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Associer mes entreprises, mes opportunités et mes contacts

Une fois vos Entreprises, Opportunités et Contacts importés dans Brevo, nous vous recommandons de les associer pour rester organisé et mieux suivre vos opportunités. Par exemple, si vous communiquez avec plusieurs entreprises, vous pouvez associer à ces entreprises tous les clients (contacts) et Opportunités correspondants.

Les associations s'effectuent toujours à double sens. Par exemple, si vous associez des entreprises à des contacts, les contacts seront également associés aux entreprises.

Qu'est-ce que l'association groupée ?

Vous pouvez associer des objets (Entreprises, Opportunités et Contacts) manuellement lors de leur création. Cependant, cette pratique peut prendre du temps si vous avez de nombreux objetsà associer. Grâce à notre fonctionnalité d'association groupée, vous pouvez associer plusieurs objets enune seule fois, par le biais d'une simple importation. Cette option est plus rapide que l'association manuelle d'objets.

Avant de commencer

  • Assurez-vous d'avoir déjà importé ou créé les entreprises, les opportunités et les contacts que vous souhaitez associer à votre compte Brevo.
  • Dans l'exemple de cet article, nous associons 3 objets : des entreprises avec des opportunités et des contacts.
  • Pour associer uniquement deux objets (par exemple, seulement des entreprises avec des contacts), suivez les mêmes étapes que celles décrites ci-dessous, mais :
    ➡️ à l'étape 1, exportez uniquement les données que vous souhaitez associer ;
    ➡️ à l'étape 2, ajoutez seulement 1 colonne associée.
    Vous pouvez vérifier les autres associations possibles à la fin de cet article.

🖇 Associer des entreprises, des opportunités et des contacts en groupe 

Dans le cadre de cette procédure, pour associer vos entreprises, vos opportunités et vos contacts, vous devrez importer un fichier dans lequel vous utiliserez l'identifiant des objets (Entreprise, Opportunité, Contact) pour les faire correspondre. Cette procédure n’est pas technique, mais vous devez suivre attentivement les étapes ci-dessous.

Cette procédure s'effectue en 3 étapes :

📤 Étape 1 : exportez vos entreprises, vos opportunités et vos contacts

Pour associer des entreprises, des opportunités et des contacts, vous devez utiliser leur identifiant pour les faire correspondre. Les identifiants sont des numéros d'identification uniques qui sont générés automatiquement par Brevo. Pour collecter ces identifiants, vous devez exporter (à partir de Brevo) les Entreprises, les Opportunités et les Contacts que vous souhaitez associer.

Dans notre exemple, pour associer les entreprises, les opportunités et les contacts, vous avez besoin de trois exportations :

  • L'exportation des entreprises que vous réimporterez dans Brevo à la fin de la procédure avec deux nouvelles colonnes Opportunité associée et Contact associé. Cette exportation vous permettra d'associer des opportunités et des contacts à vos entreprises.
  • L'exportation des opportunités pour récupérer vos identifiants d'opportunités et les ajouter à la colonne Opportunité associée dans le fichier d'exportation des entreprises.
  • L'exportation des contacts pour récupérer les attributs EMAIL (ou ID) de vos contacts et les ajouter à la colonne Contact associé du fichier d'exportation des entreprises.
  1. Exportez les entreprises, les opportunités et les contacts que vous souhaitez associer. Pour savoir comment exporter des objets, consultez nos articles dédiés Exporter vos entreprises, Exporter vos opportunités et Exporter vos contacts à partir de Brevo.
    Pour chaque exportation, les attributs suivants sont nécessaires :
    • ID de l'entreprise et Nom pour l'exportation des Entreprises (sélectionnés par défaut).
    • ID de l'opportunité et Nom de l'opportunité pour l'exportation des Opportunités (sélectionnés par défaut).
    • EMAIL (sélectionné par défaut) ou ID de contact pour l'exportation des Contacts. Nous vous recommandons également de sélectionner les attributs NOM et PRENOM. Cela vous aidera à identifier rapidement vos contacts.
  2. Vous avez exporté les trois fichiers pour les entreprises, les opportunités et les contacts. Vous trouverez leurs identifiants dans chaque exportation, comme dans l'exemple ci-dessous. Ces identifiants vous aideront à associer chaque objet dans les étapes suivantes.
    Companies_export.png Deals_export.png
      Contacts_export.png

