Der AI-Chatbot kann dein Team entlasten, die Effizienz steigern und sofortige Unterstützung bieten, indem er FAQs beantwortet, Leads qualifiziert und über alle deine Kanäle hinweg arbeitet. Falls eine Unterhaltung eine persönliche Note braucht, wird sie nahtlos an den/die richtige/n menschliche/n Teamkolleg:innen übergeben.

Gut zu wissen

• Die Nachrichten deines AI-Chatbots erscheinen in den Unterhaltungen, wie bei allen anderen Mitarbeiter:innen auch.
• Du kannst die Leistung deines AI-Chatbots auf der Statistikseite überwachen. Weitere Informationen findest du in unserem Artikel Die Statistikseite verstehen.

Konfiguration deines AI-Chatbots

Um deinen AI-Chatbot zu aktivieren und zu konfigurieren, klicke auf das Dropdown-Menü deines Kontos und wähle Settings > Inbox > AI chatbot (Einstellungen > Postfach > AI Chatbot).

Definieren der Identität deines AI-Chatbots

Auf der Registerkarte Identity (Identität) kannst du deinen Chatbot mit einem Avatar und einem Namen personalisieren. Diese Informationen sind für Besucher:innen sichtbar, die mit deinem Chatbot über das AI-Chatbot-Widget, das Kontaktformular und die Chatbot-Szenarien interagieren.

Auf der Registerkarte Identity (Identität) der AI-Chatbot-Einstellungsseite kannst du die folgenden Informationen konfigurieren:

Chatbot name (Chatbot-Name): Gib den Namen deines Chatbots ein. Chatbot title (Chatbot-Titel): Gib den Titel deines Chatbots ein. Beispielsweise Support Assistant. Chatbot image (Chatbot-Bild): Wähle einen Avatar aus, der deinen Chatbot im Chat-Fenster repräsentiert.

Auswählen von Kanälen

Auf der Registerkarte Channels (Kanäle) kannst du auswählen, wo dein Chatbot aktiv ist:

• Chat Widget
• E-Mail
• Facebook
• Instagram
• WhatsApp

Konfiguration des Chatbot-Verhaltens

Auf der Registerkarte Behavior (Verhalten) kannst du die Rolle des Chatbots festlegen, wie er sprechen soll, und den Kontext deines Unternehmens teilen, um seine Antworten zu steuern.

1. Definiere die Rolle und den Umfang deines Chatbots:
   • Wobei sollte dir der Chatbot helfen? Definiere die Hauptaufgabe des Chatbots und liste die Themen oder Aufgaben auf, die er übernehmen kann.

   • Was sollte der Chatbot vermeiden? Liste Themen oder Aktionen auf, die der Chatbot vermeiden soll. 

     💡 Gut zu wissen

     Je spezifischer deine Rolle und dein Aufgabenbereich sind, desto besser schneidet der Chatbot ab. Vage Anweisungen können zu inhaltlich abweichenden oder unstimmigen Antworten führen. Verwende eine einfache Sprache und kurze Sätze; die AI liest diese Felder als direkte Anweisungen.
2. Lege den Ton und den Stil fest:
   • Chatbot personality (Chatbot-Persönlichkeit): Wähle die Eigenschaften, die dein Chatbot haben soll: neutral, freundlich, beruhigend oder professionell.
   • Response length (Länge der Antwort): Wähle aus, wie ausführlich die Chatbot-Antworten sein sollen: kurz, ausgewogen oder ausführlich.
3. Gib den Kontext des Unternehmens an:
   • Company name (Name des Unternehmens): Gib den Namen deines Unternehmens ein, der für den/die Kund:in bestimmt ist.
   • Company description (Beschreibung des Unternehmens): Gib eine Beschreibung deines Unternehmens ab, damit die AI dein Geschäft besser versteht.
   • Industry (Branche): Gib die Branche oder den Sektor an, in dem dein Unternehmen tätig ist.
   • Core values (Grundwerte): Gib die Grundwerte deines Unternehmens ein. Trenne sie durch Kommas oder Leerzeichen.
4. Konfiguriere die Antwortmöglichkeiten:
   • Activate reply suggestions (Aktiviere Antwortvorschläge), um automatisch generierte Schaltflächen unter Bot-Nachrichten einzublenden, damit Besucher:innen mit einem einzigen Fingertipp antworten können, anstatt zu tippen.
   • Share visitor's location (Standort des Besuchers angeben ), um das Land und die Stadt des/der Besucher:in mit dem AI-Bot zu teilen, damit dieser die Antworten auf den Standort des/der Besucher:in abstimmen kann.

Hinzufügen von Quellen

Auf der Registerkarte Sources (Quellen) wählst du die Inhalte aus, auf die sich dein Chatbot stützen soll, um die Fragen der Besucher:innen zu beantworten. Je umfangreicher und aktueller deine Quellen sind, um so genauer und hilfreicher werden die Antworten sein.

