
  • Demander le consentement à vos conditions
    conversations_visitors-consent-terms-conditions_EN-US.png

    Cochez cette case pour demander aux visiteurs s’ils acceptent vos conditions générales et confirmer qu’ils ont lu la politique de confidentialité de votre site web ou tout autre document juridique pertinent. Vos visiteurs devront obligatoirement cocher cette case pour pouvoir envoyer leur message.

    Modifiez le message par défaut pour coller le lien vers votre page Conditions d’utilisation et pour ajouter toute information de collecte de données supplémentaire à laquelle vos visiteurs doivent consentir.
  • Demander le consentement à vos communications marketing
    ❗️ Important
    Si vous ne cochez pas cette case ou si vos visiteurs ne consentent pas à recevoir vos communications marketing, ils seront automatiquement blocklistés et ne recevront pas vos campagnes email, SMS et WhatsApp. Cependant, si les données du visiteur étaient déjà stockées dans votre base de données de contacts, elles resteront inchangées. 
    Pour en savoir plus sur les contacts blocklistés, consultez notre article dédié FAQ - Quels sont les différents types de contacts blocklistés ?.
    conversations_visitors-consent-marketing-communication_EN-US.png

    Cochez cette case pour demander aux visiteurs s’ils acceptent de recevoir vos emails marketing. Vos visiteurs peuvent laisser cette case décochée, elle est facultative.

    Vous pouvez modifier le message par défaut.

Étape 4 : personnaliser les phrases du bot

Les phrases du bot sont les phrases automatiques que les visiteurs reçoivent via votre chatbot. Le type de phrase du bot qui apparaît dépend de votre statut, du fait que le formulaire soit obligatoire ou non, et d’autres facteurs.

Si vous souhaitez utiliser les données de vos visiteurs à quelque fin que ce soit, vous devez leur indiquer comment et pourquoi vous utiliserez leurs données et même demander leur consentement dans des situations spécifiques. Vous pouvez modifier les phrases du bot par défaut pour ajouter des informations spécifiques sur la manière dont vous utilisez les données de vos visiteurs et les raisons pour lesquelles vous le faites. Pour en savoir plus, consultez notre section dédiée dans cet article.

Que sont les phrases du bot et comment les personnaliser ?

💡 Bon à savoir
  • Selon les options que vous sélectionnez, vos visiteurs n'auront pas nécessairement à remplir le formulaire dans sa totalité. Pour en savoir plus sur la façon de rendre votre formulaire de contact obligatoire ou facultatif, consultez notre section dédiée dans cet article. Vous pouvez également personnaliser les champs du formulaire de contact afin de les rendre obligatoires ou facultatifs.
  • Nous vous conseillons d’écrire les phrases du bot à la troisième personne pour faire comprendre à vos visiteurs qu’ils s’adressent à un bot et pour éviter toute confusion.

Les phrases du bot sont renseignées par défaut, mais vous pouvez également les personnaliser. Elles sont affichées dans un ordre précis dans votre chatbot.

Pour personnaliser les phrases du bot :

  1. Cliquez sur le menu déroulant du compte et sélectionnez Paramètres > Boîte de réception > Formulaire de contact.
  2. En bas de la page Formulaire de contact, cliquez sur 🔧  Phrases du bot.
  3. Modifiez les champs souhaités.
  4. (Facultatif) Pour restaurer les phrases du bot par défaut, supprimez l'intégralité du champ et cliquez quelque part en dehors de celui-ci.

Comprendre les phrases du bot

❗️ Important
Si vous souhaitez proposer votre assistance en plusieurs langues, vous pouvez mettre à jour les phrases du bot dans toutes les langues en cliquant sur les onglets en haut de chaque champ de texte.

Le tableau suivant indique quelle phrase du bot apparaîtra dans chaque situation :

Commande Catégorie Phrase du bot Description
1 Merci 
thanksForMessage

S’affiche après le premier message du visiteur si le formulaire est facultatif. Elle est suivie de la phrase du bot startOnline(_email) ou startOffline(_email), selon votre statut.
2 Quand en ligne
Ces messages s’affichent lorsqu’un agent est en ligne.


 
startOnline
 S’affiche après thanksForMessage lorsque le formulaire de contact est facultatif. 
startOnline_required
 S’affiche lorsque le formulaire de contact est obligatoire.
 
startOnline_email
 S’affiche après thanksForMessage lorsque vous connaissez déjà l’adresse email du visiteur.
Par exemple, si celui-ci a déjà discuté avec vous et fourni son adresse email.

Dans le mode de messagerie

Ces messages s’affichent lorsque tous les agents sont invisibles ou hors ligne.

 

 

 
startOffline
 S’affiche après thanksForMessage lorsque le formulaire de contact est facultatif. 
 
startOffline_required
 S’affiche lorsque le formulaire de contact est obligatoire. 
startOffline_email

S’affiche après thanksForMessage lorsque vous connaissez déjà l’adresse email du visiteur.

Par exemple, si celui-ci a déjà discuté avec vous et fourni son adresse email.
3 Formulaire de contact 
beforeForm
 S’affiche après les phrases du bot startOnline ou startOffline lorsque le formulaire de contact est facultatif.
4 Merci

 
afterForm
 S’affiche après qu’un visiteur a complété le formulaire, si vous n’avez pas demandé d’adresse email. 
afterForm_email
 S’affiche après qu’un visiteur a complété le formulaire, si son adresse email est requise.
5 Ajout de détails  
details
 S’affiche à la fin du formulaire de contact après toutes les phrases du bot hors ligne précédentes.

🤔 Vous avez des questions ?

Pour toute question, n’hésitez pas à contacter notre service client en créant un ticket à partir de votre compte. Si vous n’avez pas encore de compte, vous pouvez nous contacter ici.

Si vous avez besoin d'aide pour un projet impliquant Brevo, nous pouvons vous mettre en relation avec une agence partenaire Brevo.

💬 Cet article vous a-t-il été utile ?

Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 2 sur 7