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Creazione di un file per importare i contatti

Quando importi i tuoi contatti in Brevo, alcuni dati, ad esempio gli indirizzi email e i numeri di telefono, devono essere in un formato specifico per essere importati correttamente. Pertanto, prima di importare i tuoi contatti, ti consigliamo di seguire questo articolo per configurare correttamente il file che contiene le informazioni dei tuoi contatti.

📂 Requisiti dei file

  • Non è previsto alcun limite al numero di contatti che puoi importare contemporaneamente. Tuttavia, le dimensioni del tuo file non devono essere superiori a 250 MB. Se il tuo file supera questo limite, dividilo in file più piccoli da importare separatamente.
  • Includi solo un foglio nel tuo file.
  • Salva il tuo file in uno dei formati seguenti e assicurati che il separatore sia un punto e virgola, una virgola o una tabulazione:

.CSV
(Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Fogli Google, Numbers)

.XLSX
(formato aperto di Microsoft Excel)

.TXT
(Blocco note di Microsoft)

  • Salva il tuo file con codifica UTF-8 o Windows-1252. Questi tipi di codifica dei file consentono di leggere il contenuto del tuo file quando contiene caratteri speciali.

🛠 Creazione del file

A titolo di esempio, in questo articolo creeremo da zero un file .CSV per l'importazione di contatti con attributi predefiniti e personalizzati per un istruttore di yoga. Puoi adattare facilmente questo caso d'uso alle tue esigenze, rispettando i requisiti e le linee guida presenti in questo articolo.

Fase 1: configurazione del file con gli attributi di contatto

  1. Apri il tuo programma per fogli di calcolo (Excel, Fogli Google) per creare un nuovo file. Hai 3 opzioni per iniziare:
  2. Nella riga di intestazione del tuo file, aggiungi le informazioni che desideri importare sui tuoi contatti. Ogni cella rappresenta un'informazione che verrà abbinata a un attributo del contatto Brevo e importata.
    Nel nostro esempio, abbiamo aggiunto attributi predefiniti come EMAIL o FIRSTNAME (NOME), ma abbiamo incluso anche degli attributi personalizzati relativi alle classi di yoga (FIRST_CLASS (PRIMA CLASSE), LEVEL (LIVELLO), FREE_TRIAL (PROVA GRATUITA)). 
    contacts_header_row_en-us.jpg
    Utilizza le schede sottostanti per conoscere meglio tutti gli attributi di contatto disponibili ⬇️
    Attributi di contatto predefiniti Attributi di contatto personalizzati

    Per impostazione predefinita, alcuni attributi di contatto vengono creati automaticamente da Brevo. Richiedono un formato specifico per essere importati correttamente:

    🆔 CONTACT_ID (ID CONTATTO)

    L'attributo CONTACT_ID (ID CONTATTO) viene creato automaticamente da Brevo quando importi i tuoi contatti. È un numero fisso che non può essere modificato. Puoi recuperare l'ID di contatto dei tuoi contatti solo esportandoli da Brevo. Ti consigliamo di includere l'attributo CONTACT_ID (ID CONTATTO) nel tuo file solo se desideri aggiornare i contatti esistenti attraverso un'importazione.

    contacts_contactID_en-us.jpg

    👤 FIRSTNAME (NOME) / LASTNAME (COGNOME)

    Per importare il nome e il cognome dei tuoi contatti, utilizza gli attributi di contatto FIRSTNAME (NOME) e LASTNAME (COGNOME).

    contacts_name_en-us.jpg

    ✉️ EMAIL

    Per importare l'indirizzo email dei tuoi contatti, utilizza l'attributo di contatto EMAIL.

    contacts_email_en-us.jpg

    📱 SMS / WHATSAPP / LANDLINE_NUMBER (NUMERO DI RETE FISSA)
    💡 Buono a sapersi
    I contatti possono avere lo stesso numero di telefono per SMS, WhatsApp e Phone. Vengono utilizzate liste di blocco separate quando un contatto si disiscrive da SMS, WhatsApp o Phone.

    Per importare il numero di telefono di un contatto, utilizza i seguenti attributi del contatto predefiniti come intestazioni di colonna:

    • SMS per il numero di telefono utilizzato per i messaggi SMS.
    • WHATSAPP per il numero di telefono utilizzato per i messaggi di WhatsApp.
    • LANDLINE_NUMBER (NUMERO DI RETE FISSA) per il numero di telefono utilizzato per le chiamate attraverso l'app Phone.

    Includi sempre il segno + e il prefisso internazionale del Paese all'inizio del numero di telefono e non separare le cifre con caratteri speciali

    contacts_phone_en-us.jpg

Quando importi il tuo file in Brevo, puoi creare direttamente nuovi attributi. Non devi necessariamente crearli in anticipo.

Fase 2: aggiunta delle informazioni dei contatti al file

Ora puoi compilare il file inserendo le informazioni dei tuoi contatti:

  • Puoi copiare i dati da un altro programma o da un file esportato, oppure
  • Puoi scrivere direttamente nel file.

Assicurati che ogni colonna contenga informazioni corrispondenti all'attributo nella riga di intestazione del tuo file e che ogni riga contenga informazioni su un singolo contatto:

contacts_import_file_en-us.jpg

Fase 3: verifica del formato dei dati

Ora che il tuo file contiene tutti i dati che desideri importare, prenditi un po' di tempo per verificare che sia formattato correttamente. Una formattazione errata dei dati può comportare l'importazione di informazioni non corrette o la loro mancata importazione.