Du hast folgende Möglichkeiten:

1. Füge Quellen hinzu:
   • URL source (URL-Quelle): Gib die URL der Webseite ein, die du hinzufügen möchtest.
   • File source (Datei-Quelle): Wähle die Datei aus, die du hinzufügen möchtest, mit einer maximalen Größe von 5 Mb.
   • Text source (Text-Quelle): Gib einen Namen ein und füge den Textinhalt direkt ein.
2. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben einer Quelle, um Folgendes zu tun:
   • Die Quelle anzeigen.

   • Die Quelle aktualisieren. 

     💡 Gut zu wissen

     Jede Quelle zeigt das Datum an, an dem sie hinzugefügt wurde, sodass du veraltete Inhalte leicht erkennen kannst.
   • Die Quelle löschen.
     

Konfiguration der Übergabe

Auf der Registerkarte Handoff (Übergabe) kannst du einstellen, wie der Bot die Unterhaltung übergibt:

• Allow the bot to transfer conversations to human agents (Dem Bot erlauben, Unterhaltungen an menschliche Mitarbeiter:innen) zu übergeben)
  Wenn diese Funktion aktiviert ist, kann der Bot die Unterhaltung weitergeben, wenn er eine Frage nicht zuverlässig beantworten kann oder wenn der/die Besucher:in ausdrücklich einen Menschen anfordert. Während der Übergabe bestätigt der Bot dem/der Besucher:in das zuständige Team, überprüft die Verfügbarkeit der Mitarbeiter:innen und sammelt, falls kein:e Mitarbeiter:in verfügbar ist, die Kontaktdaten des/der Besucher:in, damit ein:e Mitarbeiter:in zu einem späteren Zeitpunkt nachfassen kann.
  Sollte diese Option deaktiviert sein, führt der Bot alle Unterhaltungen durch, ohne dass ein:e menschliche:r Mitarbeiter:in beteiligt ist (reiner AI-Modus).
• Allow the bot to reply to conversations not assigned to any group (Dem Bot erlauben, auf Unterhaltungen zu antworten, die keiner Gruppe zugeordnet sind)
  Wenn diese Option aktiviert ist, antwortet der Bot auf eingehende Unterhaltungen, die nicht an eine bestimmte Mitarbeiter-Gruppe weitergeleitet worden sind. Dies ist nützlich, wenn du möchtest, dass der AI-Chatbot als universeller First Responder für alle nicht zugewiesenen Unterhaltungen fungiert.
• Get conversation summary as a comment (Zusammenfassung der Unterhaltung als Kommentar erhalten)
  Bei Aktivierung fügt der Bot, wenn er eine Unterhaltung beendet oder abbricht, automatisch eine private, nur für deine Mitarbeiter:innen sichtbare Notiz mit einer Zusammenfassung der bisherigen Unterhaltung hinzu. Die Unterhaltung wird als Unassigned (Nicht zugewiesen) markiert, damit ein Teammitglied sie mit vollem Kontext aufgreifen kann.

Vorschau und Aktivierung deines AI-Chatbots

Während und nach der Konfiguration kannst du jederzeit auf Preview AI chatbot (Vorschau AI-Chatbot) klicken, um deinen AI-Chatbot zu sehen und zu testen. 

Wenn du deinen AI-Chatbot fertig konfiguriert hast, klicke oben auf der Einstellungsseite auf Activate AI chatbot(AI-Chatbot aktivieren).

Manuelle Übergabe der Unterhaltung an eine:n Mitarbeiter:in

Zusätzlich zu den automatischen Übergaben, die auf der Registerkarte Handoff (Übergabe) konfiguriert sind, kannst du eine Unterhaltung jederzeit manuell an eine:n Mitarbeiter:in in den Unterhaltungen übergeben.

So weist du eine:n Besucher:in einem/einer bestimmten Mitarbeiter:in zu:

1. Klicke in der Unterhaltung auf den AI-Chatbot-Avatar neben dem Namen des/der Besucher:in.
2. Wähle den/die Mitarbeiter:in aus, dem/der du diese:n Besucher:in zuweisen möchtest.
   

Der/die ausgewählte Mitarbeiter:in erhält eine Benachrichtigung, und die Unterhaltung wird in seinem/ihren Bereich My messages (Meine Nachrichten) angezeigt. Du kannst jederzeit mehrere Mitarbeiter:innen in die Unterhaltung einbeziehen, wenn du zusätzliche Hilfe brauchst.

⏭️ Nächste Schritte

• Die Statistiken-Seite verstehen
• Erstellen und Verwalten von Gruppen in Unterhaltungen
• Zuweisen von Besucher:innen zu einem/einer bestimmten Mitarbeiter:in oder einer Gruppe

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