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Ihr Postfach in Conversations verbinden und einrichten

Mit dem kostenlosen Chat-Paket können Sie nur eine Mailbox verbinden. Wenn Sie auf mehr Funktionen zugreifen und mehr als eine Mailbox verbinden möchten, aktualisieren Sie auf das Chat Pro-Paket.

Verbinden Sie Ihr Postfach mit Conversations, um all Ihre Unterhaltungen an einem Ort zu verwalten: Chat, soziale Netzwerke (Facebook Messenger, Instagram Direct, WhatsApp) und E-Mails. Mit der E-Mail-Integration können Sie direkt aus Conversations auf die E-Mails Ihrer Kund:innen antworten, mit den gleichen Funktionen wie in der Benutzeroberfläche Ihres E-Mail-Anbieters, z. B. E-Mail-Signatur, Empfänger:in hinzufügen, Dateien hinzufügen ...

Sie können eine Mailbox von Google, Microsoft oder einem anderen E-Mail-Anbieter mit Unterhaltungen verbinden!

Erste Schritte

Um Ihre Mailbox mit Conversations zu verbinden, lesen Sie die allgemeinen Spezifikationen, die für Google, Microsoft und andere Anbieter gelten. Wenn Sie einen anderen E-Mail-Anbieter als Google oder Microsoft haben, überprüfen Sie auch die Spezifikationen anderer Anbieter:

Allgemeine Spezifikationen Spezifikationen anderer Anbieter
  • Unterhaltungen ist kein E-Mail-Anbieter. Um Ihre Mailbox mit Unterhaltungen verbinden zu können, benötigen Sie eine Mailbox von Google (gmail.com), Microsoft (outlook.com) oder eine Mailbox eines anderen E-Mail-Anbieters. 
  • Stellen Sie eine Verbindung mit einer Mailbox von Google, Microsoft oder Ihres E-Mail-Anbieters her. 
  • Nur gesendete und empfangene Nachrichten werden mit Unterhaltungen synchronisiert. In Unterhaltungen durchgeführte Aktionen wie das Löschen oder Archivieren einer E-Mail oder das Blockieren eines Kontakts werden nicht in Ihrer Mailbox angezeigt. Wir empfehlen Ihnen, diese Aktionen in der Schnittstelle Ihres E-Mail-Anbieters durchzuführen.

Gut zu wissen

Empfangen Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen dank der Unterhaltungen-App direkt auf Ihrem Mobiltelefon! Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Artikel Mobile Unterhaltungen-App entdecken.

🚰 Teil 1: Ihren E-Mail-Anbieter und die eingehenden E-Mails filtern

Um Ihre E-Mails in Conversations zu empfangen, müssen Sie zunächst den E-Mail-Anbieter auswählen, den Sie für die E-Mail-Adresse verwenden, mit der Sie sich verbinden möchten, und festlegen, welche E-Mails Sie in Conversations empfangen möchten:

  1. Gehen Sie zu Unterhaltungen > Settings > Email (Unterhaltungen > Einstellungen > E-Mail) und klicken Sie auf Connect a mailbox (Eine Mailbox verbinden).
  2. Wählen Sie die Kachel aus, die Ihrem E-Mail-Anbieter entspricht: Google, Microsoft, oder Other provider (Anderer Anbieter) .
    conversations_choose-provider_EN-US.png 
  3. Klicken Sie auf Continue (Weiter). 
  4. Abhängig von Ihrem E-Mail-Anbieter können Sie zwischen verschiedenen Filteroptionen wählen, um nur die gewünschten E-Mails in Unterhaltungen anzuzeigen:
    💡 Gut zu wissen
    Dieser Parameter kann später über Ihre Postfach-Einstellungen geändert werden.
    Google Microsoft Andere Anbieter
    conversations_google-filtering_EN-US.png
    📧 Alle E-Mails
    Sie erhalten in Unterhaltungen alle E-Mails, die an das verknüpfte Postfach gesendet werden.
    E-Mails, die Sie von neuen Kontakten erhalten, erstellen diese Kontakte automatisch und fügen sie zu einer separaten Brevo-Kontaktliste hinzu, ohne dass sie für Ihre Marketingkommunikation abonniert werden. Massen-E-Mails werden automatisch aus Ihren Unterhaltungen entfernt. Dieser Filter für Massen-E-Mails kann später in den Einstellungen der Mailbox bearbeitet werden. 
    🗃️ Nur E-Mails von Brevo-Kontakten
    Sie erhalten in Unterhaltungen nur die E-Mails, die von Kontakten gesendet werden und die in Ihrem Brevo-Konto gespeichert sind. Sie können die E-Mails anderer Kontakte weiterhin direkt über die Oberfläche Ihres E-Mail-Anbieters abrufen.
    💌 Nur E-Mails aus ausgewählten Kategorien
    Sie erhalten in Unterhaltungen nur die E-Mails aus den von Ihnen ausgewählten Google-Kategorien, z. B. Allgemein oder Werbung. Wenn Sie diese Option auswählen, wählen Sie aus der Liste die Kategorie(n) aus, von denen Sie Ihre E-Mails in Unterhaltungen erhalten möchten. 
    E-Mails, die Sie von neuen Kontakten erhalten, erstellen diese Kontakte automatisch und fügen sie zu einer separaten Brevo-Kontaktliste hinzu, ohne dass sie für Ihre Marketingkommunikation abonniert werden. Sie können die E-Mails anderer Kontakte weiterhin direkt über die Oberfläche Ihres E-Mail-Anbieters abrufen.
  5. Klicken Sie auf Connect (Verbinden), um die Verbindung zur Mailbox zu starten ⬇️.