📝 Étape 2 : associez vos entreprises avec vos opportunités et vos contacts dans le fichier d'exportation des entreprises

Maintenant que vous avez exporté vos entreprises, vos opportunités et vos contacts, vous devez les associer en faisant correspondre l'ID d'opportunité et l'attribut de contact EMAIL (ou son ID) correspondants pour chaque entreprise. Pour ce faire, vous devez créer deux nouvelles colonnes appelées « Associated Deal » (Opportunité associée) et « Associated Contact » (Contact associé) :

  1. Ouvrez vos fichiers d'exportation des Entreprises, des Opportunités et des Contacts
  2. Dans le fichier d'exportation des entreprises, créez deux nouvelles colonnes appelées Associated Deal et Associated Contact
    ❗️ Important
    Le nom des colonnes doit être exactement Associated Deal et Associated Contact, écrits en anglais pour que cela fonctionne. Si vous l'écrivez de manière incorrecte (par exemple, Associated Deals, Associate Company, etc.), l'association ne sera pas détectée.
  3. (Facultatif) Ajoutez des colonnes supplémentaires pour indiquer le nom de vos opportunités et de vos contacts à côté des colonnes Associated Deal et Associated Contact. Cela aidera à mieux les identifiermceclip9.png
  4. Associez les Opportunités de cette manière :
    1. Dans votre fichier d'exportation des opportunités, copiez l'ID des opportunités.
    2. Dans votre fichier d'exportation des entreprises , collez l' ID des opportunités dans la colonne Associated Deal correspondante.
      Paste_Associated_Deals_2.png
  5. Associez les contacts de la manière suivante :
    1. Dans votre fichier d'exportation des contacts, copiez l'attribut EMAIL (ou l'ID des contacts).
    2. Dans votre fichier d'exportation des entreprises, collez l'attribut EMAIL (ou l'ID des contacts) dans lacolonne correspondante Contact associé .
      Paste_Associated_Contacts_2.png
  6. Chaque entreprise, opportunité et contact qui figurent sur la même ligne seront associés ensemble. 
    mceclip0.png
  7. Si vous avez besoin d'associer une seule entreprise à plusieurs opportunités ou à plusieurs contacts, vous devez dupliquer la ligne de l'entreprise et, pour chaque ligne, ajouter le contact associé (EMAIL ou CONTACT ID) et l'opportunité associée (Deal ID), comme indiqué aux étapes 3 et 4 ci-dessus.
    Dans cet exemple, nous associons l'entreprise Company 1 à trois contacts différents ; nous avons donc créé trois lignes :
    mceclip1.png

Le fichier d'exportation de vos entreprises contient désormais l'ID des opportunités et l'EMAIL (ou ID) des contacts que vous souhaitez associer à chaque entreprise. Vous allez maintenant l'importer.

📥 Étape 3 : importer votre fichier dans Brevo

La dernière étape consiste à importer le fichier d'exportation de vos entreprises qui contient les opportunités et les contacts associés afin de finaliser l'association. 

❗️ Important
Cet exemple est basé sur l'exportation des entreprises. Si vous avez utilisé l'exportation Opportunités pour associer des objets, vous devez l'importer depuis Opportunités.
  1. Depuis Brevo, accédez à Opportunités > Entreprises.  
  2. Cliquez sur Importer des entreprises.
  3. Téléchargez le fichier des Entreprises dans lequel vous avez ajouté les colonnes Associated Deal et Associated Contact.
  4. Cliquez sur Confirmer votre fichier.
  5. Sous la colonne Attributs d'entreprise, sélectionnez dans la liste déroulante les champs de données de l'entreprise que vous souhaitez associer aux attributs de l'entreprise Brevo. Pour ignorer un attribut, choisissez Ne pas importer dans la liste déroulante. Vous pouvez associer autant d'attributs que nécessaire. Seuls les attributs ID d'entreprise, Opportunité associée et Contact associé sont obligatoires et ne peuvent pas être modifiés. 
    mceclip7.png
    ❗️ Important
    Lorsque l'association n'est pas détectée automatiquement, les éléments « Associated XX » ne s'affichent pas sous la colonne Attribut d'entreprise. Cela signifie que vous devez vérifier le nom de la colonne dans votre fichier. Le nom de la colonne doit être exactement Associated Deal ou Associated Contact pour que l'association fonctionne.
  6. Cliquez sur Confirmer
  7. Pour finaliser votre importation, configurez les paramètres d'importation. 

