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Crear un archivo para importar sus contactos

Al importar sus contactos a Brevo, ciertos datos, como direcciones de email y números de teléfono, deben estar en un formato específico para poder importarse correctamente. Por lo tanto, antes de importar sus contactos, le recomendamos seguir este artículo para configurar correctamente el archivo que incluye la información de sus contactos.

📂 Requisitos de los archivo

  • No hay límite en la cantidad de contactos que puede importar de una vez. Sin embargo, el archivo no debe superar los 250 MB. Si el archivo supera este límite, divídalo en varios archivos más pequeños para importarlos por separado.
  • Incluya solo una hoja en su archivo.
  • Guarde su archivo en uno de los siguientes formatos y asegúrese de que el separador sea un punto y coma, una coma o una tabulación:

.CSV
(Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Google Sheets, Numbers)

.XLSX
(formato abierto de Microsoft Excel)

.TXT
(Bloc de notas de Microsoft)
  • Guarde su archivo con codificación UTF-8 o Windows-1252. Estos tipos de codificación de archivos permiten leer el contenido de su archivo cuando incluye caracteres especiales.

🛠️ Cree su archivo

En este artículo, con fines ilustrativos, crearemos un archivo .CSV desde cero para importar contactos con atributos predeterminados y personalizados para un instructor de yoga. Puede adaptar fácilmente este caso de uso a sus necesidades siguiendo los requisitos y las pautas que se proporcionan en este artículo.

Paso 1: Configurar archivo con atributos de contacto

  1. Abra su programa de hoja de cálculo (Excel o Google Sheets) para crear un archivo nuevo. Tiene 3 opciones para empezar:
  2. En la línea del encabezado de su archivo, añada la información que desea importar sobre sus contactos. Cada celda representa una unidad de información que se asignará a un atributo de contacto de Brevo y se importará.
    En nuestro ejemplo, añadimos atributos predeterminados como email o nombre, pero también incluimos atributos personalizados sobre las clases de yoga, como nivel, primera clase o prueba gratuita. 
    contacts_header_row_en-us.jpg
    Utilice las pestañas a continuación para comprender más sobre todos los atributos de contacto disponibles ⬇️
    Atributos de contactos predeterminados Atributos de contacto personalizados

    De forma predeterminada, Brevo crea automáticamente algunos atributos de contacto. Requieren de un formato específico para importarse correctamente:

    🆔 CONTACT_ID (ID DE CONTACTO)

    Brevo crea automáticamente el atributo CONTACT_ID (ID de contacto) al importar los contactos. Es un número fijo que no se puede cambiar. Solo puede recuperar el ID de contacto de sus contactos exportándolos desde Brevo. Recomendamos incluir el atributo de ID contacto en su archivo solo si desea actualizar sus contactos existentes mediante una importación.

    contacts_contactID_en-us.jpg

    👤 FIRSTNAME / LASTNAME (NOMBRE/APELLIDOS)

    Para importar el nombre y los apellidos de sus contactos, utilice los atributos de contacto FIRSTNAME (Nombre) y LASTNAME (Apellidos).

    contacts_name_en-us.jpg

    ✉️ EMAIL

    Para importar la dirección de email de sus contactos, utilice el atributo de contacto EMAIL.

    contacts_email_en-us.jpg

    📱 SMS / WHATSAPP / LANDLINE_NUMBER (NÚMERO FIJO)
    💡 Información relevante
    Los contactos pueden tener el mismo número de teléfono para SMS, WhatsApp y Phone. Se utilizan listas de bloqueo separadas cuando un contacto se da de baja de los SMS, WhatsApp o Phone.

    Para importar el número de teléfono de un contacto, utilice los siguientes atributos de contacto predeterminados como encabezados de columna:

    • SMS para el número de teléfono utilizado para los mensajes SMS.
    • WHATSAPP para el número de teléfono utilizado para los mensajes de WhatsApp.
    • LANDLINE_NUMBER para el número de teléfono utilizado para llamadas a través de la aplicación Phone.

    Incluya siempre el signo + y el código del país al principio del número de teléfono, y no separe los dígitos mediante caracteres especiales. 

    contacts_phone_en-us.jpg

    👽 EXT_ID

    Para importar el ID externo de un contacto creado fuera de Brevo, utilice el atributo de contacto EXT_ID.

    contacts_ext-id-attribute-example_EN-US.png

Cuando importe su archivo en Brevo, podrá crear directamente nuevos atributos. No es necesario que los cree de antemano.

Paso 2: Añadir la información de los contactos al archivo

Ahora puede completar el archivo con la información de sus contactos:

  • Puede copiar los datos de otro programa o un archivo exportado, o
  • Puede escribirlo directamente en el archivo.

Asegúrese de que cada columna incluya información que corresponda al atributo en la línea del encabezado de su archivo y que cada fila incluya información sobre un solo contacto:

contacts_import_file_en-us.jpg

Paso 3: Verificar el formato de los datos

Una vez que el archivo incluye todos los datos que desea importar, revíselo para asegurarse de que tenga el formato correcto. Si los datos no tienen el formato correcto, es posible que no se importe la información o que se importe información incorrecta.