🔌 Teil 2: Verbinden Ihres Postfachs mit Conversations und Weiterleitung eingehender E-Mails

Je nachdem, welchen E-Mail-Anbieter Sie oben gewählt haben, ist das Verfahren unterschiedlich:

Google Microsoft Andere Anbieter

conversations_gmail-tile_EN-US.png

  1. Nachdem Sie auf Connect (Verbinden) geklickt haben, werden Sie zum Google Single Sign-On weitergeleitet. 
  2. Wählen Sie das Google-Konto, das Sie mit Unterhaltungen verbinden möchten.
    conversations-emails_choose-account_En-US.png
  3. Klicken Sie auf Continue (Weiter), um die Anmeldung bei Brevo mit Ihrem Google-Konto zu ermöglichen.conversations-email_allow-sib-google_EN-US.png
  4. Erlauben Sie Brevo den Zugriff auf Ihr Google-Konto.
  5. Geben Sie Conversations einen Moment Zeit, um Ihr Postfach zu verbinden. 
  6. Klicken Sie auf Go to my conversations (Zu meinen Unterhaltungen gehen), um mit dem Versenden von E-Mails zu beginnen, oder auf Tune my mailbox (Mein Postfach einstellen), um Ihr Postfach einzurichten.

conv_gmail-connected_EN-US.png

🗣️ (Nur anderer Anbieter) Teil 3: Benutzerdefinierte SMTP einrichten, um E-Mails mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse zu versenden

💡 Gut zu wissen
Wenn Sie Ihr Postfach mit den Optionen von Google oder Microsoft verbunden haben, müssen Sie kein benutzerdefiniertes SMTP einrichten. Sie können direkt den Schritten in Teil 4: Einstellungen für das Postfach festlegen folgen. 
Wenn Sie die Hilfe Ihrer IT-Abteilung benötigen, können Sie später immer noch ein benutzerdefiniertes SMTP über Ihre Postfacheinstellungen einrichten.

Da Ihre E-Mails mit der Option Anderer Anbieter weitergeleitet werden, werden alle E-Mails, die von Conversations versendet werden, mit einer Standard-E-Mail-Adresse brevo-mail.com versendet. Wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse versendet werden, müssen Sie ein benutzerdefiniertes SMTP einrichten:

  1. Aktivieren Sie die Option Send emails with your own email address (E-Mails mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse versenden).
  2. Rufen Sie die Dokumentation Ihres E-Mail-Anbieters auf und suchen Sie nach der Dokumentation des SMTP-Servers Ihres E-Mail-Anbieters, um dessen SMTP-Hostnamen zu ermitteln.
    Bei den meisten E-Mail-Anbietern lautet der SMTP-Server-Hostname smtp.providername.com oder mail.providername.com, wobei providername der Name Ihres Anbieters ist. 
  3. In das Feld SMTP-Host fügen Sie den Hostnamen des SMTP-Servers ein, den Sie aus der Dokumentation Ihres E-Mail-Anbieters kopiert haben. 
    conv_smtp-on_EN-US.png
  4. In das Feld SMTP-Port geben Sie standardmäßig 587 ein, es sei denn, die Dokumentation Ihres E-Mail-Anbieters empfiehlt einen anderen Port. 
  5. Geben Sie in die Felder Username (Benutzername) und Password die Zugangsdaten für Ihr Konto ein, mit denen Sie auf die Benutzeroberfläche Ihres E-Mail-Anbieters zugreifen können.
  6. Klicken Sie aufConnect mailbox (Postfach verbinden).
  7. Geben Sie Conversations einen Moment Zeit, um Ihr Postfach zu verbinden. 
  8. Klicken Sie auf Go to my conversations (Zu meinen Unterhaltungen gehen), um mit dem Versenden von E-Mails zu beginnen, oder auf Tune my mailbox (Mein Postfach einstellen), um Ihr Postfach einzurichten.