    1. Désactivez Importer des champs vides pour effacer les données existantes des attributs.
      Dans ce cas précis, nous vous conseillons de garder cette option désactivée afin de ne pas écraser des données accidentellement.
    2. Sélectionnez Associer les entreprises aux objets correspondants pour associer vos entreprises aux contrats et aux contacts. 
      L'option Dissocier les entreprises des objets correspondants est utile si vous avez déjà associé des objets en groupe, que vous avez fait une erreur et que vous souhaitez les dissocier.
  8. Cliquez sur Confirmer votre import.

Vos entreprises, opportunités et contacts sont désormais associés ! Vous pouvez accéder à votre rapport d'importation à partir du Centre de notifications. Ce rapport affiche un résumé de votre importation et des données clés telles que les objets importés, non correctement importés, pour quelle raison et plus encore.

Par conséquent, vos entreprises, opportunités et contacts sont désormais associés :

mceclip4.gif

🔗 Autres associations possibles

Vous pouvez suivre la même procédure pour associer d'autres objets. Les trois autres situations sont décrites ci-dessous.

Associer des entreprises et des contacts
  1. À l'étape 1 : exportez les entreprises et les contacts.
  2. À l'étape 2 : créez une nouvelle colonne appelée Associated Contact dans le fichier d'exportation de vos entreprises.
  3. À l'étape 2 : collez l'attribut EMAIL ou l'ID des contacts dans la colonne Associated Contact.
  4. À l'étape 3, importez le fichier d'exportation des entreprises mis à jour dans Opportunités > Entreprises > Importer des entreprises.
Associer des entreprises et des opportunités
  1. À l'étape 1 : exportez les entreprises et les opportunités.
  2. À l'étape 2 : créez une nouvelle colonne appelée Associated Deal dans le fichier d'exportation de vos entreprises.
  3. À l'étape 2 : collez l'ID des opportunités dans la colonne Associated Deal.
  4. À l'étape 3, importez le fichier d'exportation des entreprises mis à jour dans Opportunités > Entreprises > Importer des entreprises.
Associer des opportunités et des contacts
  1. À l'étape 1 : exportez vos opportunités et vos contacts.
  2. À l'étape 2 : créez une nouvelle colonne appelée Associated Contact dans le fichier d'exportation de vos opportunités.
  3. À l'étape 2 : collez l'attribut EMAIL ou l'ID des contacts dans la colonne Associated Contact.
  4. À l'étape 3 - Importez le fichier d'exportation des opportunités mis à jour dans Opportunités > Importer des opportunités.

FAQ

Puis-je associer une seule entreprise ou opportunité avec plusieurs contacts ?

Oui, c'est possible. Comme expliqué à l'étape 2 > 6, vous devez dupliquer la ligne et associer un objet à chaque ligne :

  1. Dans votre fichier d'exportation (étape 2), ajoutez le même ID d'entreprise sur trois lignes différentes.
    mceclip1.png
  2. Dans la colonne Contact associé, ajoutez chaque ID de contact (ou EMAIL) ou ID d'opportunité que vous souhaitez associer à l'entreprise.
  3. Importez votre fichier dans Opportunités

Votre objet unique est maintenant associé à plusieurs objets. 

bulk_association_FR.png

J'ai fait une erreur lors de mon association groupée, comment la corriger ?

Pour corriger une erreur commise lors de votre association groupée, vous pouvez dissocier vos objets avec le même fichier d'importation, modifier votre fichier et le réimporter

  1. Réimportez le même fichier.
  2. À l'étape Finaliser votre importation, sélectionnez Dissocier les entreprises des objets correspondants pour dissocier vos objets. 

  3. Cliquez sur Confirmer votre import.

Vos objets sont maintenant dissociés. Vous pouvez maintenant suivre à nouveau la procédure avec les données correctes et associer à nouveau vos objets.

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