Ad esempio, ecco alcune cose che ti consigliamo di controllare:

  • Indirizzo email dei tuoi contatti: assicurati che gli indirizzi email presenti nel tuo file siano validi e che non manchi nessuna parte.
    Nel nostro esempio sbagliato qui sotto, nell'indirizzo email manca il suffisso del dominio:
    rose@example rose@example.com
  • Numero di telefono dei tuoi contatti: assicurati che i numeri di telefono presenti nel tuo file includano il segno + e il prefisso internazionale del Paese e che le cifre non siano separate da caratteri speciali.
    Nel nostro esempio sbagliato qui sotto, nel numero di telefono mancano il segno + e il prefisso internazionale, inoltre le cifre sono separate da caratteri speciali:
    (337) 456-9342 +13374569342
  • Attributi di contatto di tipo categoria: assicurati che gli attributi di contatto di tipo categoria presenti nel tuo file contengano il numero ID del valore e non il valore stesso.
    Nel nostro esempio sbagliato qui sotto, l'attributo del contatto di tipo categoria contiene il valore invece del numero ID:
    Principiante 1
    Intermedio 2
    Esperto 3

Fase 4: salvataggio del file

Dopo aver completato e formattato correttamente il tuo file, salvalo in formato .CSV, .XLSX o .TXT utilizzando la codifica UTF-8 o Windows-1252.

Espandi i paragrafi comprimibili sottostanti per scoprire come codificare un file in UTF-8 utilizzando diversi editor di fogli di calcolo ⬇️

Microsoft Excel
  1. Apri il tuo file in Microsoft Excel.
  2. Clicca su File > Save As (Salva con nome).
  3. Assegna un nome al tuo file.
  4. Seleziona CSV UTF-8 (Comma delimited) (.csv) (CSV UTF-8 (delimitato da virgole) (.csv)) come formato del file.
    excel_EN.png
  5. Clicca su Save (Salva).
📗 Fogli Google
  1. Apri il tuo file in Fogli Google.
  2. Clicca su File > Download (Scarica).
  3. Seleziona Comma-separated values (.csv, current sheet) (Valori separati da virgole (.csv, foglio corrente)) come formato del file.
    utf8_googlespreadsheet.jpg
🗒 Blocco note
  1. Apri il tuo file in Blocco note.
  2. Clicca su File > Save as (Salva con nome).
  3. Assegna un nome al tuo file e aggiungi l'estensione .csv alla fine.
  4. Nel menu a discesa Save as type (Salva come), seleziona All files (Tutti i file).
  5. Nel menu a discesa Encoding (Codifica), seleziona UTF-8.
    utf8_notepad.jpg
  6. Clicca su Save (Salva).
📄 LibreOffice
  1. Apri il tuo file in LibreOffice.
  2. Clicca su File > Save as (Salva come).
  3. Assegna un nome al tuo file.
  4. Nel menu a discesa Save as type (Salva come), seleziona Text CSV (.csv) (Testo CSV (.csv)).
  5. Abilita l'opzione Edit filter settings (Modifica impostazioni filtro).
    utf8_libreoffice.png
  6. Clicca su Save (Salva).
  7. Nella finestra di dialogo Export Text File (Esportazione file di testo) , seleziona l'opzione Unicode (UTF-8) nel menu a discesa Character set (Tipo di carattere).
  8. Imposta Field delimiter (Separatore di campo) e String delimiter (Separatore di testo).
  9. Clicca su OK.
📊 Numbers
  1. Apri il tuo file in Numbers.
  2. Clicca su File.
  3. Seleziona Export to... (Esporta come...) > CSV...
    utf8_numbers.jpg
  4. Clicca su Advanced options (Opzioni avanzate).
  5. Clicca sul menu a discesa Text Encoding (Codifica testo).
  6. Seleziona Unicode (UTF-8).
    utf8_numbers2.jpg
  7. Clicca su Next (Avanti).
  8. Assegna un nome al tuo file e scegli una posizione.
  9. Clicca su Save (Salva).

Fase 5: importazione del file in Brevo

È il momento di importare i dati dei tuoi contatti in Brevo! Troverai tutti i dettagli nel nostro articolo dedicato Importazione di contatti in Brevo.

FAQ

🤝 Posso associare i miei contatti a trattative e aziende?

Puoi associare i tuoi contatti alle trattative e alle aziende aggiungendo campi specifici al tuo file e importandolo in Brevo. Per ulteriori informazioni, consulta il nostro articolo dedicato Associazione di aziende, trattative e contatti.

📱 Il segno "+" per i numeri di telefono scompare quando lo aggiungo al mio file. Come posso fare in modo che resti visualizzato?

Se il segno "+" scompare quando lo aggiungi a un numero di telefono nel tuo file, aggiungi un apostrofo prima del segno. Questo consente al tuo programma per fogli di calcolo di riconoscere il numero come numero di telefono.

🗒 Posso importare un file che contiene campi vuoti?

Sì, puoi importare un file che contiene campi vuoti. I risultati dipendono dal tipo di contatti che stai importando e dalle opzioni che hai abilitato durante la finalizzazione dell'importazione:

Il mio file contiene il carattere sostitutivo UTF-8 "�". Cosa succede quando lo carico?

Se i dati del tuo contatto contengono il carattere sostitutivo UTF-8 "�", vengono ignorati e l'attributo del contatto corrispondente non viene importato in Brevo. Questo carattere può comparire durante l'esportazione dei dati da alcuni strumenti, in quanto viene utilizzato per sostituire caratteri sconosciuti, non riconosciuti o non rappresentabili.

⏩ E adesso?

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In caso di domande, non esitare a contattare il team dell’assistenza creando un ticket dal tuo account. Se ancora non hai un account, puoi contattarci qui.

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