Herzlichen Glückwunsch! 🎉 Ihre Mailbox ist jetzt mit Unterhaltungen verbunden. Sie können Ihre verbundenen Mailboxen finden und deren Einstellungen in Settings > Email (Einstellungen > E-Mail) vornehmen. 

⚙️ Teil 4: Einstellungen für das Postfach festlegen

E-Mails können zusätzliche Anpassungen wie E-Mail-Signaturen oder Filter erfordern. Jedes Ihrer verbundenen Postfächer hat seine eigenen Einstellungen, die separat eingerichtet werden müssen. 

Um die Einstellungen Ihrer Mailbox zu bearbeiten, gehen Sie zu Settings > Email (Einstellungen > E-Mail) und klicken Sie auf Settings (Einstellungen) neben dem Namen Ihrer Mailbox:

conversations-email_edit-settings_EN-US.png

Ihre E-Mail-Adresse kann nicht bearbeitet werden und ist diejenige, mit der Sie standardmäßig verbunden sind. Sie können jedoch Folgendes tun:

🗣️ Die Mailbox umbenennen

Wenn Ihnen der automatisch generierte Name für Ihr Postfach nicht gefällt, können Sie es umbenennen. Der Name des Postfachs wird nur Ihnen angezeigt und hilft Ihnen, es leicht von anderen Postfächern zu unterscheiden, die Sie mit Brevo verbunden haben. Wenn Sie beispielsweise support@companyname.com und buchung@companyname.com verbunden haben, können Sie sie in Support-Team und Buchungs-Team umbenennen.

Um Ihre Mailbox umzubenennen, klicken Sie auf das Textfeld neben dem Mailboxsymbol 📪 und geben Sie den gewünschten Namen ein:

conversations_renmae-mailbox_EN-US.gif

📬 Die Sprache Ihres Postfachs ändern

Sie können die Sprache Ihres Postfachs ändern und eine andere Sprache für Ihre E-Mail-Adresse verwenden. Das Kundenbetreuungsteam könnte zum Beispiel für jede Sprache eine andere Adresse haben, um Tickets besser sortieren zu können.
Wählen Sie die Standardsprache für Ihr Postfach aus der Dropdown-Liste aus. Beachten Sie, dass Sie nur aus Ihren unterstützten Sprachen wählen können.
Mailbox_language_en-us.jpeg

⏱️ Die Filtereinstellungen für Ihre E-Mail-Synchronisierung ändern

Wählen Sie die Art der E-Mails, die Sie mit Brevo Conversations synchronisieren möchten. Dies kann nützlich sein, um nicht arbeitsbezogene Werbenachrichten herauszufiltern, die die Conversations unübersichtlich machen:

  1. Wählen Sie zwischen verschiedenen Filteroptionen, um in Conversations nur die gewünschten E-Mails anzuzeigen:
    Emails_synchronisation_en-us.jpeg
    📧 Alle E-Mails
    Sie erhalten in Conversations alle E-Mails, die an das verknüpfte Postfach gesendet werden.
    E-Mails, die Sie von neuen Kontakten erhalten, erstellen diese Kontakte automatisch und fügen sie zu einer separaten Brevo-Kontaktliste hinzu, ohne dass sie für Ihre Marketingkommunikation abonniert werden. Massen-E-Mails werden automatisch aus Ihren Unterhaltungen entfernt. Dieser Filter für Massen-E-Mails kann später in den Einstellungen der Mailbox bearbeitet werden. 
    🗃️ Nur E-Mails von Brevo-Kontakten
    Sie erhalten in Unterhaltungen nur die E-Mails, die von Kontakten gesendet werden und die in Ihrem Brevo-Konto gespeichert sind. Sie können die E-Mails anderer Kontakte weiterhin direkt über die Oberfläche Ihres E-Mail-Anbieters abrufen.
    💌 Nur E-Mails aus Ausgewählten Kategorien oder Fokussiertem Postfach
    Für Gmail erhalten Sie in Conversations nur die E-Mails aus den Google Kategorien, die Sie ausgewählt haben, wie z.B. Primary (Primär) oder Promotions (Werbeaktionen). Wenn Sie diese Option auswählen, wählen Sie aus der Liste die Kategorie(n) aus, von denen Sie Ihre E-Mails in Conversations erhalten möchten.
    Für Microsoft erhalten Sie in Conversations nur die E-Mails, die in der Registerkarte Fokussiert Ihres Microsoft Postfachs sortiert sind.
    E-Mails, die Sie von neuen Kontakten erhalten, erstellen diese Kontakte automatisch und fügen sie zu einer separaten Brevo-Kontaktliste hinzu, ohne dass sie für Ihre Marketingkommunikation abonniert werden. Sie können die E-Mails anderer Kontakte weiterhin direkt über die Oberfläche Ihres E-Mail-Anbieters abrufen.
  2. Klicken Sie auf Save (Speichern).
🔖 Ihren Absendernamen bearbeiten
❗️ Wichtig
Der Absendername für Microsoft-Postfächer kann nicht über Conversations bearbeitet werden. Greifen Sie auf die Einstellungen Ihres Microsoft-Postfachs zu, um es zu bearbeiten.