Por ejemplo, le recomendamos verificar varios elementos:

  • La dirección de email de los contactos: asegúrese de que las direcciones de email de su archivo sean válidas y de que incluyan todos los elementos necesarios.
    En el siguiente ejemplo, a la dirección de email le falta el sufijo de dominio:
    ❌ rosa@ejemplo ✅ rosa@ejemplo.com
  • El número de teléfono de los contactos: asegúrese de que los números de teléfono de su archivo incluyan el signo + y el código del país, y que los dígitos no estén separados por ningún carácter especial.
    En el siguiente ejemplo, al número de teléfono le falta el signo + y el código del país, y los dígitos están separados por caracteres especiales:
    ❌ (337) 456-9342 ✅ +13374569342
  • El atributo de contacto de tipo elección múltiple: asegúrese de que el atributo de contacto de tipo elección múltiple de su archivo sigue el formato: ['Opción1'|'Opción2'|'Opción3'].
    En nuestro ejemplo incorrecto a continuación, las opciones están separadas por una coma en lugar de una barra vertical, y a cada opción le faltan las comillas simples.
    ❌ [Béisbol, Voleibol, Danza] ✅ ['Béisbol'|' Voleibol'|' Danza']

Paso 4: Guardar el archivo

Una vez que haya finalizado y que el archivo tenga el formato correcto, guárdelo en formato .CSV, .XLSX o .TXT usando codificación UTF-8 o Windows-1252.

Utilice los acordeones a continuación para aprender cómo codificar un archivo en UTF-8 usando varios editores de hojas de cálculo ⬇️

❎ Microsoft Excel
  1. Abra su archivo en Microsoft Excel.
  2. Haga clic en File (Archivo) > Save As (Guardar como).
  3. Asigne un nombre al archivo.
  4. Seleccione CSV UTF-8 (Comma delimited)(CSV UTF-8 (delimitado por comas)) (.csv) como formato de archivo.
    excel_EN.png
  5. Haga clic en Save (Guardar).
📗 Hoja de cálculo de Google
  1. Abra su archivo en la hoja de cálculo de Google.
  2. Haga clic en File (Archivo) > Download (Descargar).
  3. Seleccione Comma-separated values (.csv, current sheet) (Valores separados por comas (.csv, hoja actual)) como formato de archivo.
    utf8_googlespreadsheet.jpg
🗒️ Bloc de notas
  1. Abra su archivo en el Bloc de notas.
  2. Haga clic en File (Archivo) > Save as (Guardar como).
  3. Asigne un nombre a su archivo y añada la extensión .csv al final.
  4. En el menú desplegable Save as type (Guardar como tipo), seleccione All files (Todos los archivos).
  5. En el menú desplegable Encoding (Codificación), elija UTF-8.
    utf8_notepad.jpg
  6. Haga clic en Save (Guardar).
📄 LibreOffice
  1. Abra su archivo en LibreOffice.
  2. Haga clic en File (Archivo) > Save as (Guardar como).
  3. Asigne un nombre al archivo.
  4. En el menú desplegable Guardar como tipo, seleccione Texto CSV (.csv).
  5. Habilite la opción Edit filter settings (Editar configuración de filtro).
    utf8_libreoffice.png
  6. Haga clic en Save (Guardar).
  7. En el cuadro de diálogo Export Text File (Exportar archivo de texto), seleccione la opción Unicode (UTF-8) en el menú desplegable Character set (Conjunto de caracteres).
  8. Establezca el Delimitador de campo y el Delimitador de cadena.
  9. Haga clic en OK (Aceptar).
📊 Numbers
  1. Abra su archivo en Numbers.
  2. Haga clic en File (Archivo).
  3. Seleccione Export to... (Exportar a...) > CSV....
    utf8_numbers.jpg
  4. Haga clic en Advanced options (Opciones avanzadas).
  5. Haga clic en el menú desplegable Text Encoding (Codificación de texto).
  6. Seleccione Unicode (UTF-8).
    utf8_numbers2.jpg
  7. Haga clic en Next (Siguiente).
  8. Asigne un nombre al archivo y elija una ubicación.
  9. Haga clic en Save (Guardar).

Paso 5: Importar el archivo a Brevo

Ha llegado el momento de importar los datos de los contactos a Brevo. Encontrará todos los detalles en nuestro artículo dedicado Importar sus contactos a Brevo.

❓ FAQ

🤝 ¿Puedo asociar mis contactos a oportunidades y empresas?

Puede asociar sus contactos con oportunidades y empresas añadiendo campos específicos a su archivo e importándolo a Brevo. Para obtener más información, consulte nuestro artículo dedicado Asociar empresas, oportunidades y contactos.

📱 El signo "+" de los números de teléfono desaparece al añadirlo a mi archivo. ¿Cómo puedo evitarlo?

Si el signo "+" desaparece al añadirlo a un número de teléfono en su archivo, añada un apóstrofe delante. De esta forma, el programa de hoja de cálculo reconocerá el número como un número de teléfono.

🗒️ ¿Puedo importar un archivo que incluya campos vacíos?

Sí, puede importar un archivo que incluya campos vacíos. Los resultados dependerán del tipo de contactos que esté importando y de las opciones que habilite al finalizar la importación:

❓ Mi archivo incluye el carácter de sustitución UTF-8 "�". ¿Qué pasará cuando lo suba?

Si sus datos de contacto incluyen el carácter de sustitución UTF-8 "�", se omitirá y el atributo de contacto correspondiente no se importará a Brevo. Este carácter puede aparecer al exportar datos desde determinadas herramientas, ya que se utiliza para reemplazar caracteres desconocidos, no reconocidos o irrepresentables.

⏭ ¿Qué es lo siguiente?

🤔 ¿Tiene alguna duda?

Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de asistencia mediante la creación de un ticket desde su cuenta. Si todavía no tiene una cuenta, puede ponerse en contacto con nosotros aquí.

Si necesitas ayuda con un proyecto usando Brevo, podemos ponerte en contacto con un socio certificado de Brevo.

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