Geben Sie den Namen ein, den Sie Ihren Empfänger:innen anzeigen möchten, wenn sie Ihre E-Mails erhalten. Fügen Sie alle Informationen zu Ihrem Job oder Ihrem Unternehmen hinzu und verwenden Sie unsere vordefinierten Platzhalter, um Ihren Mitarbeiternamen und Titel automatisch einzutragen. Sie können Ihren Mitarbeiternahmen und den Titel in Ihren Chat-Profileinstellungen einrichten. Die Vorschau gibt Ihnen einen Eindruck davon, wie Ihr Absendername bei Ihren Empfänger:innen erscheinen wird ⬇️. 

conversations-email_sender-name_EN-US.gif

✍️ Eine Signatur an alle Ihre ausgehenden E-Mails anfügen

Aktivieren Sie dieses Kästchen, um eine Signatur am Ende aller Ihrer über Unterhaltungen gesendeten E-Mails einzurichten.

Fügen Sie alle Informationen zu Ihrem Job oder Ihrem Unternehmen hinzu und verwenden Sie unsere vordefinierten Platzhalter, um den Namen, den Titel und die Mailboxadresse Ihrer Mitarbeiter:innen automatisch einzutragen. Sie können Ihren Mitarbeiternahmen und den Titel in Ihren Chat-Profileinstellungen einrichten. Verwenden Sie die gleichen Formatierungsoptionen wie im Chat, um z. B. Fett- oder Kursivdruck hinzuzufügen. Die Vorschau gibt Ihnen einen Eindruck davon, wie Ihre Signatur bei Ihren Empfänger:innen aussehen wird ⬇️.

conversations-email_signature_EN-US.gif

💡 Gut zu wissen
Wenn Sie eine Google-Mailbox mit Conversations verbunden haben, können Sie Use my default Gmail signature (Meine Standard-Gmail-Signatur verwenden) überprüfen, um die E-Mail-Signatur aus den Einstellungen Ihres Gmail-Kontos abzurufen. Sie wird automatisch auf alle E-Mails angewendet, die Sie von Conversations aus versenden.
Wenn Sie Ihre Signatur in den Einstellungen Ihres Google Mail-Kontos bearbeiten, klicken Sie auf update-icon.png Update my signature (Meine Signatur aktualisieren), um die neueste Version zu erhalten.
🤖 Einen automatischen Antwortfilter anwenden

Dieser Filter verwirft automatisch alle E-Mails, die vom Absender ausdrücklich als automatische Antworten von Conversations gekennzeichnet sind, wie z. B. Abwesenheits- oder deaktivierte Kontonachrichten. Sie können die automatischen Antwortnachrichten in der Benutzeroberfläche Ihres E-Mail-Anbieters weiterhin anzeigen. 

conversations-emails_autoreply_En-US.gif

📥 Einen Massenversand-Filter anwenden

Dieser Filter verwirft automatisch alle E-Mails, die vom Absender ausdrücklich als Massen-E-Mails von Conversations gekennzeichnet sind, wie z. B. Newsletter oder Massen-E-Mails. Sie können die Nachrichten des Massenversands weiterhin in der Benutzeroberfläche Ihres E-Mail-Anbieters anzeigen. 

conversations-email_mass-mailing_EN-US.gif

💻 Ausgehende E-Mails – Benutzerdefiniertes SMTP (Nur andere Anbieter)

Wenn Sie ein Postfach mit der Option Other provider (Anderer Anbieter) verbunden haben, werden Ihre E-Mails weitergeleitet. Das bedeutet, dass Ihre Empfänger:innen Ihre Antworten von unserer brevo-mail.com E-Mail Adresse erhalten. Sie können jedoch ein benutzerdefiniertes SMTP einrichten, damit Ihre E-Mails mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse versendet werden können:

Benutzerdefiniertes SMTP deaktiviert Benutzerdefiniertes SMTP aktiviert
smtp_deactivated_EN-US.png smtp_activated_EN-US.png

Um ein benutzerdefiniertes SMTP einzurichten, aktivieren Sie die Option Send emails with your own email address (E-Mails mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse versenden) und folgen Sie den Schritten in Teil 3: Benutzerdefinierte SMTP einrichten, um E-Mails mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse zu versenden:

conv_outgoing-emails-option_EN-US.png

🗑 Die Verbindung zu Ihrem Postfach trennen

Klicken Sie 3 Mal auf die Schaltfläche Postfach trennen, um Ihr Postfach von Conversations zu trennen. Sie werden Ihre E-Mails nicht mehr in Conversations erhalten, können aber weiterhin über die Schnittstelle Ihres E-Mail-Anbieters darauf zugreifen. 

conversations-emails_disconnect-account_En-US.gif

📧 Beantwortung Ihrer E-Mails in Conversations

Nachdem Sie sich nun mit Conversations verbunden und Ihre Mailbox eingerichtet haben, können Sie die E-Mails Ihrer Kund:innen direkt in Conversations auf die gleiche Weise wie im Chat empfangen und beantworten und die Gespeicherten Antworten verwenden, Mitarbeiter- und Gruppen-Funktionen.

❗️ Wichtig
Nur gesendete und empfangene Nachrichten werden mit Unterhaltungen synchronisiert. In Unterhaltungen durchgeführte Aktionen wie das Löschen oder Archivieren einer E-Mail oder das Blockieren eines Kontakts werden nicht in Ihrer Mailbox angezeigt. Wir empfehlen Ihnen, diese Aktionen in der Schnittstelle Ihres E-Mail-Anbieters durchzuführen.

Sie können auf Ihre E-Mails auf der Registerkarte Email (E-Mail) von Unterhaltungen zugreifen. Um auf alle Ihre Nachrichten auf den verschiedenen Plattformen zuzugreifen, gehen Sie zu Conversations > All (Unterhaltungen > Alle).

Es gibt fünf Möglichkeiten, eine E-Mail in Conversations zu erkennen:

  1. Die Registerkarte E-Mail ist ausgewählt.
  2. E-Mail-Logo neben dem Namen des Absenders.
  3. E-Mail-Logo neben der Uhrzeit, zu der die Nachricht gesendet wurde.
  4. E-Mail-Adresse und Informationen neben dem Profilbild des Absenders.
  5. E-Mail-Logo und Kontoname unter dem Abschnitt Kanal. 

conversations-emails_recognize-email_EN-US.png

🤯 Fehlerbehebung bei der E-Mail-Weiterleitung für andere Anbieter

Wenn Sie Ihre Mailbox nicht mit Unterhaltungen verbinden konnten, befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen: 

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail-Weiterleitung in den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters korrekt eingerichtet haben: 
    1. Überprüfen Sie in Ihrer Mailbox, ob Ihr E-Mail-Anbieter einen Bestätigungscode oder einen Link zur Bestätigung der E-Mail-Weiterleitung gesendet hat. Wenn Sie einen erhalten haben, befolgen Sie die darin enthaltenen Anweisungen.  
    2. Überprüfen Sie, ob Sie die Weiterleitung an die richtige brevo-mail.com-E-Mail-Adresse eingerichtet haben, die Sie bei der Einrichtung Ihrer Mailbox angegeben haben.
      conversations_brevo-mail_EN-US.png
  2. Überprüfen Sie den Spam-Ordner Ihres Postfachs, um zu sehen, ob Sie unsere E-Mail zur Bestätigung der Einrichtung erhalten haben. Wenn Sie dies tun, markieren Sie sie als No spam (Kein Spam) und fügen Sie noreply@conversations-reply.brevo.com zu Ihren Brevo Kontakten hinzu. 
  3. Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Re-send verification email (Bestätigungs-E-Mail erneut senden), um die Überprüfung erneut zu starten. 
    conversations_resend-verification-email_EN-US.png
  4. Wenn Sie immer noch Probleme haben, Ihren E-Mail-Anbieter mit Unterhaltungen zu verbinden, wenden Sie sich an unser Support-Team. 

⏭️ Nächste Schritte

🤔 Sie haben eine Frage?

Wenden Sie sich bei Fragen an unser Support-Team: Erstellen Sie einfach ein Ticket über Ihr Konto. Wenn Sie noch kein Konto haben, können Sie uns hier kontaktieren.

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